Home Kiến thức Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào như thế nào...

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào như thế nào đảm bảo an toàn nhất

26121
cach luu tru hoa don dien tu an toan va hieu qua nhat

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào hiện tại của bạn đã thật sự tối ưu? Hiện nay trên thị trường có những cách lưu trữ – quản lý nào? Kinh nghiệm lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào trong bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tiết kiệm 80% thời gian và chi phí trong công việc.

cach luu tru hoa don dien tu an toan va hieu qua nhat

Lưu trữ hoá đơn điện tử là hình thức sao chép toàn bộ các dữ liệu hoá đơn bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD,…

Hóa đơn điện tử ngày càng phổ biến và được số đông Doanh nghiệp sử dụng bởi tính năng và lợi ích vượt trội đem lại. So với Hóa đơn giấy việc lưu trữ khó khăn, Hóa đơn điện tử được lưu trữ an toàn, bảo mật, tránh trường hợp mất, cắp, làm giả hóa đơn.

Mục Lục Ẩn

1. Quy định về cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

mau-hoa-don-dien-tu-meinvoice

 

Mẫu hóa đơn điện tử MISA meInvoice – Sản phẩm của Công ty Cổ Phần MISA

1.1 Hóa đơn điện tử đầu vào là gì?

hoa don dien tu dau vao la gi

Theo quy định của Luật Kế toán và Luật gioa dịch điện tử đã nêu: việc lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử cần thực hiện trong 10 năm tương tự như khi doanh nghiệp sử dụng và lưu trữ hóa đơn giấy. Doanh nghiệp sẽ chủ động hơn, không bị phụ thuộc vào dữ liệu trực tuyến khi lưu trữ hóa đơn điện tử.

1.2 Lưu trữ hóa đơn điện tử là gì?

Lưu trữ hoá đơn điện tử là hình thức sao chép toàn bộ các dữ liệu hoá đơn bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD,… Ngoài ra chúng còn có thể lưu trữ trực tuyến để đảm bảo sự an toàn, bảo mật và cất giữ dữ liệu của hoá đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử ( HĐĐT) bao gồm ít nhất 2 file luôn đi cùng nhau là bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) và file dữ liệu hóa đơn (phổ biến nhất là file XML)

Bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) là file thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của HĐĐT; có dạng như một tờ hóa đơn thông thường, tuy nhiên do chỉ là bản thể hiện của file XML nên file PDF hoặc bản in này KHÔNG CÓ GIÁ TRỊ PHÁP LÝ

File dữ liệu hóa đơn (file XML) là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, file CÓ GIÁ TRỊ PHÁP LÝ khi chưa bị sửa đổi.

1.3 Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

Thông tư về lưu trữ hóa đơn điện tử:

Tại Điều 11, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định việc lưu trữ hóa đơn điện tử cần tuân thủ các quy định sau:

  • Hóa đơn điện tử phải được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
  • Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn, áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ HĐĐT phù hợp với đặc thù kinh doanh và khả năng công nghệ của mình.
  • Việc lưu trữ hóa đơn điện tử đáp ứng tối thiểu 3 yêu cầu sau:
  • Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ. Thông tin hóa đơn tuyệt đối không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
  • Lưu trữ HĐĐT theo đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán;
  • HĐĐT được in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
  • HĐĐT đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy.

2. Điều kiện để lưu trữ hóa đơn điện tử

Điều kiện để lưu trữ Hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử được lập và lưu trữ dữ liệu phải thoả mãn các điều kiện cần thiết sau :

  • Cơ sở pháp lý, hóa đơn điện tử được quy định tại Thông tư 32/2011-TTBTC ngày 14/03/2011. Ngoài ra, hóa đơn điện tử vẫn tuân thủ theo các quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ được quy định Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn quy định về Hóa đơn theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP.
  • Nội dung của hoá đơn phải đảm bảo độ chính xác. Cũng như đầy đủ thông tin theo quy định để có thể dễ dàng truy cập hay tham chiếu trong trường hợp cần thiết.
  • Hoá đơn lưu trữ phải có hình thức giống với khuôn dạng theo mẫu ban hành và nội dung như hoá đơn điện tử được lập hay gửi đi để thể hiện tính chính xác tuyệt đối của hoá đơn cũng như bảo đảm chất lượng công việc.
  • Hoá đơn điện tử được lưu trữ phải được thực hiện theo trình tự chặt chẽ, có đầy đủ các thông tin về ngày, giờ, người khởi tạo khi tiến hành khởi tạo và thiết lập theo đúng quy định.

>> Có bắt buộc in hóa đơn điện tử ra giấy để lưu trữ không?

3. Doanh nghiệp lưu trữ hóa đơn đầu vào và đầu ra như thế nào?

Lưu trữ Hóa đơn điện tử như thế nào để đảm bảo an toàn nhất?

Căn cứ theo Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC thì để lưu trữ Hoá đơn điện tử cần tiến hành như sau:

Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.

Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin.

(Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử

3.1 Cách lưu trữ hóa đơn đối với bên mua và bên bán

Đối với bên bán Đối với bên mua
  1. Bên bán phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong 10 năm.
  1. Sử dụng các vật như ổ cứng di động, USB, máy tính để lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào (vì hóa đơn điện tử có định dạng XML).
2. Bên bán không cần lưu trữ hóa đơn điện tử ở dạng giấy mà có thể lưu ở dạng điện tử (định dạng XML) khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử. 2. Bên mua cũng có thể lưu trữ  hóa đơn điện tử bằng 2 dạng là DPF và XML.
3. Ngay khi tạo lập hóa đơn trên phần mềm, các dữ liệu đã được lưu trên hệ thống. Để tránh trường hợp rủi ro khi lưu trữ online, nên export dữ liệu và nến lại dưới dạng .zip lưu vào trong ổ cứng. 3. Cần lưu ý là bản PDF chỉ là bản thể hiện nên không có giá trị pháp lý.

3.2 Lưu ý khi lưu trữ hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử đã lập được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thoả mãn các điều kiện sau:

  1. Nội dung của hoá đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết;
  2. Nội dung của hoá đơn điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung hoá đơn điện tử đó;
  3. Hoá đơn điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hoá đơn điện tử.

>> Như vậy theo quy định của cơ quan thuế, hoá đơn sau khi được khởi tạo cần phải được lưu trữ theo thời hạn quy định của Luật Kế toán, thông thường là 10 năm. Hoá đơn tự in, đặt in có thể xảy ra tình trạng mất dữ liệu do mất, cháy, hỏng hoá đơn do hoá đơn được lưu trữ ở dạng giấy. Đối với hoá đơn điện tử, việc cháy, hỏng hoá đơn là khó có thể xảy ra.

Khi thực hiện lưu trữ hoá đơn điện tử, dữ liệu hoá đơn lưu tại hệ thống của doanh nghiệp vẫn có thể bị mất do dữ liệu bị xoá, máy tính lưu trữ dữ liệu bị virus xâm nhập ảnh hưởng đến dữ liệu hoặc máy tính lưu dữ liệu bị hỏng ổ cứng.

Với những trường hợp này, nếu doanh nghiệp không có phương án dự phòng lưu trữ dữ liệu ở nơi khác thì việc mất hoàn toàn dữ liệu hoá đơn là không thể tránh khỏi. Doanh nghiệp sẽ khó có thể khôi phục lại được dữ liệu ban đầu.

>> Do vậy, Doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp uy tín, có kinh nghiệm lâu năm về tài chính kế toán và có hệ thống bảo mật an toàn nhất.

4. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào an toàn

Với hóa đơn mua vào, các bạn có thể thực hiện theo các bước sau để lưu trữ thông tin an toàn:

Bước Nội dung thực hiện
Bước 1 Tạo một Email riêng để lưu hóa đơn và thông báo Email này với tất cả các bên bán. Email này sẽ được cài đặt để chuyển tiếp về những email cấp quản lý.
Bước 2 Tạo thư mục Google Drive với chính email lưu nhận hóa đơn đó.
Bước 3 Khi nhận được email kế toán, tải xuống lưu trữ tại thư mục trên máy tính và đổi tên tương ứng với Mst, tên người bán, số hóa đơn.
Bước 4 Tiếp tục mở hóa đơn ra kiểm tra sơ bộ và cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào 1 file Excel: mã số thuế người bán, mã tra cứu hóa đơn và chèn link trỏ tới hóa đơn đó để tiện tra cứu khi cần thiết.
Bước 5 Cuối cùng, đồng bộ thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Drive.

 

5. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra an toàn

Đối với hóa đơn điện tử đầu ra, lưu trữ hóa đơn sẽ thực hiện như sau:

  • Bước 1: Bật chế độ xem trước để kiểm tra các thông tin hóa đơn gồm: tên khách hàng, các chỉ tiêu hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, VAT, số tiền bằng chữ,…
  • Bước 2: Kiểm tra lại lần nữa trước khi gửi cho khách hàng sau khi ký hóa đơn.
  • Bước 3: Lưu trữ hóa đơn vào một thư mục trên máy tính: Cập nhật nội dung trên hóa đơn điện từ đó vào 1 file excel: Tên khách hàng, mã số thuế, số tiền trước VAT, sau VAT, mã tra cứu (nên chèn link hóa đơn này để tiện tra cứu khi cần)
  • Bước 4: Đồng bộ thư mục chứ file excel với Drive để đảm bảo an toàn dữ liệu.

6. 5 cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào mới nhất 2021

6.1 Tạo một email mới chỉ dùng để lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

Để tránh tình trạng thất lạc email hóa đơn điện tử giữa muôn vàn các email thông tin khác. thì cách tốt nhất chính là kế toán nên lập một email riêng để nhận hóa đơn điện tử đầu vào khi có phát sinh mua hàng để tránh bị trôi thông tin khi sử dụng email chung của công ty.

cach luu tru hoa don dien tu dau vao 1

6.2 Nhận hóa đơn điện tử đầu vào qua email sau đó in ra giấy để lưu trữ

Hầu hết các kế toán đã quen với quy trình làm việc thủ công với hóa đơn giấy. Cách này sẽ tốn nhiều phi phí in ấn và công sức của kế toán khi muốn tìm lại hóa đơn. Tuy nhiên, đây chưa phải là cách hay khi đã có phần mềm xử lý hóa đơn điện tử đầu vào.

cach luu tru hoa don dien tu dau vao 2

6.3 Lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào trên một Folder trên máy tính hoặc Drive

Cách lưu hóa đơn điện từ này có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí in ấn. Các khoản chi phí chỉ tính cho lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào trên một folder trên máy tính hoặc tạo folder trên google drive.

cach luu tru hoa don dien tu dau vao 3

6.4 Lưu trữ hóa đơn đầu vào trên bảng kê excel

Một cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào kế toán thường dùng đó là quản lý bằng bảng tính excel. Sau khi nhận hóa đơn đầu vào qua email kế toán thực hiện nhập liệu thủ công lên bảng tính excel để theo dõi và gắn đường link mã tra cứu đến hòm thư.

cach luu tru hoa don dien tu dau vao 4

6.5  Sử dụng phần mềm xử lý – quản lý hóa đơn điện tử đầu vào

Cách cuối cùng cũng là cách hiệu quả nhất đó là sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào. Với cách này, người dùng có thể dễ dàng quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào. Cụ thể:

  • Khởi tạo Email để nhận hóa đơn điện tử đầu vào trên phần mềm.
  • Tự động kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn đầu vào nhận được.
  • Tự động cập nhật thông tin lên phần mềm kế toán .

cach luu tru hoa don dien tu dau vao 5

Phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào đã giúp kế toán làm việc hiệu quả như thế nào?

  • Tự động hóa 90% công việc xử lý hóa đơn đầu vào.
  • Tự động tra cứu hóa đơn.
  • Tự động phân tích và kiểm tra hóa đơn.
  • Tự động đồng bộ với phần mềm kế toán.
  • Tự động lưu trữ hóa đơn tập trung.

>> Kinh nghiệm lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào an toàn và khoa học cho kế toán 2021

7. MISA meInvoice – Lưu trữ hóa đơn tự động – Quản lý tập trung an toàn

7.1 Sử dụng hòm mail tiếp nhận hóa đơn điện tử đầu vào tập trung – lưu trữ dữ liệu nhất quán

Toàn bộ hóa đơn đầu vào được lưu trữ tâp trung trên cùng một địa chỉ duy nhất để giúp kế toán dễ dàng tìm kiếm, quản lý hóa đơn.

7.2 Tra cứu hóa đơn làm báo cáo tiện lợi

Hóa đơn của công ty sẽ tự động đồng bộ với phần mềm kế toán, giúp kế toán tiết kiệm thời gian nhập liệu thủ công mỗi khi phát sinh hóa đơn đầu vào.

Đồng thời, tự động phân tích, kiểm tra thộng tin hóa đơn, trạng thái hoạt động của người bán – đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn.

7.3 Tự động kiểm tra tính hợp lệ, hợp phát của hóa đơn điện tử

MISA meInvoice sẽ giúp kế toán phân tích hóa đơn đầu vào tự động tra cứu và tải hóa đơn từ email nhận được từ nhà cung cấp, tự động đọc hóa đơn từ hình ảnh chụp và file hóa đơn có sẵn.

Lý do bạn không thể bỏ qua phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice

hoa don dien tu nguyen van phung

Ông Nguyễn Văn Phụng – Vụ trưởng vụ quản lý thuế doanh nghiệp lớn Tổng Cục thuế đánh giá cao phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA

Phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice của MISA được xây dựng dựa trên sự tư vấn của phòng CNTT Tổng cục thuế và đã được các cơ quan thuế lớn Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Quảng Ninh, Bình Dương, Bắc Ninh,… kiểm nghiệm chất lượng hàng đầu và khuyến nghị đơn vị lựa chọn.

MISA là đơn vị đầu tiên và duy nhất đã ứng dụng thành công Blockchain vào phần mềm hóa đơn điện tử – MISA meInvoice giúp gia tăng sự an toàn, minh bạch và chính xác của hóa đơn. Giải pháp hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA đã nhận được sự đánh giá rất cao từ lãnh đạo Bộ tài chính, Tổng Cục thuế, Bộ Thông tin và Truyền thông.

Phần mềm hóa đơn điện tử duy nhất tại Việt Nam ứng dụng công nghệ Blockchain đảm bảo an toàn, bảo mật và chống làm giả hóa đơn

MISA áp dụng công nghệ Blockchain vào ứng dụng MISA meInvoice để ghi nhận toàn bộ lịch sử của các thay đổi và cập nhật tất cả các thông tin về hóa đơn cho các bên tham gia đều có thể kiểm tra và xác thực thông tin:

  • Với người bán: Hệ thống Blockchain sẽ ghi nhận lại các trạng thái của các hành động: xuất hóa đơn, hủy hóa đơn hay thay đổi thông tin hóa đơn…
  • Với người mua: Hệ thống ghi nhận trạng thái của các hành động: nhận, xác nhận.
  • Cơ quan thuế: Hệ thống sẽ ghi nhận trạng thái nhận dữ liệu hóa đơn, cấp mã hóa đơn, nhận báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.

Với công nghệ Blockchain được sử dụng trong Phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA các dữ liệu liên quan đến hóa đơn sẽ hoàn toàn được bảo mật và không thể bị đánh cắp, các giao dịch, lịch sử về hóa đơn sẽ không thể bị giả mạo và thay đổi.

Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, MISA hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử. Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:

Dùng thử hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp tải tài liệu quy định, thông tin, hướng dẫn,… MỚI NHẤT về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY nhé!

meInvoice.vn - Phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất

EBOOK: Giải đáp 20 vướng mắc về hóa đơn điện tử từ Tổng cục Thuế