meInvoice.vn – Phần mềm Hóa đơn điện tử an toàn nhất, dễ sử dụng nhất

Trang chủ Kiến thức Tổng hợp câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử (Phần...

Tổng hợp câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử (Phần 1)

17946 Lượt đọc
Mục Lục Hiển thị

Thông tư 68/2019/TT-BTC quy định 100% doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử hạn cuối 01/11/2020. Có thể nói đây là một “hiện tượng” gây ấn tượng mạnh đối với các doanh nghiệp bởi chính lợi ích và hiệu quả mà hóa đơn điện tử mang đến cho mỗi tổ chức.

Song không phải ai cũng hiểu rõ về hóa đơn điện tử, sau đây là một số câu hỏi thường gặp đối với hóa đơn điện tử và những giải đáp.

>> 15 Điều Doanh nghiệp cần biết ngay về hoá đơn điện tử
>> 10 Điểm lưu ý về hóa đơn điện tử theo Nghị Định 119/2018/NĐ-CP áp dụng từ ngày 01/11/2018
>> Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng

1. Căn cứ pháp lý của hóa đơn điện tử

Việc sử dụng và triển khai thí điểm hóa đơn điện tử được xây dựng trên các căn cứ pháp lý sau:

  • Hóa đơn điện tử có giá trị về mặt pháp lý như hóa đơn giấy
  • Được Bộ Tài Chính và Tổng cục thuế chấp nhận
  • Đáp ứng đầy đủ luật giao dịch điện tử

Căn cứ pháp lý của Hóa đơn điện tử

1.1. Các văn bản do Chính phủ ban hành về hóa đơn điện tử

  • Luật Giao dịch điện tử 2005.
  • Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Quy định 03 hình thức phát hành hóa đơn: Hóa đơn tự in (hóa đơn giấy), hóa đơn đặt in (hóa đơn giấy), hóa đơn điện tử
  • Nghị định số 57/2006/NĐ-CP ngày 09/6/2006 của Chính phủ về thương mại điện tử.
  • Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
  • Nghị định số 27/2007/NĐ-CP ngày 23/02/2007 của Chính phủ về giao dịch điện tử trong hoạt động tài chính.
  • Nghị định số 106/2011/NĐ-CP ngày 23/11/2011 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ.

Doanh nghiệp tải tài liệu quy định, thông tin, hướng dẫn,… MỚI NHẤT về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY nhé!

tài liệu hóa đơn điện tử

1.2. Các văn bản do Bộ Tài chính ban hành

– Thông tư số 153/2010/TT-BTC ngày 28/9/2010 của Bộ Tài chính, hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

– Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài Chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

– Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài Chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

2. Tính nổi trội của hóa đơn điện tử so với hóa đơn truyền thống?

Lợi ích hóa đơn điện tử

  • Giảm chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn.
  • Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, kê khai, nộp thuế.
  • Tăng tính an toàn cho hóa đơn khi hóa đơn điển tử có thể sao chép thành nhiều bản, tránh được các rủi ro, thất lạc, hư hỏng hóa đơn; nếu mất có thể yêu cầu cấp lại hóa đơn
  • Quá trình thanh toán nhanh hơn
  • Góp phần bảo vệ môi trường

3. Làm thế nào để lập hóa đơn điện tử đúng thời điểm theo quy định khi mà kế toán vẫn phải được nghỉ (nghỉ chủ nhật, nghỉ lễ, nghỉ ốm, nghỉ phép…)

Lập Hóa đơn điện tử

– Căn cứ theo Thông Tư số 32/2011/TT-BTC thì HĐĐT là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
– Hiện tại mẫu HĐĐT chỉ có 2 chỉ tiêu người mua và người bán, do đó người bán không nhất thiết phải là kế toán, có thể là người bán hàng, nhân viên kinh doanh, …Do tính chất kết nối internet nên kế toán trong thời gian nghỉ cũng có thể bật máy tính lên và có thể khởi tạoHĐĐT mọi nơi, mọi lúc và gửi qua email cho khách hàng. Đảm bảo đúng quy định của Luật quản lý thuế là hoá đơn xuất đúng thời điểm.

4. Ngày ký hoá đơn có phải trùng với ngày xuất hoá đơn không? Có cách được hoá đơn không?

Khoản 1e Điều 3 Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn về thời điểm lập hóa đơn điện tử cụ thể: “Thời điểm lập hóa đơn điện tử xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm (ví dụ: ngày 30 tháng 4 năm 2019) và phù hợp với hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư này.”

Như vậy, hóa đơn điện tử có ngày lập và ngày ký khác nhau hoặc không có ngày ký sẽ không được công nhận tính hợp pháp.

Theo nguyên tắc, HĐĐT được cấp số liên tục và tự động nên doanh nghiệp cũng không thể cách số hoặc lùi ngày

5. Người mua lưu hóa đơn điện tử như thế nào? Có phải in ra giấy rồi lưu như hóa đơn bình thường không?

Người mua lưu hóa đơn điện tử như thế nào?

– Vì hóa đơn điện tử có định dạng XML nên người mua có thể lưu trữ hoá đơn trên các thiết bị điện tử như: USB, Ổ Cứng Di Động, Máy Vi Tính, Cloud, …

– Chỉ in ra giấy trong trường người mua muốn sử dụng bản thể hiện của HĐĐT để thanh toán nội bộ và kẹp chứng từ.

6. Hóa đơn điện tử có cần in ra File cứng để Doanh nghiệp lưu trữ không? Khi Quyết toán, Cơ quan Thuế có yêu cầu Doanh nghiệp in ra File cứng không?

– Theo căn cứ của Thông Tư số 32/2011/TT-BTC thì HĐĐT là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Do đó doanh nghiệp không phải in ra để lưu trữ.

Trường hợp doanh nghiệp cần thanh toán nội bộ, kẹp chứng từ kế toán, lúc đó mới phải bản thể hiện của hoá đơn điện tử ra để làm thủ tục thanh toán nội bộ và kẹp chứng từ kế toán.

– Khi cơ quan thuế vào thanh tra kiểm tra, nhằm thuận lợi cho quá trình thanh tra kiểm tra doanh nghiệp nên in bản thể hiện của HĐĐT ra giấy để kẹp chứng từ kế toán theo nghiệp vụ phát sinh. Trường hợp cơ quan thuế nghi ngờ về tính trung thực của hoá đơn lúc đó doanh nghiệp sẽ đưa file XML (có giá trị pháp lý) để cơ quan thuế kiểm tra và đối chiếu.

>> Hướng dẫn lưu trữ hóa đơn điện tử khoa học, an toàn cho doanh nghiệp
>> Sự khác nhau giữa chữ ký số và chứng thư số

7. Chữ ký điện tử và chứng thư số là gì?

Chữ ký điện tử là thông tin đi kèm theo dữ liệu (văn bản; hình ảnh; video…) nhằm mục đích xác định người chủ của dữ liệu đó; có thể được hiểu như con dấu điện tử của một doanh nghiệp.

– Chữ ký điện tử là một phần không thể tách rời của HĐĐT giúp xác thực HĐĐT đó là của đơn vị điện lực phát hành.

– Chứng thư điện tử là thông điệp dữ liệu do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử phát hành nhằm xác nhận cơ quan, tổ chức, cá nhân được chứng thực là người ký chữ ký điện tử.

– Chứng thư điện tử sử dụng để ký trên hóa đơn điện tử, đảm bảo:

  • Chống từ chối bởi người ký.
  • Đảm bảo tính toàn vẹn của Hóa đơn điện tử trong qua trình lưu trữ, truyền nhận.

– Chứng thư điện tử có thời hạn hiệu lực và có thể bị hủy bỏ hoặc thu hồi bởi nhà cung cấp dịch vụ chứng thư điện tử.

8. Để xem được hóa đơn điện tử sau khi tải về máy tính tôi phải làm gì?

Sau khi khách hàng đã tải về hóa đơn điện tử dưới dạng file nén (.zip), khách hàng vui lòng làm theo các bước sau để mở hóa đơn:
  • Giải nén file .zip vừa tải về
  • Vào thư mục vừa giải nén, kích chuột phải vào file hóa đơn có đuôi .xml
  • Bạn có thể dùng trình duyệt web IE để xem hóa đơn bằng cách: chọn Open with và chọn Internet Explorer (IE), trường hợp IE ko hiển thị, thì khách hàng chọn Browse để tìm IE.
  • Sau khi kích chọn xong hóa đơn sẽ tự động hiển thị lên cho khách hàng xem
Ngoài ra khi sử dụng phần mềm MISA MEINVOICE của Công ty Cổ Phần MISA cấp, trong email mà khách hàng nhận được có đính kèm hướng dẫn chi tiết cách xem hóa đơn và các văn bản pháp lý liên quan đến hóa đơn điện tử giúp khách hàng khi nhận được hóa đơn điện tử qua email sẽ yên tâm chấp nhận hóa đơn điện tử không còn hoài nghi, thắc mắc. Khách hàng chỉ cần click vào đường dẫn Xem hướng dẫn chi tiết là file Hướng dẫn sẽ được tải về máy, khách hàng mở file vừa tải và làm theo các bước như trong hướng dẫn là có thể xem được hóa đơn.

9. Để xem được hóa đơn điện tử tôi có cần phải cài đặt thêm phần mềm gì nữa không?

Để xem được hóa đơn điện tử, máy tính của khách hàng nếu chưa có thì cần cài đặt thêm các chương trình như:

  • Chương trình giải nén Winrar, hoặc dùng tính năng giải nén của Windows dùng để giải nén file nén .zip,
  • Chương trình đọc file PDF có thể là Foxit Reader, Adobe Reader, …để xem hóa đơn điện tử chuyển đổi dưới dạng file PDF.

>>> Khách hàng cần cài đặt phần mềm Foxit Reader, Adobe Reader,… để xem hóa đơn điện tử có dạng file PDF

10. Khách hàng (bên mua) có cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử ở dạng giấy không?

Khách hàng sau khi mua hàng sẽ được bên bán gửi cho hóa đơn điện tử dưới dạng file .xml. Khách hàng không cần phải lưu trữ hóa đơn mà có thể tra cứu trên trang web tra cứu hóa đơn mà bên bán cung cấp. Nếu cẩn thận khách hàng có thể tải file hóa đơn được nén dưới dạng .zip về để lưu trữ. Trường hợp khách hàng vẫn cần hóa đơn bản giấy để bộ phận kế toán lưu trữ theo Luật Kế toán thì bên bán sẽ in một bản hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, ký đóng dấu và gửi cho khách hàng.
hóa đơn điện tử chuyển đổi sang giấy
Mẫu hóa đơn điện tử chuyển đổi

11. Nếu bên bán sử dụng hóa đơn điện tử thì bên mua có thể thanh toán với bên bán bằng hình thức nào?

Trường hợp bên bán sử dụng HĐĐT thì bên mua vẫn có thể thanh toán với bên bán bằng các phương thức giống như khi sử dụng hóa đơn giấy:
  • Tiền mặt
  • Chuyển khoản
  • Thẻ tín dụng
  • Các hình thức khác

Về thời gian thanh toán trước hay sau khi nhận hóa đơn thì bên mua với bên bán có thể thỏa thuận với nhau để đưa ra phương án hợp lý nhất.

12. Khách hàng có phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử hay không?

– Đối với khách hàng là khách hàng cá nhân, khách hàng lẻ, không cần sử dụng hóa đơn điện tử để kê khai thuế thì không cần thiết phải ký điện tử vào HĐĐT nhận được.

– Đối với khách hàng là doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần sử dụng HĐĐT để kê khai thuế thì bắt buộc phải ký điện tử vào hóa đơn điện tử nhận được thì hóa đơn mới được coi là hóa đơn điện tử hoàn chỉnh và có tính pháp lý, sử dụng được với cơ quan Thuế.

– Đối với hóa đơn mua hàng là điện, nước, viễn thông, khách hàng không nhất thiết phải có chữ ký của người mua và dấu của người bán, hóa đơn vẫn được coi là hóa đơn có tính pháp lý, được cơ quan Thuế chấp nhận.

– Ngoài ra còn có một số trường hợp đặc biệt mà bên bán xin phép cơ quan thuế chấp nhận cho bên mua của mình không cần phải ký số vào hóa đơn.
meInvoice.vn – Giải pháp hóa đơn điện tử đầu tiên tại Việt Nam ứng dụng thành công công nghệ Blockchain
 

Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất – MISA MEINVOICE của Công ty Cổ Phần MISA để việc áp dụng HĐĐT trở lên dễ dàng và thuận tiện nhất. meInvoice.vn giúp Doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí in ấn và chuyển phát cũng như kiểm soát nạn hóa đơn giả một cách dễ dàng với ứng dụng công nghệ Blockchain hàng đầu. Những tính năng sẽ tăng hiệu suất công việc của các công ty trong việc xuất, nhập hóa đơn, tránh thất thoát.

Phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice của MISA được xây dựng dựa trên sự tư vấn của phòng CNTT Tổng cục thuế và đã được các cơ quan thuế lớn Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Quảng Ninh, Bình Dương, Bắc Ninh,… kiểm nghiệm chất lượng hàng đầu và khuyến nghị đơn vị lựa chọn.

Với 25 năm kinh nghiệm chuyên về lĩnh vực tài chính kế toán, hóa đơn điện tử, kê khai Thuế (T-VAN),… cho hơn 250.000 Doanh nghiệp và đội ngũ chuyên viên tư vấn đông đảo, nắm rõ chuyên môn nghiệp vụ về hóa đơn và luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng 24/7. Doanh nghiệp yên tâm lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử MISA MEINVOICE của MISA – Đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay.

Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, MISA hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử. Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA MEINVOICE của MISA vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:

ưu đãi hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp tải tài liệu quy định, thông tin, hướng dẫn,… MỚI NHẤT về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY nhé!

>> Các câu hỏi thường gặp về hóa đơn điện tử (Phần 2)
>> 5 Điểm mới đáng chú ý nhất tại Thông tư 68/2019/TT-BTC
>> Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là 1/11/2020 chứ không phải 1/7/2022 như doanh nghiệp lầm tưởng
>> Danh sách 26 nhà cung cấp hóa đơn điện tử được Cục Thuế TP Hà Nội lựa chọn phối hợp triển khai trên địa bàn
>> 4 Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử đáp ứng Thông tư 68/2019/TT-BTC

meInvoice.vn - Phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất