Chi phí lưu kho là gì? Cách tính và hướng dẫn hạch toán chi phí lưu kho Chi Tiết

Quản lý kho hàng hiệu quả luôn là bài toán lớn đối với mọi doanh nghiệp. Trong đó, chi phí lưu kho là yếu tố không nhỏ ảnh hưởng đến lợi nhuận. Vậy làm thế nào để hiểu rõ chi phí lưu kho là gì, cách tính chuẩn xác và hạch toán đúng quy định? Bài viết này của MISA meInvoice sẽ giải đáp chi tiết, chính xác.

1. Tổng quan về chi phí lưu kho

1.1 Chi phí lưu kho là gì?

Chi phí lưu kho Inventory Holding Cost hoặc Carrying Cost là tổng hợp các khoản chi phí phát sinh liên quan đến việc lưu trữ, bảo quản hàng tồn kho chưa bán được.

Chi phí lưu kho bao gồm chi phí cơ hội của khoản đầu tư gắn liền với hàng tồn kho và các chi phí liên quan đến lưu trữ, chẳng hạn như tiền thuê mặt bằng, bảo hiểm và dự phòng bù đắp lỗi thời giảm giá của hàng tồn kho.

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam 02 hàng tồn kho, chi phí lưu kho được ghi nhận như một phần của giá vốn hàng hóa tồn kho, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp.

Ví dụ một doanh nghiệp kinh doanh thực phẩm nhập khẩu có 1.000 thùng cà phê đóng gói, mỗi thùng trị giá 200.000 VND, tổng giá trị hàng tồn kho là 200.000.000 VND. Hàng được lưu trữ trong kho lạnh trong 1 tháng. Tổng chi phí lưu kho của doanh nghiệp trong 1 tháng là 8.340.000 VND/tháng.

1.2 Các loại chi phí lưu kho phổ biến

Chi phí lưu kho bao gồm các loại chi phí chính sau đây:

• Chi phí vốn: Bao gồm tiền lãi cộng cùng giá vốn đầu tư vào hàng tồn kho, giá vốn được biểu thị bằng tỷ lệ phần trăm tổng giá trị hàng tồn kho đang được doanh nghiệp lưu trữ.
• Chi phí về các dịch vụ hàng tồn kho: Bao gồm thuế, bảo hiểm và các phần mềm phục vụ cho việc quản lý hàng tồn kho.
• Chi phí về không gian lưu trữ: Gồm các chi phí về tiền thuê kho bãi khoản chi phí cố định, và chi phí xử lý vật liệu, hàng hóa, chi phí biến đổi dựa trên nhu cầu và số lượng sản phẩm.
• Chi phí rủi ro hàng tồn: Là các chi phí hao hụt hàng hóa do các yếu tố bên ngoài, trộm cắp, thất lạc do vận chuyển hoặc chậm cập nhật hệ thống và sự suy giảm giá trị sản phẩm khi bị lưu trữ trong kho quá lâu.
• Chi phí vận hành kho trong chi phí lưu kho: Chi phí lương, phúc lợi doanh nghiệp chi trả cho nhân viên làm việc trong kho.
• Chi phí vận chuyển và điều phối hàng hóa: Khoản chi phí phát sinh trong quá trình di chuyển hàng hóa từ nơi sản xuất đến kho và từ kho đến khách hàng bao gồm: Chi phí vận chuyển, bốc xếp.

MISA meInvoice – Phần mềm hóa đơn điện tử được tin dùng hàng đầu hiện nay. TƯ VẤN & DEMO 1:1 CÙNG CHUYÊN GIA MIỄN PHÍ!

2. Cách tính chi phí lưu kho & Ví dụ minh họa

Chi phí lưu kho được tính dựa trên thời gian lưu trữ, loại hàng hóa, chi phí nhân sự, chi phí vận hành kho, và chi phí bảo hiểm. Công thức tính như sau:

Tổng chi phí lưu kho = Chi phí vốn + Chi phí thuê kho + Chi phí bảo quản hàng hóa + Chi phí nhân sự + Chi phí vận hành kho + Chi phí bảo hiểm + Chi phí rủi ro

Ví dụ một doanh nghiệp kinh doanh thực phẩm nhập khẩu lưu trữ 2.000 thùng nước giải khát trong kho lạnh. Mỗi thùng có giá trị 150.000 VND, tổng giá trị hàng tồn kho là 300.000.000 VND. Kho lạnh có diện tích sử dụng 80 m², thời gian lưu trữ là 1 tháng. Doanh nghiệp sử dụng vốn tự có, chi phí cơ hội là 18% mỗi năm, để mua hàng hóa. Ngoài ra doanh nghiệp còn phát sinh một số chi phí sau để lưu kho:

• Thuê kho lạnh: 65.000 VND/m²/tháng.
• Chi phí làm mát (kho lạnh): 2.000.000 VND/tháng.
• Chi phí điều hòa không khí: 400.000 VND/tháng.
• Chi phí vệ sinh kho: 300.000 VND/tháng.
• Chi phí lương nhân viên làm việc tại kho: Lương cơ bản: 3 nhân viên × 7.500.000 VND/người/tháng; Phụ cấp (ăn trưa, xăng xe): 1.800.000 VND/người/tháng; Chi phí đào tạo: 500.000 VND/tháng.
• Chi phí điện nước (ánh sáng, văn phòng kho): 1.000.000 VND/tháng.
• Chi phí bảo dưỡng thiết bị (xe nâng, kệ kho): 600.000 VND/tháng.
• Chi phí nhiên liệu vận hành (xăng/dầu cho xe nâng): 500.000 VND/tháng.
• Phí bảo hiểm kho bãi: 400.000 VND/tháng.
• Phí bảo hiểm hàng hóa: 0,2% giá trị hàng tồn kho.
• Hàng hóa thiệt hại: 15 thùng

Để tính tổng chi phí lưu kho tổng ta phải tính toán từng thành phần trong công thức cụ thể như sau:

• Tính chi phí vốn áp dụng công thức = Giá trị hàng tồn kho × Tỷ lệ chi phí vốn hàng năm × Thời gian lưu kho = 300.000.000 × 1,5% x 1 = 4.500.000 VND.
• Tính chi phí thuê kho = Đơn giá thuê kho × Diện tích hoặc dung lượng kho sử dụng × Thời gian thuê = 65.000 × 80 × 1 = 5.200.000 VND.
• Tính chi phí bảo quản hàng hóa  = Chi phí làm mát + Chi phí điều hòa không khí + Chi phí vệ sinh kho = 2.000.000 + 400.000 + 300.000 = 2.700.000 VND.
• Tính chi phí nhân sự = Lương cơ bản + Phụ cấp + Chi phí đào tạo nhân viên = 22.500.000 + 1.800.000 + 500.000 = 24.800.000 VND.
• Tính chi phí vận hành kho = Chi phí điện nước + Chi phí bảo dưỡng thiết bị + Chi phí nhiên liệu vận hành = 1.000.000 + 600.000 + 500.000 = 2.100.000 VND.
• Tính chi phí bảo hiểm = Phí bảo hiểm kho bãi + Phí bảo hiểm hàng hóa = 400.000 + (0,2% × 300.000.000) = 1.000.000.000VNĐ
• Tính chi phí rủi ro khi lưu kho: Chi phí rủi ro lưu kho = (Tổng giá trị hàng hóa thiệt hại hoặc hao mòn / Tổng giá trị hàng tồn kho) × 100% = [(15 thùng × 150.000) : 300.000.000)] × 100% = 0,75%. = 2.250.000 VND.

↔️ Tổng chi phí lưu kho = 4.500.000 + 5.200.000 + 2.700.000 + 24.800.000 + 2.100.000 + 1.000.000 + 2.250.000 = 42.550.000 VND/tháng.

3. Hướng dẫn hạch toán chi phí lưu kho

Chi phí lưu kho được hạch toán vào tài khoản 641 – Chi phí bán hàng, bởi chi phí lưu trữ hàng hóa và nguyên vật liệu trong kho được coi là một phần chi phí để bán hàng.

Cách hạch toán chi phí lưu kho như sau: 

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng, giá trị chi phí lưu kho 

Có TK 156 – Hàng tồn kho.

Ví dụ doanh nghiệp kinh doanh thực phẩm nhập khẩu lưu trữ 2.000 thùng nước giải khát trong kho lạnh. Có chi phí phát sinh trong lưu kho là 5.200.000 VND, hạch toán chi phí lưu kho như sau:

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng: 5.200.000 VND giá trị chi phí thuê kho.

Có TK 156 – Hàng tồn kho: 5.200.000 VND.

MISA meInvoice – Phần mềm hóa đơn điện tử được tin dùng hàng đầu hiện nay.

4. Lưu ý khi hạch toán chi phí lưu kho

Khi hạch toán chi phí lưu kho, doanh nghiệp cần tuân thủ các quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính. Cụ thể cần lưu ý những điều sau:

• Chi phí lưu kho bao gồm chi phí thuê kho, bảo quản hàng hóa, điện nước, nhân công kho bãi phải được phân bổ chính xác vào giá vốn hàng bán hoặc chi phí sản xuất chung, tùy thuộc vào tính chất hàng tồn kho. 
• Doanh nghiệp cần lập chứng từ hợp lệ như hóa đơn, hợp đồng thuê kho, bảng lương nhân viên kho để đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp. 
• Phân biệt chính xác các khoản chi phí lưu kho phát sinh trước và sau khi hàng hóa nhập kho để hạch toán đúng kỳ kế toán. 
• Việc ghi chép phải tuân theo nguyên tắc nhất quán và phù hợp với Chuẩn mực Kế toán Việt Nam
• Doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm kế toán khi xử lý các khoản chi phí phức tạp.

5. Giải đáp một số vấn đề liên quan đến chi phí lưu kho

Câu 1: Chi phí lưu kho có được trừ thuế TNDN không?

Trả lời: Chi phí lưu kho được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu đáp ứng các điều kiện, cụ thể:

• Chi phí lưu kho (như chi phí thuê kho, bảo quản hàng hóa, nhân công kho bãi, điện nước) phải có hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Hóa đơn phải đứng tên doanh nghiệp và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
• Chi phí lưu kho phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế TNDN.
• Không vượt mức khống chế, một số chi phí liên quan đến lưu kho, như khấu hao tài sản cố định , phải tuân theo mức khấu hao quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC và Thông tư 96/2015/TT-BTC.
• Đối với chi phí lưu kho có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, cần có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Câu 2: Các chứng từ cần thiết để hạch toán chi phí lưu kho là gì?

Trả lời: Căn cứ theo Điều 18, Thông tư 39/2014/TT-BTC về hóa đơn, chứng từ, chi phí lưu kho cần chứng từ hợp lệ như hóa đơn GTGT, hợp đồng thuê kho, phiếu chi, bảng lương nhân viên kho để hạch toán.

Câu 3: Thời điểm ghi nhận chi phí lưu kho

Trả lời: Chi phí lưu kho được ghi nhận khi phát sinh và có chứng từ hợp lệ, tuân theo nguyên tắc phù hợp trong kỳ kế toán tương ứng.

Hy vọng rằng với những hướng dẫn chi tiết về chi phí lưu kho, cách tính và quy trình hạch toán được MISA meInvoice trình bày, quý doanh nghiệp đã có thêm những công cụ hữu ích để rà soát và cải thiện công tác quản lý kho hàng của mình. Bắt đầu từ việc hiểu đúng và đủ về các khoản mục chi phí này sẽ là bước đệm quan trọng để đưa ra các giải pháp tối ưu, góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.