Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là một trong những thủ tục pháp lý bắt buộc đối với doanh nghiệp. Để tăng tính chủ động cho các doanh nghiệp này, MISA sẽ hướng dẫn thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử trong bài viết dưới đây.
1. Có cần thông báo phát hành hóa đơn điện tử hay không?
Theo quy định mới, doanh nghiệp không cần thông báo phát hành hóa đơn điện tử mà chỉ cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Cụ thể, căn cứ theo Khoản 1 Điều 6 Thông tư 91/2026/NĐ-CP quy định:
1. Tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không thuộc trường hợp ngừng, tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 8 Thông tư này đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (bao gồm cả đăng ký hóa đơn điện tử bán tài sản công, hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia) thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
2. Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì cho thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử?
2.1 Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử
Có thể nói hóa đơn điện tử là một trong những công cụ chuyển đổi số đầu tiên doanh nghiệp cần triển khai khi thành lập doanh nghiệp.
Để việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được thuận lợi và nhanh chóng, doanh nghiệp cần chuẩn bị:
| 1. | Đăng ký và sử dụng phần mềm chữ ký số đúng theo quy định pháp luật. Tại thời điểm lập hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử, chữ ký số phải còn hiệu lực ký. |
| 2. | Có thiết bị để truy cập mạng internet, đường truyền tải đủ khả năng thực hiện các nghiệp vụ như kê khai, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử. |
| 3. | Xây dựng cơ sở dữ liệu đủ lớn để lưu trữ hóa đơn điện điện tử trong vòng 10 năm theo quy định hoặc lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử đủ uy tín và có hệ thống lưu trữ trực tuyến quy mô, được chứng nhận về an toàn, bảo mật. |
| 4. | Yêu cầu nhân sự tìm hiểu để sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất. Doanh nghiệp khi chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử thì nên chọn đơn vị có dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7 để có vấn đề gì sẽ được hỗ trợ kịp thời. |
| 5. | Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn. Tuy nhiên, trên thực tế nhiều Cơ quan thuế không yêu cầu doanh nghiệp mới thành lập bắt buộc có các phần mềm trên trước khi đăng ký hóa đơn điện tử. Vì vậy, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của CQT quản lý trước khi chuẩn bị. |
✨Ưu đãi đặc biệt dành riêng cho công ty mới thành lập ✨
Khởi nghiệp vẹn tròn cùng ưu đãi 40% Hóa đơn điện tử – Chữ ký số – 1 tháng dùng oneAI miễn phí!
1️⃣ Hóa đơn điện tử: Minh bạch, chuẩn hóa, loại bỏ rủi ro giấy tờ – quản lý tự động, tiết kiệm thời gian.
2️⃣ Chữ ký số: Linh hoạt, bảo mật – ký duyệt mọi giao dịch nhanh, không giới hạn không gian.
3️⃣ oneAI: Trợ lý AI siêu thông minh – CEO kiểm soát, quản trị và tăng tốc vận hành số hóa doanh nghiệp dễ dàng.
Khởi nghiệp không chỉ là bắt đầu, mà còn cần nuôi dưỡng và trang bị đủ đầy công cụ hiện đại – để mỗi CEO luôn sẵn sàng tăng tốc, bứt phá mạnh mẽ. Combo MISA – bệ phóng số vững chắc, chinh phục trăng mới, đón mọi vận hội thành công!
2.2. Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử
Sau khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần chuẩn bị bộ hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử.
- Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT: Tờ khai đăng ký/thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử
- Thông tin xác thực:
- Chữ ký số của người nộp thuế.
- Thông tin cá nhân người đại diện (CMND/CCCD, số điện thoại, email đã đăng ký với cơ quan thuế) để hệ thống đối chiếu sinh trắc học và dữ liệu dân cư
- Các trường hợp đặc biệt:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh xin hóa đơn có mã theo từng lần phát sinh: Sử dụng thêm Mẫu số 06/ĐN-PSDT (Phụ lục III).
- Ủy nhiệm lập hóa đơn: Thông báo bằng Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT kèm hợp đồng ủy nhiệm (lưu trữ, không nộp kèm hồ sơ đăng ký ban đầu).
- Doanh nghiệp kết nối trực tiếp với cơ quan thuế: Có thêm yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật và kiểm thử kết nối.
| Xem thêm: |
3. Quy trình đăng ký hóa đơn điện tử
Khi Cổng thông tin về hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế chính thức mở cửa, cơ quan thuế sẽ tiến hành gửi thông báo đến các doanh nghiệp thực hiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Sau khi nhận được thông báo, doanh nghiệp sẽ tiến hành các bước đăng ký trên phần mềm hóa đơn điện tử.
4 bước để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đúng chuẩn:
- Bước 1: Nộp tờ khai Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT qua nhà cung cấp dịch vụ hoặc hệ thống thuế.
- Bước 2: Trong 01 ngày làm việc, hệ thống tự động:
- Đối chiếu thông tin (bao gồm sinh trắc học) với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
- Nếu khớp >> yêu cầu xác nhận qua email/số điện thoại.
- Bước 3: Nếu có dấu hiệu rủi ro cao (Điều 7 Thông tư 91), cơ quan thuế yêu cầu giải trình/bổ sung thông tin, tài liệu trong 03 ngày làm việc (qua Mẫu 01/TB-BSTT-NNT).
- Bước 4: Cơ quan thuế ban hành Thông báo chấp nhận (Mẫu 01/TB-ĐKĐT) hoặc từ chối.
4. MISA miễn 100% phí thiết kế mẫu hóa đơn cơ bản và thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế
Hiện nay trên thị trường có nhiều đơn vị tham gia trở thành nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, không phải nhà cung cấp nào cũng là được cơ quan thuế khuyến khích sử dụng và có đủ khả năng đáp ứng các nhu cầu của các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp mới thành lập.
Để có được quyết định đúng đắn ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể tham khảo phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của nhà cung cấp MISA với nhiều tính năng ưu việt như:
- Là phần mềm hóa đơn điện tử được tin dùng hàng đầu tại Việt Nam, đảm bảo phát hành hoá đơn điện tử có mã/không mã của CQT; hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đáp ứng Nghị định số 254/2026 và Thông tư 91/2026 mới nhất
- Chủ động việc lập hóa đơn khi có phát sinh bán hàng hóa, dịch vụ; phát hành hóa đơn điện tử trên mọi thiết bị từ điện thoại, máy tính, tablet…
- Bộ giải pháp đáp ứng nhu cầu của mọi quy mô, ngành nghề kinh doanh (doanh nghiệp, hộ kinh doạnh, đơn vị hành chính sự nghiệp…)
- Kết nối với hơn +70 phần mềm bán hàng, quản trị, phần mềm kế toán phổ biến nhất hiện nay
- Chủ động trong xử lý sai, sót phát sinh ngay trên thiết bị của người nộp thuế.
- Nhận được sự hỗ trợ nhanh chóng, tận tình và đúng nghiệp vụ từ đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện uy tín.
Quý doanh nghiệp, hộ kinh doanh quan tâm nhận ưu đãi & dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA meInvoice, vui lòng ĐĂNG KÝ tại đây:
