Hóa đơn vận chuyển là chứng từ quan trọng trong lĩnh vực logistics, giao nhận hàng hóa, và thương mại điện tử. Nó được sử dụng để xác nhận chi phí vận chuyển giữa bên cung cấp dịch vụ vận chuyển và khách hàng. Dưới đây là những thông tin cần biết về hóa đơn vận chuyển
1. Hóa đơn vận chuyển là gì?
Hóa đơn vận chuyển là loại hóa đơn được lập khi doanh nghiệp cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa, bưu chính, giao nhận. Nó ghi nhận chi phí vận chuyển và các dịch vụ liên quan.
Doanh nghiệp thực hiện xuất hóa đơn vận chuyển khi:
- Cung cấp dịch vụ vận chuyển và nhận thanh toán từ khách hàng.
- Có phát sinh doanh thu từ dịch vụ vận tải nội địa hoặc quốc tế.
- Giao dịch có yêu cầu kê khai thuế theo quy định.
2. Quy định xuất hóa đơn vận chuyển hợp lệ
Thời điểm xuất hóa đơn vận chuyển
Nghị định số 70/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/6/2025) đã sửa đổi, bổ sung quy định về thời điểm lập hóa đơn, bao gồm cả dịch vụ vận tải như sau:
- Dịch vụ vận tải hàng không mua qua website/hệ thống thương mại điện tử:
- Thời điểm xuất hóa đơn: Chậm nhất 05 ngày kế tiếp kể từ ngày xuất chứng từ dịch vụ trên website hoặc hệ thống thương mại điện tử.
- Dịch vụ vận tải hàng không qua đại lý:
- Thời điểm xuất hóa đơn: Hoàn thành đối soát dữ liệu, chậm nhất ngày 10 của tháng sau tháng phát sinh.
- Kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi sử dụng phần mềm tính tiền:
-
- Thời điểm xuất hóa đơn: Kết thúc chuyến đi.
-
Các quy định trên áp dụng để đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của hóa đơn, tránh vi phạm dẫn đến xử phạt theo Điều 24, Nghị định 125/2020/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP (phạt từ cảnh cáo đến phạt 70.000.000 đồng tùy mức độ vi phạm).
Nội dung hóa đơn vận chuyển
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, đối với hoạt động vận tải hàng hóa bằng xe ô tô, hóa đơn bán hàng phải thể hiện thêm các nội dung sau:
- Biển kiểm soát phương tiện vận tải.
- Hành trình vận chuyển (điểm đi, điểm đến).
Ngoài ra, đối với dịch vụ vận tải trên nền tảng số hoặc thương mại điện tử, hóa đơn cần bổ sung thông tin như:
- Tên hàng hóa vận chuyển.
- Thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh người gửi hàng.
Các nội dung khác trên hóa đơn vận chuyển vẫn phải tuân thủ theo quy định chung về hóa đơn tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP (như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán, người mua, tên dịch vụ, đơn giá, số lượng, tổng tiền thanh toán, thuế suất, tiền thuế,…) và các sửa đổi, bổ sung chung khác của Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
| Xem thêm: Hóa đơn điện tử là gì? |
3. Mẫu hóa đơn điện tử vận chuyển
Chỉ đơn giản với phần mềm hóa đơn điện tử, bạn dễ dàng lập hóa đơn điện tử dịch vụ vận chuyển theo các mẫu hóa đơn đúng quy định.
- Mẫu hóa đơn điện tử dịch vụ vận chuyển nhiều thuế:
- Mẫu hóa đơn điện tử một thuế:
MISA meInvoice có rất nhiều mẫu hóa đơn điện tử bạn có thể tùy ý thiết kế, lựa chọn mẫu theo đúng quy định của nhà nước.
Đăng ký nhận tư vấn dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:
4. Cách xuất hóa đơn vận chuyển trên meInvoice
Khởi tạo hóa đơn dịch vụ vận chuyển có thông tin Biển kiểm soát
- Chọn “Đăng ký phát hành” >> chọn “Mẫu hóa đơn” >> Chọn “Thêm mới“
- Chọn mẫu hóa đơn GTGT – Chọn mẫu cơ bản
- Khai báo đầy đủ các thông tin hóa đơn: Tên mẫu và Ký hiệu.
- Thiết lập hóa đơn dịch vụ vận chuyển
- Tích chọn ô Là hóa đơn dịch vụ vận chuyển.
- Chương trình sẽ tự động thêm cột thông tin Biển kiểm soát vào mẫu hóa đơn.
- Lưu ý: Người dùng có thể tùy chọn thiết lập thêm logo hoặc hình nền cho hóa đơn.
- Chọn Tiếp tục.
- Thiết lập các thông tin bổ sung trên hóa đơn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP (Tùy chọn)
- Tại bước Tùy chỉnh nội dung hóa đơn >> nhấn vào mục Thiết lập thông tin cần bổ sung theo Nghị định 70.
- Hệ thống tự động chọn các thông tin bắt buộc theo quy định >> chọn thêm các thông tin cần bổ sung khác (nếu cần) >> nhấn Đồng ý để lưu lại thiết lập.
- Chọn Lưu để hoàn thành việc khởi tạo hóa đơn
Xuất hóa đơn dịch vụ vận chuyển có thông tin Biển kiểm soát, tính chất HHDV đặc trưng
- Chọn “Hóa đơn” >> chọn “Thêm mới“
- Chọn mẫu hóa đơn dịch vụ vận chuyển cần sử dụng
- Khai báo thông tin chi tiết trên hóa đơn
- Tính chất HHDV (Hàng hóa, Dịch vụ): Chương trình đã mặc định sẵn là Hàng hóa đặc trưng.
- Khai báo thông tin: Nhập thông tin Biển kiểm soát và các nội dung khác theo yêu cầu của hóa đơn.
- Chọn “Lưu và phát hành” để phát hành hóa đơn
- Khai báo thông tin khách hàng cần gửi hóa đơn >> chọn Phát hành.
 |
MISA meInvoice – Phần mềm hóa đơn điện tử được tin dùng hàng đầu hiện nay. |
5. Mức xử phạt khi không có hóa đơn vận chuyển
Việc xử phạt khi không có hóa đơn vận chuyển tùy mức độ vi phạm và tình hình cụ thể của doanh nghiệp như sau:
- Không lập hóa đơn (Khoản 3 điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP sửa đổi bởi Nghị định 310/2025NĐ-CP:
- 1 số hóa đơn: Phạt cảnh cáo.
- Từ 2 đến dưới 10 số: Phạt 1.000.000 – 2.000.000 đồng.
- Từ 10 đến dưới 50 số: Phạt 2.000.000 – 10.000.000 đồng.
- Từ 10 đến dưới 20 số (trường hợp bán hàng hóa thông thường): Phạt 10.000.000 – 30.000.000 đồng.
- Từ 20 đến dưới 50 số: Phạt 30.000.000 – 50.000.000 đồng.
- Từ 50 số trở lên: Phạt 60.000.000 – 80.000.000 đồng.
- Sử dụng hóa đơn không hợp pháp, trốn thuế nếu có dấu hiệu (Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP): Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng
6. Sự khác biệt giữa hóa đơn vận chuyển và vận đơn
Hóa đơn vận chuyển và vận đơn là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau. Dưới đây là bảng so sánh những điểm khác biệt bạn có thể tham khảo.
| Tiêu chí | Hóa đơn vận chuyển | Vận đơn (Bill of Lading) |
|---|---|---|
| Mục đích | Ghi nhận chi phí dịch vụ vận chuyển | Xác nhận quyền sở hữu hàng hóa trong quá trình vận chuyển |
| Nội dung chính | Thông tin về chi phí, thuế | Thông tin về hàng hóa, điểm giao nhận |
| Quy định pháp lý | Tuân theo luật thuế và kế toán | Tuân theo luật vận tải và thương mại quốc tế |
| Bên phát hành | Đơn vị cung cấp dịch vụ vận chuyển | Hãng vận tải, công ty giao nhận |
Hy vọng, với những thông tin MISA meIvoice cung cấp đã giúp bạn hiểu rõ hóa đơn vận chuyển là gì cũng như các quy định liên quan. Nếu có bất cứ thắc mắc nào hãy liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ sớm nhất.
Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, MISA hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử. Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:
