Hướng dẫn sử dụng mã tra cứu hóa đơn điện tử

Khi bên bán xuất hóa đơn điện tử, người mua sẽ nhận được thông tin hóa đơn điện tử qua email hoặc SMS, trong đó có kèm them mã tra cứu hóa đơn điện tử. Vậy mã tra cứu hóa đơn điện tử là gì và người mua cần sử dụng mã này như thế nào để tra cứu hóa đơn? Bài viết dưới đây sẽ giúp người mua tìm hiểu về cách sử dụng mã tra cứu hóa đơn điện tử. Đồng thời hướng dẫn cách tra cứu hóa đơn điện tử chính xác và hiệu quả nhất.

>> Thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
>> Tổng hợp các mẫu hóa đơn điện tử theo từng lĩnh vực ngành nghề
>> Danh sách phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến nhất
>> Bảng giá hóa đơn điện tử meInvoice mới nhất

1. Mã tra cứu hóa đơn điện tử là gì?

Mã tra cứu hóa đơn điện tử được hiểu là một dãy ký tự được gắn liền và mặc định riêng cho mỗi hóa đơn, được sử dụng để tiến hành nghiệp vụ tra cứu hóa đơn nhằm xác thực thông tin. Mỗi hóa đơn điện tử chỉ có duy nhất một mã tra cứu được tạo tự động bởi hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử của đơn vị cung cấp. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo tính xác thực, tránh nạn làm giả hóa đơn.

Người dùng sử dụng mã này để tra cứu HĐĐT trên hệ thống website tra cứu hóa đơn của cục thuế hoặc hệ thống phần mềm HĐĐT của nhà cung cấp. Với mỗi hệ thống, người dùng cần nhập đủ thông tin được yêu cầu để thực hiện tra cứu.

Chẳng hạn, đối với website tra cứu của cục thuế, người dùng cần nhập mã số thuế của người bán trên HĐĐT để tra cứu. Còn với phần mềm hóa đơn điện tử như MISA meInvoice, người dùng cần nhập chính xác mã tra cứu trên hóa đơn để hệ thống thực hiện chức năng tra cứu.

2. Hướng dẫn người mua sử dụng mã tra cứu hóa đơn điện tử

Khi người bán phát hành HĐĐT, người mua sẽ nhận được thông tin hóa đơn thông qua email hoặc SMS. Khi đó, người mua có thể thực hiện tra cứu hóa đơn thông qua 3 cách:

• Tra cứu theo link tra cứu trên email/sms (xem hướng dẫn tại đây)
• Tra cứu theo file đính kèm tại link liên kết trên email/sms (xem hướng dẫn tại đây)
• Tra cứu theo mã hóa đơn

Để sử dụng mã tra cứu HĐĐT, người dùng thực hiện các bước như sau:

1. Mở email thông báo HĐĐT được người bán gửi đến và nhấn vào link liên kết trên email.

2. Copy mã số tra cứu trên email.

3. Trên giao diện tra cứu HĐĐT, tích chọn Theo mã tra cứu hóa đơn điện tử và dán (paste) mã số tra cứu ở trên vào ô tra cứu

4. Nhấn vào biểu tượng tra cứu (kính lúp) chương trình sẽ hiển thị thông tin về hóa đơn mà người bán đã phát hành.

Lưu ý:

• Nếu nhập mã số không chính xác quá 5 lần, sẽ phải nhập Mã bảo mật (Captcha) do hệ thống cung cấp.
• Trường hợp khách không tìm thấy email gửi HĐĐT của người bán nhưng có lưu trữ file mềm hoặc file in HĐĐT bên ngoài thì có thể tra cứu hóa đơn bằng cách:
  
  • Lấy mã tra cứu ngay bên dưới nội dung hóa đơn

• Truy cập vào website https://meinvoice.vn và chọn mục Tra cứu. Nhập mã tra cứu hóa đơn, sau đó nhấn vào biểu tượng tra cứu (kính lúp)
  

Hi vọng bài viết trên đã giúp các bạn hiểu được mã tra cứu hóa đơn điện tử là gì và cách tra cứu hóa đơn điện tử chính xác và nhanh nhất bằng mã hóa đơn điện tử.