Hình thức thanh toán là tiêu thức thường thấy trên hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, ghi sai hình thức thanh toán có bị phạt không và phải xử lý thế nào thì không phải kế toán nào cũng nắm được. Bài viết dưới đây sẽ cung cấp đầy thủ thông tin và hướng dẫn xử lý ghi sai hình thức thanh toán trên hóa điện tử.
1. Có bắt buộc ghi hình thức thanh toán trên hóa đơn điện tử không?
Căn cứ theo điểm c điều 7 Thông tư 32/2025/TT-BTC quy định:
c.3) Hình thức thanh toán: ghi rõ số tiền thanh toán theo từng hình thức thanh toán: bằng tiền mặt hoặc thẻ quốc tế (ghi rõ tên thẻ, số thẻ);
Như vậy, hình thức thanh toán là nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn. Hóa đơn điện tử cần ghi rõ hình thức thanh toán bằng tiền mặt hoặc thẻ quốc tế (ghi rõ tên thẻ, số thẻ) để được coi là hóa đơn điện tử hợp lệ.
Có nhiều hình thức thanh toán trên hóa đơn điện tử khác nhau như sau:
- Thanh toán bằng tiền mặt
- Thanh toán bằng chuyển khoản
- Nếu chưa xác định được hình thức thanh toán (TM/CK)
- Không thu tiền
- Đối trừ công nợ
Lưu ý: Hóa đơn có giá trị trên 5.000.000 đồng phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì mới được khấu trừ thuế GTGT và được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. (Căn cứ theo điểm b, khoản 2 điều 14 Luật thuế giá trị gia tăng 2024, được hướng dẫn bởi khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP).
 |
MISA meInvoice – Phần mềm hóa đơn điện tử đứng đầu danh sách được Tổng cục Thuế lựa chọn TƯ VẤN & DEMO 1:1 CÙNG CHUYÊN GIA MIỄN PHÍ! |
2. Ghi sai hình thức thanh toán trên hóa đơn có sao không?
Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, nhiều trường hợp kế toán ghi nhầm hình thức thanh toán: ví dụ hình thức thanh toán là chuyển khoản (CK) nhưng lại ghi tiền mặt (TM) hoặc ngược lại dẫn đến việc không trùng khớp với các chứng từ thanh toán và hóa đơn điện tử đó không hợp lệ.
Căn cứ theo mục b điểm 1 Khoản 13, Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, có thể lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế cho hóa đơn có sai sót, cụ thể như sau:
Phương án 1: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai.
- Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh cho HĐĐT đã lập có sai sót sau đó gửi cho người mua (Đối với hóa đơn điện tử không có mã) hoặc gửi cho Cơ quan Thuế cấp mã và sau đó gửi cho người mua (Đối với HĐĐT có mã).
Phương án 2: Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai.
- Trường hợp bên bán và bên mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn ban đầu có sai sót, thì 2 bên ghi rõ sai sót vào văn bản, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
- Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
- Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai sau đó người bán gửi cho người mua (đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho HĐĐT mới để gửi cho người mua (đối vớihóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Có thể bạn muốn biết
- Hóa đơn điện tử là gì? 16 điều NHẤT ĐỊNH phải biết
- Hướng dẫn cách xuất hóa đơn giảm thuế GTGT còn 8% theo Nghị định số 174/2025/NĐ-CP, Nghị quyết số 204/2025/QH15
3. Cách tránh ghi sai hình thức thanh toán trên hóa đơn điện tử?
Do HTTT là tiêu thức bắt buộc phải thể hiện trên hóa đơn nên ngay ở khâu thiết kế mẫu hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thêm/sửa hình thức thanh toán. Điều này nhằm đảm bảo mẫu hóa đơn điện tử được pháp hành là hợp lệ, hợp pháp.
Trong trường hợp doanh nghiệp chưa xác định cụ thể hình thức thanh toán, doanh nghiệp có thể để tiêu thức “hình thức thanh toán” trên mẫu hóa đơn điện tử là TM/CK. Với cách ghi này thì kế toán có thể linh động chọn 1 trong 2 HTTT mà không dẫn đến sai lệch giữa thông tin trên hóa đơn và chứng từ thanh toán thực tế.
Một cách khác vô cùng hiệu quả là doanh nghiệp và kế toán sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice. Trên hệ thống phần mềm cho phép kế toán chủ động thiết lập danh mục hình thức thanh toán theo đúng thực tế tại đơn vị để tránh xuất hóa đơn sai quy định.
Thêm mới hình thức thanh toán trên hóa đơn điện tử MISA meInvoice
Tại giao diện lập hóa đơn, nếu muốn khai báo hình thức thanh toán đặc thù (không có trong danh mục mặc định của chương trình), kế toán nhập tay hình thức thanh toán này sau đó thêm mới hình thức thanh toán vào danh mục để sử dụng ở những lần sau. Trường hợp nếu cần sửa hình thức thanh toán thì khi nhấn sổ danh sách hình thức thanh toán, tại hình hình thức thanh toán cần sửa, nhấn biểu tượng sửa.
Sửa hình thức thanh toán trên hóa đơn điện tử MISA meInvoice
Sau khi khai báo các hình thức thanh toán, kế toán có thể lựa chọn 1 hình thức thanh toán cho từng hóa đơn hoặc cài đặt mặc định hình thức thanh toán cho nhiều hóa đơn điện tử sẽ phát hành.
Hi vọng rằng những thông tin trên đây sẽ giúp doanh nghiệp và kế toán xử lý tốt tình huống ghi sai hình thức thanh toán trên hóa điện tử và có phương án sử dụng tiêu thức này 1 cách hiệu quả, đúng quy định pháp luật.
Phần mềm hóa đơn điện tử MeInvoice của Công ty cổ phần MISA liên tục cập nhật các thay đổi theo các quy định mới, đã đáp ứng các nghiệp vụ hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định 70/2025/ND-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC.
Quý doanh nghiệp có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc đăng ký:
