Có bắt buộc hóa đơn trên 5 triệu phải làm hợp đồng?

1. Hóa đơn trên 5 triệu có bắt buộc phải lập hợp đồng không?

Điều 9. Các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập
chịu thuế:
1. Trừ các khoản chi quy định tại khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:
…
c) Các khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật, trừ các trường hợp đặc thù theo quy định của Chính phủ.

c) Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

c) Đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên nếu đến thời điểm ghi nhận chi phí mà doanh nghiệp chưa thanh toán thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế trong trường hợp có hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ, biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ và khi thanh toán doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên nếu đến thời điểm ghi nhận chi phí mà doanh nghiệp chưa thanh toán được quy định tại điểm c khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC thì quy định về hồ sơ phải có hợp đồng được áp dụng từ ngày Nghị định 320/2025/NĐ-CP có hiệu lực thi hành.

MISA meInvoice tặng doanh nghiệp 50 lượt kiểm tra hóa đơn MIỄN PHÍ giúp tự động kiểm tra, phát hiện và cảnh báo các nguy cơ tiềm ẩn liên quan đến hóa đơn. Nhanh tay đăng ký ngay!

2. Hướng dẫn cách ghi nội dung hóa đơn theo hợp đồng

• Tiêu thức ngày, tháng, năm trên hóa đơn

>> Đọc thêm: [Cập nhật] Quy định về thời điểm xuất hóa đơn CHI TIẾT

• Thông tin bên bán

• Thông tin bên mua hàng hóa, dịch vụ

• • Họ và tên người mua hàng: Ghi rõ họ tên của cá nhân trực tiếp thực hiện giao dịch.
  • Tên đơn vị: Ghi chính xác tên doanh nghiệp/tổ chức mua hàng. Tên đơn vị phải trùng khớp hoàn toàn với thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
  • Địa chỉ: Ghi địa chỉ trụ sở của bên mua, đảm bảo trùng khớp với thông tin đăng ký pháp nhân.
  • Mã số thuế: Ghi chính xác mã số thuế của bên mua.
  • Hình thức thanh toán: Sử dụng các ký hiệu sau:

• • • TM: Thanh toán bằng tiền mặt.
    • CK: Thanh toán bằng chuyển khoản.
    • TM/CK: Hình thức thanh toán chưa xác định.

Lưu ý: Đối với các hóa đơn có giá trị từ 05.000.000 đồng trở lên, bên mua bắt buộc phải thực hiện hình thức thanh toán không dùng tiền mặt (CK) để đảm bảo điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào và được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

• Bảng kê chi tiết hàng hóa, dịch vụ

• • Mã hàng hóa: Trường hợp hàng hóa, dịch vụ có quy định mã quản lý, bắt buộc phải ghi đầy đủ mã số vào hóa đơn.
  • Đối tượng đặc thù: Đối với hàng hóa, dịch vụ thuộc phạm vi điều chỉnh của các quy định về quyền sở hữu, quyền sử dụng, phải ghi rõ các số hiệu, ký hiệu đặc trưng theo quy định pháp luật.
  • Hóa đơn điều chỉnh: Trường hợp lập hóa đơn điều chỉnh, phải ghi rõ nội dung điều chỉnh (tăng/giảm), lý do sai sót, kèm theo số, ký hiệu và ngày/tháng/năm của hóa đơn gốc.
  • Xử lý phần trống: Sau khi hoàn tất việc lập bảng kê, nếu còn các dòng trống, phải thực hiện gạch chéo từ trái sang phải để tránh việc ghi chép thêm thông tin ngoài ý muốn.
• Phần tổng cộng

• • Cộng tiền hàng.
  • Thuế suất thuế GTGT.
  • Tổng cộng tiền thanh toán: Là tổng giá trị của “Cộng tiền hàng” và “Tiền thuế GTGT”.
  • Số tiền viết bằng chữ: Ghi bằng chữ toàn bộ giá trị tại dòng “Tổng cộng tiền thanh toán”.
• Chữ ký trên hóa đơn

• • Người mua hàng: Là cá nhân trực tiếp thực hiện giao dịch ký tên. Trong trường hợp giao dịch không thực hiện trực tiếp (qua điện thoại, mạng internet, fax…), bên bán phải ghi chú rõ hình thức giao dịch trên hóa đơn.
  • Người bán hàng: Là người trực tiếp lập hóa đơn thực hiện ký tên.
  • Thủ trưởng đơn vị: Người đại diện theo pháp luật (Giám đốc) thực hiện ký tên, đóng dấu và ghi rõ họ tên. Trường hợp thực hiện ký thay theo ủy quyền, phải đảm bảo đầy đủ các thủ tục về văn bản ủy quyền theo quy định.

>> Đọc thêm: Cách Lập và Xuất hóa đơn điện tử CHUẨN theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

3. Rủi ro khi xuất hóa đơn không hợp đồng

➤ Không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào

• Đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào:

• • Có hóa đơn GTGT hợp lệ hoặc chứng từ nộp thuế GTGT khâu nhập khẩu/thay cho phía nước ngoài.
  • Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các giao dịch từ 05 triệu đồng trở lên (bao gồm thuế GTGT), trừ các trường hợp đặc thù theo Khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP.

• Đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu:

• • Hợp đồng ký kết với đối tác nước ngoài.
  • Hóa đơn bán hàng/cung cấp dịch vụ.
  • Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
  • Tờ khai hải quan (trừ trường hợp được miễn theo quy định).
  • Chứng từ vận chuyển (Phiếu đóng gói, vận đơn, bảo hiểm…) nếu có.

➤ Bị xử phạt hành chính

• Căn cứ theo Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP nêu rõ: Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn quy định tại Điều 4 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, trừ trường hợp được quy định tại điểm đ khoản 1 Điều 16 và điểm d khoản 1 Điều 17 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
• Trường hợp cá nhân, tổ chức sử dụng hóa đơn khống với mục đích trốn thuế sẽ bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Tội trốn thuế quy định tại Điều 200 Bộ luật Hình sự 2015 (Được sửa đổi bởi khoản 47 điều 1 Luật sử đổi Bộ luật hình sự 2017).

➤ Mất uy tín với đối tác và ngân hàng

• Đối tác có thể từ chối thanh toán hoặc yêu cầu điều chỉnh lại chứng từ.
• Ngân hàng có thể từ chối giải ngân hoặc yêu cầu cung cấp bổ sung chứng từ khi doanh nghiệp vay vốn, vì hóa đơn không hợp lệ, không khớp với hợp đồng hoặc không có hợp đồng sẽ ảnh hưởng đến tính minh bạch tài chính.