Hướng dẫn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động online & trực tiếp

Báo cáo tình hình sử dụng lao động là nhiệm vụ quan trọng mà doanh nghiệp cần thực hiện nhằm đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật. Bài viết dưới đây MISA meInvoice sẽ cập nhật Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động mới nhất & hướng dẫn cách nộp báo cáo chi tiết.

1. Hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động

Căn cứ khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Khoản 1 Điều 73 Nghị định 35/2022/NĐ-CP quy định về báo cáo sử dụng lao động như sau:

Như vậy, người sử dụng lao động có trách nhiệm lập báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ trước ngày 05/6 (đối với báo cáo 6 tháng đầu năm) và trước ngày 05/12 (đối với báo cáo năm). Báo cáo sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026 cần phải được nộp về Sở Nội vụ trước ngày 05/06/2026.

Báo cáo được gửi qua Cổng dịch vụ công Quốc gia. Trường hợp không thể nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động qua Cổng dịch vụ công quốc gia, doanh nghiệp phải gửi bản giấy theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I.

Bên cạnh việc nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động cho Sở Nội vụ (trước đây là Sở Lao động – Thương binh và Xã hội), doanh nghiệp còn có trách nhiệm thông báo tình hình sử dụng lao động đến cơ quan Bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.

Sau khi tiếp nhận báo cáo tình hình sử dụng lao động, Sở Nội vụ có trách nhiệm tổng hợp tình hình thay đổi lao động của đơn vị sử dụng lao động. Việc cập nhật này được áp dụng đối với trường hợp người sử dụng lao động nộp báo cáo hàng ngày bằng văn bản giấy nhằm bảo đảm đầy đủ thông tin.

Xem thêm:

• Trọn bộ file excel quản lý nhân sự [Dowload ngay]
• Mức đóng và cách tính thuế thu nhập cá nhân chi tiết
• [Tải ngay] Mẫu biên bản bàn giao công việc khi nghỉ việc mới 

2. Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động hiện nay

Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao sử dụng mẫu 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP:

> Tải Mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động mới TẠI ĐÂY

Khi điền thông tin mẫu 01/PLI Phụ lục I cần lưu ý phần ghi thông tin chung và các tiêu chí theo cột, cụ thể:

• Cột (1): Đánh số thứ tự liên tục theo thứ tự từ nhỏ đến lớp, bắt đầu từ 1
• Cột (2): Ghi họ, tên từng người lao động, mỗi người trên một dòng.
• Cột (3): Ghi mã số BHXH/ mã số sổ BHXH nếu NLĐ đã được cấp.
• Cột (4): Ghi ngày, tháng, năm sinh của NLĐ theo giấy tờ hợp lệ.
• Cột (5): Ghi giới tính NLĐ (nam/nữ).
• Cột (6): Ghi số CCCD/chứng minh nhân dân còn giá trị; đối với lao động nước ngoài ghi số hộ chiếu.
• Cột (7): Ghi rõ chức danh, vị trí hoặc công việc của NLĐ theo hợp đồng lao động.
• Cột (8) – (11): Phân loại theo nhóm, cột 11 có thể phân thành các tiêu thức như trợ lý, công nhân vận hành…
• Cột (12): Ghi mức lương thỏa thuận; trường hợp áp dụng chế độ lương nhà nước thì ghi hệ số lương.
• Cột (13) – (15): Ghi phụ cấp chức vụ (hệ số), phụ cấp thâm niên (tỷ lệ %); không có thì để trống.
• Cột (16): Ghi phụ cấp lương theo quy định của Luật lao động (nếu có).
• Cột (17): Ghi các khoản bổ sung khác nếu có.
• Cột (18), (19): Nếu NLĐ làm công việc nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm thì ghi rõ thời gian bắt đầu và kết thúc.
• Cột (20) – (22): Ghi lần lượt theo các nội dung:

• • Ngày bắt đầu làm việc, thời hạn hợp đồng
  • Thời hạn hợp đồng lao động có hiệu lực.
  • Thời hạn hết hiệu lực hợp đồng
• Cột (23), (24): Dành cho hợp đồng 1 tháng hoặc thử việc, ghi rõ ngày hiệu lực và hết hiệu lực.
• Cột (25), (26): Ghi thời điểm bắt đầu và kết thúc đóng BHXH cho NLĐ.
• Cột (27): Ghi số, ngày/tháng/năm của hợp đồng lao động, thời hạn hợp đồng; nếu NLĐ được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn thì ghi đối tượng hưởng trên cột này.

Giá trị pháp lý rõ ràng – tiết kiệm 100% chi phí in ấn & chuyển phát! Trải nghiệm miễn phí MISA AMIS WeSign ngay để tự động hóa toàn bộ quy trình ký hợp đồng lao động điện tử theo đúng Nghị định 337/2025/NĐ-CP.

3. Hướng dẫn nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động online & trực tiếp

Để nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động, có thể nộp theo 3 cách: Nộp online qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, nộp theo hình thức trực tuyến về Sở Nội vụ và nộp trực tiếp tại Sở Nội vụ. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện thủ tục báo cáo tình hình sử dụng lao động theo quy định pháp luật hiện hành.

Cách 1: Nộp Báo cáo tình hình sử dụng lao động online qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia áp dụng với mọi doanh nghiệp

Kể từ ngày 29/05/2026, Cổng Dịch vụ công Quốc gia đã được chuyển sang Trung tâm Dữ liệu Quốc gia để vận hành. Dưới đây là hướng dẫn cách nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động theo link mới:

• Bước 1: Truy cập https://vpcp.dichvucong.gov.vn/p/home/dvc-chi-tiet-thu-tuc-nganh-doc.html. Đây chính là link nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động online.

• Bước 2: Thực hiện đăng nhập vào tài khoản của doanh nghiệp trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Nếu chưa có tài khoản, tiến hành đăng ký mới theo hướng dẫn.

• Bước 3: Sau khi đăng nhập, vào mục “Dịch vụ công trực tuyến”; nhập tên thủ tục “Liên thông đăng ký điều chỉnh đóng BHXH bắt buộc, BHYT, BHTN và báo cáo tình hình sử dụng lao động” để tìm kiếm.

• Bước 4: Chọn thủ tục phù hợp, bấm “Nộp trực tuyến”.

• Bước 5: Kê khai thông tin

Tiến hành kê khai đầy đủ các thông tin theo mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động. Lựa chọn cơ quan nhận báo cáo là Sở Nội vụ tại nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện.

• Bước 6: Bấm nút “Đăng ký” để hệ thống ghi nhận thông tin.
• Bước 7: Khi màn hình hiển thị “Chúc mừng doanh nghiệp đã cập nhật thông tin cơ quan nhận báo cáo lao động thành công” thì bấm nút “Thoát” để kết thúc thủ tục.

• Bước 8: Bấm nút “Thoát” để kết thúc thủ tục và thông báo đến cơ quan BHXH khu vực nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.

Cách 2: Nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động về Sở Nội vụ theo hình thức trực tuyến

Tại Công văn 7738/SNV-VLATLD ngày 09/5/2026 của Sở Nội Vụ thành phố Hồ Chí Minh đã có nội dung hướng dẫn việc nộp báo cáo lao động 6 tháng đầu năm 2026 như sau:

Theo Công văn, trường hợp không thể nộp qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, người sử dụng lao động có thể nộp theo cách sau:

Nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động online qua Google Form do Sở Nội vụ TP Hồ Chí Minh cung cấp, thực hiện qua link sau và và đính kèm file báo cáo theo yêu cầu.

• Link đăng ký: https://forms.gle/aDoy9zq453ryuHwQ8

Dưới đây là tổng hợp link nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026 ở các tỉnh/thành khác như sau:

• TP Hà Nội: Tại đây
• Đà Nẵng: https://forms.gle/Xf5bjLNBEcECfzFD6
• Đồng Nai: https://forms.gle/o44cqVCHzrq2AdqK8
• Tây Ninh: https://forms.gle/4nV8fRT7J6x7XzyC7
• Lâm Đồng: https://forms.gle/Zq1raqa9kggWaT297
• Khánh Hòa: Tại đây

Dưới đây là địa chỉ nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động của 34 tỉnh, thành phố:

Nếu doanh nghiệp không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 2026 qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia, có thể nộp bản giấy trực tiếp tại Sở Nội vụ (nơi đặt trụ sở/chi nhánh/văn phòng đại diện) và thông báo song song cho cơ quan BHXH khu vực tương ứng.

TT	Tỉnh, thành phố	Địa chỉ trụ sở Sở Nội vụ	Số điện thoại
1	An Giang	Số 09 Mạc Đĩnh Chi, phường Rạch Giá, tỉnh An Giang	0297.3866.398
2	Bắc Ninh	Tầng 2-3-4-5 Nhà A, Khu liên cơ quan tỉnh Bắc Ninh, Quảng trường 3/2, phường Bắc Giang, tỉnh Bắc Ninh	0204.3854.350
3	Cà Mau	số 91-93 đường Lý Thường Kiệt, Phường Tân Thành, tỉnh Cà Mau	0290.3831.603
4	Cao Bằng	Tầng 7, 8, 9, tòa B, Trụ sở làm việc các sở, ban, ngành tỉnh Cao Bằng, khu đô thị mới, phường Thục Phán, tỉnh Cao Bằng	0206.3852.422
5	Cần Thơ	51 Lý Tự Trọng, Phường Ninh Kiều, Thành phố Cần Thơ	0710.3820.715
6	Đà Nẵng	Tầng 9, 10, 19 Trung tâm hành chính thành phố Đà Nẵng, 24 Trần Phú, Phường Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng	0236.3821.253
7	Đắk Lắk	Số 23, Trường Chinh, Phường Buôn ma Thuột, tỉnh Đắk Lắk	0262.8555.553
8	Điện Biên	Thôn Thanh Xuân, xã Thanh Nưa, tỉnh Điện Biên	0215.3825.444
9	Đồng Nai	Số 108, đường Hà Huy Giáp, phường Trấn Biên, tỉnh Đồng Nai	(061) 3846 993
10	Đồng Tháp	Số 375-379 đường Hùng Vương, phường Đạo Thạnh, tỉnh Đồng Tháp	0273.3873.110
11	Gia Lai	180 Tăng Bạt Hổ, phường Quy Nhơn, tỉnh Gia Lai	0256.3822603
12	Hà Nội	18B Lê Thánh Tông, Phường Cửa Nam, Thành phố Hà Nội	0243.933.5176
13	Hà Tĩnh	Số 187, đường Nguyễn Huy Tự, phường Thành Sen, Hà Tĩnh	0393.856.628
14	Hải Phòng	Tòa J – 5 Trung tâm Chính trị – Hành chính, Khu đô thị Bắc sông Cấm, phường Thủy Nguyên, thành phố Hải Phòng	08031289
15	Thành phố Huế	18 Nguyễn Sinh Sắc, phường Vỹ Dạ, thành phố Huế	0234.3848018
16	Hưng Yên	Trụ sở chính: Số 6 Đường Chùa Chuông, phường Phố Hiến, tỉnh Hưng Yên Cơ sở 2: Số 8 đường Lê Lợi, phường Thái Bình, tỉnh Hưng Yên Cơ sở 3: Số 19 đường Lê Lợi, phường Thái Bình, tỉnh Hưng Yên	0221.3863.434
17	Khánh Hòa	05 Pasteur – Nha Trang – Khánh Hòa	(84 258) 3827095/ 3812463
18	Lai Châu	Tầng 1, 2 nhà D khu Trung tâm Hành chính – Chính trị tỉnh Lai Châu, Phường Tân Phong, Tỉnh Lai Châu	02133.798.983
19	Lạng Sơn	Số 4 đường Quang Trung, Phường Chi Lăng, Tỉnh Lạng Sơn	0205.3812.110
20	Lào Cai	Số 159, Đinh Tiên Hoàng, phường Yên Bái, tỉnh Lào Cai	02163.852.415
21	Lâm Đồng	Số 36 Trần Phú, Phường Xuân Hương – Đà Lạt, Tỉnh Lâm Đồng (Tầng 7 TTHC)	(0263) 3822393
22	Ninh Bình	Km số 2, đường Trần Hưng Đạo, phường Hoa Lư, tỉnh Ninh Bình.	02293.871.155
23	Nghệ An	Số 30, đường Phan Đăng Lưu, Phường Trường Vinh, Tỉnh Nghệ An	0238.3843197
24	Phú Thọ	Số 370, đường Nguyễn Tất Thành, Phường Việt Trì, Tỉnh Phú Thọ	02103.846.594
25	Quảng Ninh	Tầng 3-Trụ sở Liên cơ quan số 2-Phường Hạ Long, Quảng Ninh	0203.3835141
26	Quảng Ngãi	255 Nguyễn Nghiêm, Phường Cẩm Thành, Tỉnh Quảng Ngãi	0255.3822864
27	Quảng Trị	Số 72 Ngô Quyền – phường Đồng Hới, tỉnh Quảng Trị	0232.3822.321
28	Sơn La	Tầng 4, tòa nhà 9 tầng – Khu Trụ sở HĐND – UBND – UBMTTQVN tỉnh và một số Sở, ban, ngành của tỉnh. Phường Chiềng Cơi, tỉnh Sơn La	(0212).3752.630
29	Tây Ninh	Số 19, đường Trần Hưng Đạo, phường Long An, tỉnh Tây Ninh	02723.826.353
30	Tuyên Quang	Đường Lý Thánh Tông, Phường Minh Xuân, Tỉnh Tuyên Quang	02073.822.432
31	Thái Nguyên	Số 17, đường Đội Cấn, phường Phan Đình Phùng, tỉnh Thái Nguyên	0280.3856.474
32	Thanh Hóa	44 Đại lộ Lê Lợi, Phường Hạc Thành, Tỉnh Thanh Hóa	0237.3753.739
33	TP Hồ Chí Minh	Trụ sở 1: 159 Pasteur, phường Xuân Hòa, TP.Hồ Chí Minh	0283.822.2409;  0283.829.1302
		Trụ sở 2: đường Lê Lợi, phường Bình Dương, Thành phố Hồ Chí Minh	02743.828.946
		Trụ sở 3: số 01 đường Phạm Văn Đồng, phường Bà Rịa, Thành phố Hồ Chí Minh	02543.3852.151
34	Vĩnh Long	Số 42 Nguyễn Huệ, Phường Long Châu, tỉnh Vĩnh Long.	0270.3.822233

Lưu ý: Địa chỉ & SĐT trên chỉ mang tính tham khảo. Vui lòng liên hệ trước để xác nhận chính xác khi đến nộp tại Sở Nội vụ.

5. Phạt đến 20 triệu đồng nếu không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động

Căn cứ theo điểm a khoản 1 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, trường hợp người sử dụng lao động không khai trình việc sử dụng lao động theo quy định sẽ bị phạt tiền từ 01 đến 03 triệu đồng.

Ngoài ra, theo quy định tại điểm c khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP về mức xử phạt khi vi phạm về tuyển dụng, quản lý lao động:

2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

…

c) Không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định.

Lưu ý: Theo quy định khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt tiền quy định trên áp dụng đối cá nhân, trường hợp tổ chức vi phạm thì mức phạt gấp 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.

Do đó, nếu doanh nghiệp sử dụng lao động không khai trình việc sử dụng lao động theo quy định sẽ bị phạt tiền từ 02 đến 06 triệu đồng.

Trường hợp không báo cáo tình hình thay đổi về lao động sẽ bị xử phạt như sau:

• Phạt 5 triệu đến 10 triệu đồng: Đối với người sử dụng lao động là cá nhân
• Phạt từ 10 triệu đồng đến 20 triệu đồng: Đối với người sử dụng lao động là tổ chức.

Việc áp dụng mẫu báo cáo tình hình sử dụng lao động giúp doanh nghiệp cập nhật đầy đủ thông tin lao động hiện tại. Hi vọng với bài viết trên bạn đọc đã nắm được mẫu báo cáo tình hình lao động và cách nộp chi tiết.