Công ty không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN khiến nhiều người băn khoăn về thủ tục quyết toán thuế cuối năm. Trong trường hợp này, người lao động có thực hiện quyết toán thuế TNCN được không và cần xử lý như thế nào để đảm bảo quyền lợi hợp pháp? Bài viết dưới đây MISA meInvoice sẽ hướng dẫn cách xử lý chi tiết!
1. Công ty có bắt buộc phải cấp chứng từ không?
Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC về chứng từ khấu trừ thuế như sau:
Điều 25. Khấu trừ thuế và chứng từ khấu trừ thuế
…2. Chứng từ khấu trừ
a) Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.
Đồng thời, căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 17 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/06/2025) về thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN như sau:
Điều 31. Thời điểm lập chứng từ
1. Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí, phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.
Như vậy, theo quy định pháp luật, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) phải được lập tại thời điểm tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đối với người lao động. Đồng thời, chứng từ này phải được giao cho cá nhân có thu nhập bị khấu trừ.
Thời điểm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN được xác định là khi cá nhân có yêu cầu gửi đến tổ chức, cá nhân trả thu nhập. Pháp luật không có quy định về thời hạn cụ thể đối với việc cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN. Do đó, công ty có trách nhiệm cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN của cá nhân bị khấu trừ khi được yêu cầu, trừ trường ủy quyền quyết toán thuế.
Việc doanh nghiệp không cấp chứng từ khấu trừ thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) là hành vi chưa tuân thủ đúng quy định của pháp luật, tiềm ẩn rủi ro pháp lý và ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của người lao động.
Để giải quyết triệt để vấn đề này và tự động hóa quy trình, phần mềm AMIS Thuế TNCN là giải pháp tối ưu, giúp doanh nghiệp xuất chứng từ khấu trừ thuế điện tử một cách nhanh chóng, hợp lệ và chính xác, đảm bảo tuân thủ nghiêm ngặt các quy định hiện hành.
>> Trải nghiệm miễn phí ngay AMIS Thuế TNCN để đơn giản hóa công tác quản lý thuế và đảm bảo tuân thủ các quy định mới nhất Tại đây
| → Đọc thêm:
|
2. Cách xử lý công ty không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN dù được yêu cầu
➤ Hướng dẫn xử lý
Trong trường hợp công ty đang hoạt động nhưng không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN dù được yêu cầu thì cách xử lý như sau:
- Cách 1: Gửi yêu cầu đến bộ phận nhân sự
Người lao động thực hiện gửi email đến bộ phận nhân sự của doanh nghiệp, đề nghị cung cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Nội dung email phải bao gồm các thông tin cơ bản dưới đây:
-
- Họ và tên đầy đủ của người lao động;
- Mã số thuế cá nhân;
- Thời gian làm việc tại doanh nghiệp (ví dụ: từ 01/2022 đến 09/2025);
- Số điện thoại liên hệ.
Trường hợp không nhận được phản hồi sau 05 ngày làm việc kể từ ngày gửi, người lao động cần chủ động gửi lại email nhắc nhở hoặc liên hệ trực tiếp với kế toán của doanh nghiệp để đảm bảo tiến độ giải quyết yêu cầu.
- Cách 2: Khiếu nại đến cơ quan thuế
Sau khi đã thực hiện phương án trên mà vẫn chưa nhận được chứng từ, người lao động gửi đơn khiếu nại tới Chi cục thuế quản lý trực tiếp nơi doanh nghiệp đặt trụ sở để yêu cầu giải quyết việc doanh nghiệp không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.
- Cách 3: Khởi kiện ra Tòa án
Trường hợp cơ quan thuế đã có biện pháp can thiệp nhưng người lao động vẫn không nhận được chứng từ, gây hậu quả như không thể hoàn thuế thì người lao động có quyền khởi kiện doanh nghiệp ra Tòa án có thẩm quyền để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình.
Lưu ý: Đối với trường hợp doanh nghiệp đã giải thể hoặc chấm dứt hoạt động nên không thể cấp chứng từ khấu trừ thuế, cơ quan thuế căn cứ vào dữ liệu ngành để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân, đồng thời không bắt buộc phải nộp chứng từ khấu trừ thuế trong hồ sơ quyết toán.
➤ Mức xử phạt nếu công ty cố ý không cấp
Theo quy định tại điều 44 Luật quản lý thuế 2019, cá nhân có quyền khiếu nại về hành vi vi phạm của tổ chức trả thu nhập liên quan đến việc không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân. Hồ sơ kèm theo gồm: văn bản yêu cầu cấp chứng từ đã gửi cho công ty, tài liệu chứng minh thu nhập và mã số thuế cá nhân.
Cơ quan thuế tiến hành kiểm tra dữ liệu khấu trừ thuế trên hệ thống điện tử của công ty (căn cứ Nghị định 123/2020/NĐ-CP); đồng thời yêu cầu công ty giải trình trong thời hạn từ 10 đến 15 ngày. Nếu phát hiện sai phạm, cơ quan thuế có thể áp dụng biện pháp cưỡng chế, xử phạt hành chính theo quy định tại Điều 16 Nghị định 125/2020/NĐ-CP với mức tiền phạt từ 5.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi khai sai, không thực hiện nghĩa vụ khấu trừ thuế.
Trường hợp cá nhân bị ảnh hưởng, cơ quan thuế hỗ trợ hoàn thiện thủ tục quyết toán thuế dựa trên dữ liệu thuế, không bắt buộc xuất trình chứng từ khấu trừ thuế bản gốc.
3. Không có chứng từ khấu trừ thuế TNCN người lao động có quyết toán thuế được không?
- Quy định về hồ sơ quyết toán thuế đối với cá nhân không ủy quyền quyết toán thay
Căn cứ theo Điểm b Tiết 9.2 Khoản 9 Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định số 126/2020/NĐ-CP, cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công không thuộc trường hợp được ủy quyền cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập quyết toán thuế thay thì phải trực tiếp khai quyết toán thuế với cơ quan thuế theo các mẫu sau:
-
- Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân mẫu số 02/QTT-TNCN ban hành kèm theo Phụ lục II Thông tư số 80/2021/TT-BTC
- Phụ lục mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN ban hành kèm theo Thông tư 80/2021/TT-BTC (nếu có đăng ký giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc);
- Bản chụp các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm, số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có); cá nhân chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin trên bản chụp.
- Bản sao các hóa đơn chứng từ chứng minh khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học (nếu có)
- Tài liệu chứng minh về số tiền đã trả của đơn vị, tổ chức trả thu nhập ở nước ngoài trong trường hợp cá nhân nhận thu nhập từ các tổ chức quốc tế, Đại sứ quán, Lãnh sự quán và nhận thu nhập từ nước ngoài.
- Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc quy định tại khoản 9.11 Phụ lục này (nếu tính giảm trừ cho người phụ thuộc tại thời điểm quyết toán thuế đối với người phụ thuộc chưa thực hiện đăng ký người phụ thuộc).
- Thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế
Căn cứ điểm b khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế năm 2019, thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ tư kể từ ngày kết thúc năm dương lịch đối với trường hợp cá nhân trực tiếp quyết toán thuế.
Đồng thời, căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 1 Nghị định 91/2022/NĐ-CP, trường hợp ngày cuối cùng của thời hạn nộp hồ sơ khai thuế trùng vào ngày nghỉ theo quy định thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày làm việc liền kề sau ngày nghỉ đó.
- Trường hợp công ty chấm dứt hoạt động
Ngoài ra, căn cứ theo quy định tại Điều 1 chương IV Công văn 883/TCT-DNNCN:
Hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN
…
– Bản sao (bản chụp từ bản chính) các chứng từ chứng minh số thuế đã khấu trừ, đã tạm nộp trong năm, số thuế đã nộp ở nước ngoài (nếu có). Trường hợp tổ chức trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế cho cá nhân do tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động thì cơ quan thuế căn cứ cơ sở dữ liệu của ngành thuế để xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế cho cá nhân mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế. Trường hợp tổ chức, cá nhân trả thu nhập sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử thì người nộp thuế sử dụng bản thể hiện của chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử (bản giấy do người nộp thuế tự in chuyển đổi từ chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử gốc do tổ chức, cá nhân trả thu nhập gửi cho người nộp thuế).
Như vậy, dựa trên các căn cứ pháp lý nêu trên, nếu không có chứng từ khấu trừ thuế TNCN, người lao động không thể thực hiện quyết toán thuế theo đúng quy định về hồ sơ và thời hạn quyết toán thuế. Trường hợp công ty chấm dứt hoạt động thì cơ quan Thuế sẽ xem xét xử lý hồ sơ quyết toán thuế mà không bắt buộc phải có chứng từ khấu trừ thuế.
Hành vi không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho người lao động không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi quyết toán thuế của cá nhân mà còn tiềm ẩn nguy cơ vi phạm nghĩa vụ kê khai, khấu trừ và cung cấp chứng từ theo quy định pháp luật thuế hiện hành.
Trong bối cảnh yêu cầu tuân thủ ngày càng chặt chẽ, doanh nghiệp cần một giải pháp kiểm soát và thực hiện nghiệp vụ một cách hệ thống. Phần mềm AMIS Thuế TNCN hỗ trợ lập và xuất chứng từ khấu trừ thuế điện tử đúng chuẩn, đồng thời quản lý toàn bộ quy trình kê khai, đăng ký và quyết toán thuế, giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro pháp lý và đảm bảo thực hiện đầy đủ nghĩa vụ theo quy định.
- Xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử
- Đăng ký MST cá nhân
- Đăng ký người phụ thuộc
- Quyết toán thuế TNCN hàng năm;
- Kê khai thuế TNCN hàng tháng/quý/lần phát sinh;
Doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn miễn phí về phần mềm AMIS thuế TNCN xin vui lòng đăng ký tại đây:
