Hướng dẫn về việc ngày lập và ngày ký số hóa đơn điện tử

Ngày lập và ngày ký số hóa đơn điện tử như thế nào thì được coi là hợp lệ? Trường hợp ngày ký hóa đơn điện tử thực hiện sau ngày lập hóa đơn điện tử thì Doanh nghiệp căn cứ vào đâu để xác định nghĩa vụ kê khai, nộp thuế và hạch toán theo quy định?

>> Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là 1/11/2020 chứ không phải 1/7/2022 như doanh nghiệp lầm tưởng
>> Tổng hợp quan điểm của các cơ quan thuế về ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử
>> MISA là đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử đáp ứng Thông tư 68/2019/TT-BTC

Cùng MISA meInvoice tìm hiểu câu trả lời chi tiết tại Công văn 58325/CT-TTHT về việc ngày lập và ngày ký số hóa đơn điện tử như sau:

1. Công văn hướng dẫn Cục Thuế Hà Nội về việc ngày lập và ngày ký số hóa đơn điện tử

Trả lời công văn số 172/CV/TA2016 ngày 25/05/2017 của Công ty CP Thế giới số Trần Anh hỏi về chính sách thuế, Cục thuế Thành phố Hà Nội có ý kiến như sau:

– Căn cứ Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

+ Tại Điều 3 quy định Hóa đơn điện tử.

“1.Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được gửi tạo, lập, gửi nhận, lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Hóa đơn điện tử phải đáp ứng các nội dung quy định tại Điều 6 Thông tư này.

Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.”

+ Tại tiết e điểm 1 Điều 6 quy định nội dung của hóa đơn điện tử.

“e) Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.”

+ Tại Điều 8. Lập hóa đơn điện tử

“1. Lập hóa đơn điện tử là việc thiết lập đầy đủ các thông tin quy định tại Điều 6 Thông tư này khi bán hàng hóa, dịch vụ trên định dạng hóa đơn đã được xác định. Các hình thức lập hóa đơn điện tử:

– Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán;

– Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo và lập hóa đơn điện tử.

2. Gửi hóa đơn điện tử là việc truyền dữ liệu của hóa đơn từ người bán hàng hóa, dịch vụ đến người mua hàng hóa, dịch vụ.

Các hình thức gửi hóa đơn điện tử:

– Gửi trực tiếp: Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán, ký điện tửtrên hóa đơn và truyền trực tiếp đến hệ thống của người mua theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên. Trường hợp người mua hàng hóa, dịch vụ là đơn vị kế toán thì người mua ký điện tử trên hóa đơn điện tử nhận được và truyền hóa đơn điện tử có đủ chữ ký điện tử cả hai bên cho người bán theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử đã thỏa thuận giữa hai bên.”

– Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ:

+ Tại tiết a khoản 2 Điều 16 quy định về lập hóa đơn

“2. Cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn

1. a) Tiêu thức “Ngày tháng năm” lập hóa đơn

Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền…”

Căn cứ theo quy định trên, trường hợp của Công ty CP Thế giới số Trần Anh đang sử dụng hóa đơn điện tử, trong quá trình sử dụng khi bán hàng hóa, dịch vụ thì ngày lập hóa đơn điện tử Công ty phải thực hiện theo đúng quy định tại tiết a khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC. Trường hợp ngày ký hóa đơn điện tử thực hiện sau ngày lập hóa đơn điện tử thì Công ty phải căn cứ vào ngày lập hóa đơn điện tử để xác định nghĩa vụ kê khai, nộp thuế và hạch toán theo quy định.

Đối với trường hợp “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” trong việc điều chuyển hàng hóa giữa các kho trong Công ty để làm chứng từ giao nhận hàng hóa cũng như chứng từ đi đường trong quá trình vận chuyển không thuộc trường hợp hóa đơn điện tử theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Thông tư số 32/2011/TT-BTC. Do đó, Công ty vẫn phải sử dụng, quản lý và phát hành “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ” theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC nêu trên.

Cục Thuế TP Hà Nội trả lời để Công ty CP Thế giới số Trần Anh được biết và thực hiện.

2. MISA meInvoice là hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp

Phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice của MISA được xây dựng dựa trên sự tư vấn của phòng CNTT Tổng cục thuế và đã được các cơ quan thuế lớn Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Quảng Ninh, Bình Dương, Bắc Ninh,… kiểm nghiệm chất lượng hàng đầu và khuyến nghị đơn vị lựa chọn với tính năng ưu việt:

• Lập hóa đơn và ký số điện tử phát hành hóa đơn mọi lúc mọi nơi qua mobile, website, desktop
• Kết nối hơn 50 phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị phổ biến giúp tiết kiệm hơn 80% thời gian nhập liệu
• Theo dõi hạn nợ, thanh toán hóa đơn trực tuyến ngay trên mobile thông qua cổng thanh toán VNPay
• Tự động lấy được thông tin của khách hàng từ cơ quan thuế dựa trên Mã số thuế, tiết kiệm thời gian lập hóa đơn
• Đáp ứng đầy đủ mẫu hóa đơn theo nhu cầu quản trị của doanh nghiệp thuộc mọi ngành nghề & đầy đủ thông tin theo quy định của CQT
• ….

Mẫu hóa đơn điện tử MISA meInvoice – Sản phẩm của Công ty Cổ Phần MISA

Trên hóa đơn điện tử MISA meInvoice có đầy đủ có tiêu thức về hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp theo Quy định. Sử dụng hóa đơn điện tử MISA meInvoice Doanh nghiệp giải quyết tối ưu bài toán: Chi phí, thời gian và tính an toàn, bảo mật tuyệt đối.

Nhằm giúp các Doanh nghiệp trên địa bàn thực hiện kịp thời Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Nghị quyết 01/NQ-CP về việc sử dụng hóa đơn điện tử, MISA tham gia đồng hành cùng Cục Thuế, Chi Cục Thuế cả nước triển khai hóa đơn điện tử với chương trình hỗ trợ đặc biệt như sau:

• Đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử
• Không giới hạn thời gian sử dụng
• Không giới hạn người sử dụng

Bên cạnh đó, MISA hỗ trợ miễn 5 loại phí hóa đơn lên đến 5 TRIỆU ĐỒNG:

• MIỄN 100% phí thuê bao hàng năm
• MIỄN 100% phí thiết kế mẫu hóa đơn cơ bản
• MIỄN 100% phí tích hợp với các phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị khác nhau
• MIỄN 100% phí tư vấn thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế
• MIỄN 100% phí lưu trữ, tra cứu hóa đơn 10 năm

Với hơn 25 năm kinh nghiệm chuyên phát triển phần mềm trong lĩnh vực tài chính kế toán, hóa đơn điện tử, kê khai Thuế (T-VAN),… cho gần 250.000 khách hàng và hàng triệu cá nhân kinh doanh, MISA cam kết sẽ đảm bảo vê chất lượng và độ tin cậy cho các doanh nghiệp khi sử dụng sản phẩm/dịch vụ của MISA.