Thủ tục thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử CHI TIẾT

Việc quản lý hóa đơn đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru mà còn tránh những rủi ro pháp lý không đáng có. Trong trường hợp doanh nghiệp cần tạm dừng hoạt động hoặc thay đổi phương thức kinh doanh, việc lập thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử là thủ tục bắt buộc cần thực hiện ngay. Bài viết dưới đây MISA meInvoice sẽ hướng dẫn bạn quy trình thực hiện chuẩn xác và nhanh chóng nhất.

1. Các trường hợp phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

Căn cứ khoản 1 Điều 16 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 12 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, các trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn được quy định như sau:

• Chấm dứt hiệu lực mã số thuế đối với doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
• Thuộc trường hợp cơ quan thuế xác minh và thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.
• Tạm ngừng kinh doanh; hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo văn bản gửi cơ quan thuế (Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 70/2025/NĐ-CP); hoặc hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chuyển đổi phương pháp từ kê khai sang phương pháp khoán hoặc nộp thuế theo từng lần phát sinh theo thông báo của cơ quan thuế.
• Có thông báo của cơ quan thuế về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để thực hiện cưỡng chế nợ thuế.
• Có hành vi sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ, bị cơ quan có thẩm quyền phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế.
• Có hành vi lập hóa đơn điện tử nhằm bán khống hàng hóa, cung cấp dịch vụ để chiếm đoạt tiền của tổ chức, cá nhân, bị cơ quan có thẩm quyền phát hiện, khởi tố và thông báo cho cơ quan thuế; hoặc cơ quan công an, viện kiểm sát, tòa án có văn bản đề nghị cơ quan thuế ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đối với tổ chức, cá nhân nêu trên.
• Trường hợp cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh ngành, nghề kinh doanh có điều kiện do không đáp ứng điều kiện theo quy định; hoặc khi cơ quan có thẩm quyền phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế về hành vi vi phạm pháp luật về thuế và hóa đơn.
• Người nộp thuế đang sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhưng thay đổi ngành, nghề dẫn đến không đáp ứng điều kiện theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP; khi đó, cơ quan thuế ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
• Trong quá trình thanh tra, kiểm tra, nếu cơ quan thuế xác định người nộp thuế có hành vi trốn thuế; hoặc được thành lập để mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp; hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn điện tử để trốn thuế, thì cơ quan thuế ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử; việc xử lý thực hiện theo trình tự tại điểm c khoản 2 Điều 16 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
• Người nộp thuế thuộc diện rủi ro rất cao theo mức độ rủi ro, thì cơ quan thuế thực hiện ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại điểm d khoản 2 Điều 16 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

2. Tải mẫu thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Mẫu thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP là Mẫu số 01/TB-NSD.

>> Tải Mẫu thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử số 01/TB-NSD Tại đây

3. Thủ tục ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 70

Căn cứ khoản 2 Điều 16 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại khoản 12 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP), trình tự thực hiện ngừng sử dụng hóa đơn điện tử được quy định cụ thể theo các bước sau:

➤ Bước 1: Hệ thống tự động ngừng tiếp nhận hóa đơn

• Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế thực hiện ngừng tiếp nhận hóa đơn điện tử (không gửi thông báo ngừng sử dụng) đối với các trường hợp:

• • Chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
  • Cơ quan thuế thông báo người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký.
  • Thực hiện cưỡng chế nợ thuế.
  • Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh chuyển đổi phương pháp tính thuế.

• Thời điểm áp dụng: Kể từ ngày chấm dứt hiệu lực mã số thuế, ngày ban hành thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký hoặc ngày ra quyết định cưỡng chế nợ thuế.

➤ Bước 2: Gửi thông báo ngừng sử dụng hóa đơn qua Cổng thông tin điện tử

• Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế gửi thông báo điện tử về việc ngừng sử dụng hóa đơn điện tử (bao gồm cả hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền) theo Mẫu số 01/TB-NSD đối với các trường hợp:

• • Tạm ngừng kinh doanh.
  • Tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử theo văn bản của người nộp thuế.
• Thời điểm áp dụng: Khi nhận được thông báo của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc văn bản đề nghị của người nộp thuế.

➤ Bước 3: Ban hành thông báo bởi Thủ trưởng cơ quan thuế quản lý trực tiếp

Thủ trưởng cơ quan thuế quản lý trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:

• Ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn ngay lập tức:

• • Áp dụng đối với trường hợp: Sử dụng hóa đơn để bán hàng lậu, hàng cấm, hàng giả, hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ; hoặc người nộp thuế được thành lập để mua bán, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.
  • Thời điểm áp dụng: Kể từ ngày cơ quan thuế nhận được thông báo của cơ quan có thẩm quyền.

• Gửi thông báo yêu cầu giải trình hoặc bổ sung thông tin:

• • Áp dụng đối với trường hợp: Vi phạm pháp luật về thuế và hóa đơn; hoặc người nộp thuế thuộc diện rủi ro rất cao.
  • Thời điểm áp dụng: Trong vòng 01 ngày làm việc sau khi nhận được thông báo của cơ quan có thẩm quyền hoặc ngay sau khi xác định mức độ rủi ro.

➤ Bước 4: Thực hiện giải trình và xử lý kết quả giải trình

• Trách nhiệm của người nộp thuế:

• • Thực hiện giải trình hoặc bổ sung thông tin, tài liệu trong thời hạn không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo.
  • Hình thức: Giải trình trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc gửi văn bản.
• Xử lý kết quả giải trình:

• • Trường hợp giải trình hợp lệ: Nếu chứng minh được việc sử dụng hóa đơn đúng quy định, người nộp thuế được tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử.
  • Trường hợp giải trình chưa hợp lệ: Cơ quan thuế gửi thông báo yêu cầu bổ sung lần 2 ngay trong ngày làm việc. Người nộp thuế có tối đa 02 ngày làm việc để thực hiện tiếp.
  • Trường hợp không giải trình: Nếu hết thời hạn mà người nộp thuế không giải trình hoặc bổ sung thông tin, cơ quan thuế ban hành thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã) và thực hiện xử lý theo quy định pháp luật.

Việc nắm vững các quy định và thực hiện đúng trình tự thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp đảm bảo tính tuân thủ và tránh những rủi ro pháp lý không đáng có với cơ quan Thuế. Tuy nhiên, để quá trình quản lý hóa đơn, dù là khi đang hoạt động hay khi cần thực hiện các thay đổi về trạng thái sử dụng luôn được diễn ra một cách chính xác, tự động và chuẩn hóa theo quy định mới nhất, doanh nghiệp cần một công cụ quản trị chuyên nghiệp. MISA meInvoice chính là giải pháp hóa đơn điện tử hàng đầu, giúp các doanh nghiệp kiểm soát mọi thao tác nghiệp vụ, từ khởi tạo, thay đổi thông tin đến việc thực hiện các thủ tục thay đổi trạng thái hóa đơn một cách an toàn và minh bạch nhất.

MISA meInvoice – Phần mềm hóa đơn điện tử được tin dùng hàng đầu hiện nay.

4. Hướng dẫn đăng ký ngừng sử dụng hóa đơn điện tử trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice

Dưới đây là các bước hướng dẫn đăng ký ngừng sử dụng hóa đơn điện tử trên phần mềm MISA meInvoice:

• Bước 1: Khởi tạo tờ khai

Truy cập phân hệ Đăng ký phát hành\Lập tờ khai, thực hiện nhấn chọn Lập tờ khai.

• Bước 2: Lựa chọn loại tờ khai

Lựa chọn loại tờ khai Thay đổi thông tin. Hệ thống sẽ tự động truy xuất và hiển thị các thông tin dựa trên tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đã nộp trước đó.

• Bước 3: Khai báo các thông tin trên tờ khai

Thực hiện kê khai đầy đủ và chính xác các nhóm thông tin sau:

• • Danh sách chứng thư số dự kiến sử dụng.
  • Tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
  • Đơn vị truyền nhận dữ liệu.

• Bước 4: Kê khai nội dung đề nghị tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử

Tại mục Đề nghị tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, thực hiện nhập các thông tin cụ thể như sau:

• • Từ ngày: Ghi ngày bắt đầu tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử (thông thường là ngày tiếp theo kể từ ngày quyết định tạm ngừng có hiệu lực).
  • Đến ngày: Ghi ngày dự kiến bắt đầu sử dụng lại hóa đơn điện tử.
  • Tổ chức cung cấp dịch vụ: Ghi đầy đủ tên đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử hoặc đơn vị truyền nhận dữ liệu đang được doanh nghiệp sử dụng.
  • Mã số thuế tổ chức cung cấp dịch vụ: Nhập chính xác mã số thuế của đơn vị cung cấp dịch vụ nêu trên.

• •  Sau khi hoàn tất, nhấn vào biểu tượng mũi tên màu xanh để thực hiện đăng ký chứng thư số cho việc tạm ngừng sử dụng.

Lưu ý: Trường hợp đơn vị có nhu cầu tạm ngừng sử dụng dịch vụ của nhiều nhà cung cấp khác nhau, thực hiện nhấn Thêm tổ chức cung cấp dịch vụ và kê khai tương tự như hướng dẫn trên.

• Bước 5: Ký số và gửi tờ khai

Thực hiện ký điện tử lên tờ khai bằng chứng thư số hợp lệ và tiến hành gửi tờ khai đến Cơ quan thuế.

• Bước 6: Kiểm tra và theo dõi kết quả

 Người dùng kiểm tra kết quả xử lý tại cột Trạng thái trong danh sách Tờ khai.

Sau khi đã hiểu rõ các trường hợp và quy trình lập thông báo ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, câu hỏi đặt ra là làm thế nào để các nghiệp vụ về hóa đơn của doanh nghiệp luôn được thực hiện nhanh chóng, giảm thiểu sai sót thủ công và dễ dàng kết nối với hệ thống của Tổng cục Thuế? Câu trả lời nằm ở việc ứng dụng các công nghệ số hóa hiện đại.

Với MISA meInvoice, mọi quy trình từ phát hành, thay đổi thông tin đến quản lý trạng thái hóa đơn đều được tự động hóa tối đa. Giải pháp này không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa thời gian xử lý hồ sơ mà còn đảm bảo mọi dữ liệu luôn được đồng bộ chuẩn xác, sẵn sàng cho mọi yêu cầu thay đổi hay tạm ngừng theo quy định pháp luật.

Doanh nghiệp quan tâm phần mềm MISA meInvoice & có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong 7 ngày, vui lòng ĐĂNG KÝ tại đây: