Xuất hóa đơn sai thời điểm là lỗi phổ biến mà nhiều doanh nghiệp thường gặp trong quá trình hoạt động. Hành vi này không chỉ ảnh hưởng đến việc tuân thủ quy định về thuế mà còn tiềm ẩn nguy cơ bị xử phạt. Hãy cùng MISA meInvoice tìm hiểu bài viết dưới đây để nắm rõ mức phạt và cách xử lý chi tiết khi xuất hóa đơn sai thời điểm.
1. Xuất hóa đơn không đúng thời điểm là như thế nào?
Xuất hóa đơn không đúng thời điểm là hành vi lập hóa đơn tại thời điểm không phù hợp với quy định tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Cụ thể, hành vi này xảy ra khi hóa đơn không được lập đúng thời điểm theo quy định áp dụng cho từng loại hoạt động mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc các trường hợp bàn giao, giao nhận từng phần theo quy định pháp luật.
- Xuất hóa đơn cho hoạt động bán hàng hóa:
-
- Thời điểm lập hóa đơn phải là khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
- Đối với xuất khẩu hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn do bên bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày hàng hóa được thông quan theo quy định của pháp luật về hải quan.
=> Hóa đơn được lập sau các thời điểm trên là không đúng thời điểm.
- Xuất hóa đơn cho hoạt động cung cấp dịch vụ:
-
- Thời điểm lập hóa đơn là khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
- Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là khi thu tiền.
- Đối với một số dịch vụ đặc thù như kiểm toán, tư vấn, giám định, thiết kế, quản lý dự án, giám sát, lập dự toán xây dựng: Chậm nhất là thời điểm ký biên bản nghiệm thu từng phần hoặc toàn bộ dịch vụ.
=> Lập hóa đơn sau các thời điểm nêu trên là không đúng thời điểm.
- Xuất hóa đơn cho giao hàng nhiều lần/từng hạng mục, công đoạn dịch vụ:
Phải lập hóa đơn cho từng lần giao hàng hoặc từng lần bàn giao hạng mục, công đoạn dịch vụ, giá trị hàng hóa/dịch vụ được giao tương ứng.
=> Nếu lập hóa đơn sau thời điểm từng lần giao hàng, bàn giao là không đúng thời điểm.
Xem chi tiết:
- [Giải đáp] Tạm ứng có phải xuất hóa đơn không?
- Thời điểm xuất hóa đơn của các loại hàng hóa, dịch vụ
Như vậy, các trường hợp lập hóa đơn sau thời điểm chuyển quyền sở hữu hàng hóa, hoàn thành cung cấp dịch vụ… theo quy định đều bị coi là xuất hóa đơn sai thời điểm và sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật.
2. Mức phạt xuất hóa đơn sai thời điểm 2026 lên tới 70 triệu đồng
Căn cứ Điều 24 Nghị định số 125/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung tại khoản 14 Điều 1 Nghị định số 310/2025/NĐ-CP (có hiệu lực kể từ ngày 16 tháng 01 năm 2026), quy định về xử phạt đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm như sau:
a) Phạt cảnh cáo đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với:
- Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, làm hàng mẫu;
- Hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ phục vụ tiếp tục quá trình sản xuất);
- Xuất hàng dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa với số lượng 1 hóa đơn.
b) Đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm, áp dụng mức phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng, trong các trường hợp sau:
- Lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với các hàng hóa, dịch vụ nêu tại điểm a) với số lượng từ 02 đến dưới 10 hóa đơn;
- Lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với số lượng 1 hóa đơn.
c) Đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm, áp dụng mức phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng, đối với các trường hợp:
- Lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với các hàng hóa, dịch vụ tại điểm a) với số lượng từ 10 đến dưới 50 hóa đơn;
- Lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với số lượng từ 02 đến dưới 10 hóa đơn.
d) Đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm, áp dụng mức phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng, trong các trường hợp sau:
- Lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với các hàng hóa, dịch vụ tại điểm a) với số lượng từ 50 đến dưới 100 hóa đơn;
- Lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với số lượng từ 10 đến dưới 20 hóa đơn.
đ) Đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm, áp dụng mức phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng trong các trường hợp:
- Lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với các hàng hóa, dịch vụ tại điểm a) với số lượng từ 100 hóa đơn trở lên;
- Lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với số lượng từ 20 đến dưới 50 hóa đơn.
e) Trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với số lượng
Từ 50 đến dưới 100 hóa đơn: mức phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng.
g) Trường hợp lập hóa đơn không đúng thời điểm khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với số lượng
Từ 100 hóa đơn trở lên: mức phạt tiền từ 50.000.000 đồng đến 70.000.000 đồng.
Đừng để việc xuất hóa đơn sai thời điểm kéo doanh nghiệp vào vòng xoáy xử phạt, mất thời gian, tốn chi phí và đánh mất uy tín. Việc sử dụng các giải pháp công nghệ như phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice giúp doanh nghiệp tự động kiểm tra, kiểm soát đúng thời điểm lập hóa đơn, đảm bảo chuẩn chỉnh từng nghiệp vụ. Đăng ký trải nghiệm ngay!
 |
MISA meInvoice – Phần mềm hóa đơn điện tử được tin dùng hàng đầu hiện nay. |
3. Thời hiệu xử phạt xuất hóa đơn sai thời điểm
Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 8 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 1 Nghị định 102/2021/NĐ-CP) về thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn; thời hạn được coi là chưa bị xử phạt; thời hạn truy thu thuế như sau:
Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn; thời hạn được coi là chưa bị xử phạt; thời hạn truy thu thuế
1. Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn
a) Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn là 02 năm
b) Thời điểm tính thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn được quy định như sau:
Đối với hành vi vi phạm hành chính đang được thực hiện quy định tại điểm c khoản này thì thời hiệu được tính từ ngày người có thẩm quyền thi hành công vụ phát hiện hành vi vi phạm.
Đối với hành vi vi phạm hành chính đã kết thúc quy định tại điểm d khoản này thì thời hiệu được tính từ ngày chấm dứt hành vi vi phạm.
Như vậy, thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi xuất hóa đơn sai thời điểm là 02 năm theo quy định pháp luật và thời điểm tính thời hiệu xử phạt tính từ ngày hành vi vi phạm chấm dứt.
4. Cách xử lý khi phát hiện hóa đơn xuất sai thời điểm
Việc xử lý hóa đơn lập sai thời điểm được thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Các bên (người bán, người mua) tiến hành thỏa thuận và lập văn bản thỏa thuận về việc điều chỉnh trước khi lập hóa đơn điều chỉnh đối với hóa đơn đã xuất sai thời điểm.
- Bước 2: Người bán tiến hành lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc thay thế đối với hóa đơn đã xuất sai thời điểm.
- Bước 3: Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới (điều chỉnh hoặc thay thế), sau đó gửi hóa đơn này cho người mua.
- Bước 4: Hai bên lưu giữ biên bản điều chỉnh hóa đơn để phục vụ việc giải trình khi cần thiết.
Lưu ý:
- Hóa đơn điều chỉnh đối với hóa đơn xuất sai thời điểm phải ghi rõ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
- Hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn điện tử lập sai thời điểm phải ghi rõ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.
➤ Khi phát sinh hành vi lập hóa đơn sai thời điểm, các bên liên quan có trách nhiệm thực hiện điều chỉnh nhằm bảo đảm tuân thủ đúng quy định pháp luật về thuế và kế toán.
- Đối với bên bán:
Bên bán phải xác định lại kỳ phát sinh thực tế của hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ để kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) và xác định doanh thu tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) cho đúng kỳ tính thuế. Nói cách khác, mặc dù hóa đơn được lập tại thời điểm khác, các nghĩa vụ về thuế và doanh thu vẫn phải phản ánh đúng vào kỳ thực tế phát sinh giao dịch.
- Đối với bên mua:
Bên mua kê khai thuế GTGT đầu vào tại kỳ nhận hóa đơn, song lại phải ghi nhận chi phí vào đúng kỳ thực tế xảy ra giao dịch, tức là vào thời điểm nhận hàng hóa hoặc dịch vụ thực tế từ bên bán.
Ví dụ: Nếu bên bán lập hóa đơn ngày 05/01/2026 nhưng việc giao hàng thực tế diễn ra ngày 28/12/2025 thì:
- Bên bán phải kê khai thuế GTGT và ghi nhận doanh thu vào kỳ tháng 12/2025. Theo đó, doanh thu và thuế sẽ được tính vào năm 2025, không phải năm 2026, bảo đảm đúng quy định về thời điểm xuất hóa đơn và nghĩa vụ thuế.
- Bên mua kê khai thuế GTGT của hóa đơn này vào kỳ tháng 01/2026, nhưng chi phí tương ứng được ghi nhận vào năm 2025, là thời điểm thực tế phát sinh giao dịch.
5. Giải đáp một số thắc mắc
Xuất hóa đơn chậm 1 ngày có bị phạt không?
Theo quy định hiện hành, lập hóa đơn không đúng thời điểm bao gồm cả việc xuất hóa đơn chậm 1 ngày so với thời điểm quy định vẫn bị coi là hành vi vi phạm và có thể bị xử phạt.
Mức xử phạt cụ thể phụ thuộc vào số lượng hóa đơn xuất sai thời điểm và tính chất giao dịch:
- Nếu là lần đầu, số lượng nhỏ (ví dụ: chỉ 1 hóa đơn), thường sẽ bị cảnh cáo.
- Trường hợp vi phạm nhiều hơn có thể bị phạt tiền với các mức từ 500.000 đồng đến 70.000.000 đồng tuỳ theo số lượng và tính chất hóa đơn đã xuất sai thời điểm.
Như vậy, dù chỉ xuất hóa đơn chậm 1 ngày, doanh nghiệp vẫn có thể bị xử phạt theo quy định pháp luật về thuế.
Hóa đơn xuất sai thời điểm bên mua có bị phạt không?
Theo quy định pháp luật hiện hành, hành vi lập hóa đơn sai thời điểm là vi phạm của bên bán và bên bán là đối tượng bị xử phạt. Bên mua sẽ không bị xử phạt về hành vi này, nếu việc mua bán là có thật và đáp ứng đầy đủ các điều kiện về hóa đơn, chứng từ thanh toán, kê khai thuế theo quy định.
Tuy nhiên, bên mua vẫn phải đảm bảo việc hạch toán chi phí, kê khai thuế đúng thực tế phát sinh giao dịch và lưu giữ hồ sơ chứng từ đầy đủ để phục vụ kiểm tra, giải trình nếu cơ quan thuế yêu cầu. Trường hợp nếu bên mua sử dụng hóa đơn đó để kê khai thuế dẫn đến sai sót hoặc sử dụng hóa đơn không hợp lệ thì bên mua có thể bị xử phạt vì hành vi sử dụng hóa đơn không đúng quy định.
Hóa đơn xuất sai thời điểm có được khấu trừ?
Trường hợp hóa đơn được lập sai thời điểm nhưng giao dịch mua bán là có thật, có đầy đủ hóa đơn và chứng từ thanh toán hợp lệ, đồng thời bên bán đã kê khai, nộp thuế đầy đủ thì bên mua vẫn được đưa khoản chi phí này vào tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và được kê khai khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào. Đối với bên bán, hành vi lập hóa đơn sai thời điểm sẽ bị xử phạt theo quy định với mức xử phạt cụ thể áp dụng tùy từng trường hợp vi phạm.
Việc xuất hóa đơn sai thời điểm không chỉ khiến doanh nghiệp đối mặt với nguy cơ bị xử phạt mà còn ảnh hưởng đến uy tín và tình hình tài chính. Để chủ động phòng tránh các sai sót và đảm bảo tuân thủ quy định, việc sử dụng các giải pháp công nghệ như phần mềm hóa đơn điện tử như MISA meInvoice được coi là lựa chọn thông minh.
Phần mềm Xử lý hóa đơn MISA meInvoice ứng dụng công nghệ AI tiên tiến – Tự động cập nhật dữ liệu từ Tổng cục Thuế, kết nối dữ liệu lên phần mềm kế toán và nhanh chóng kiểm tra sai sót, kịp thời cảnh báo khi phát hiện có các rủi ro về hóa đơn như:
- Hóa đơn sai thông tin (Thông tin người mua, người bán)
- Ngày ký và ngày lập lệch nhau
- Người bán có rủi ro cao về thuế
- Tình trạng hoạt động của doanh nghiệp (Đang hoạt động hay đã ngừng hoạt động)
- Tính hợp lệ, hợp pháp của chữ ký số
Doanh nghiệp quan tâm phần mềm MISA meInvoice & có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ 5 NGÀY đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA, vui lòng ĐĂNG KÝ tại đây:
