Mức phạt cho việc mua hóa đơn đỏ trái quy định có thể lên tới 1 tỷ đồng và có nguy cơ đóng cửa doanh nghiệp. Do vậy, doanh nghiệp cần nắm rõ thủ tục và giấy tờ khi đặt mua hóa đơn GTGT của cơ quan thuế để tránh những sai phạm đáng tiếc. Bài viết dưới đây MISA meInvoice sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết cách mua hóa đơn GTGT ở Cơ quan thuế, giải đáp những câu hỏi như các thủ tục cần thiết về đối tượng được mua, thủ tục…
1. Tổng quan về Hóa đơn đỏ
1.1. Khái niệm về Hóa đơn đỏ
“Hóa đơn đỏ” là cách gọi thông dụng của người dân để chỉ hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn VAT). Đây là chứng từ kế toán hợp pháp theo quy định pháp luật về thuế và hóa đơn.
Quy định hóa đơn giá trị gia tăng (Hóa đơn đỏ có VAT) là loại hóa đơn dành cho tổ chức tính thuế theo phương pháp khấu trừ.
1.2. Ý nghĩa của Hóa đơn đỏ
Hóa đơn đỏ hay còn gọi là hóa đơn GTGT có 03 ý nghĩa quan trọng với từng đối tượng, cụ thể:
Thứ nhất, hóa đơn GTGT được dùng là căn cứ xác định số tiền thuế mà doanh nghiệp phải nộp vào ngân sách nhà nước.
Thứ hai, việc người mua nhận hóa đơn đỏ khi mua hàng hóa dịch vụ sẽ giúp việc giám sát bên bán có thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế hay không dễ dàng hơn.
Ngoài ra, với người mua hàng, việc lấy hóa đơn đỏ giúp họ đảm bảo các quyền lợi về quyền sử dụng với sản phẩm, dịch vụ, quyền sở hữu,.. Là căn cứ để khiếu nại về chất lượng và chế độ bảo hành của hàng hóa dịch vụ.
2. Đối tượng nào được phép mua hóa đơn GTGT?
Căn cứ khoản 3 điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:
3. Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in là hóa đơn được thể hiện dưới dạng giấy do cơ quan thuế đặt in để bán cho tổ chức, cá nhân thuộc đối tượng và trường hợp được mua hóa đơn của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 23 Nghị định này để sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Cụ thể căn cứ theo điều 23 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về các đối tượng được phép mua hóa đơn GTGT của cơ quan Thuế gồm:
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh nhưng chưa đủ điều kiện dùng hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp được mua hóa đơn giấy do cơ quan thuế đặt in nếu thuộc nhóm doanh nghiệp/tổ chức/hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh:
-
- Không giao dịch điện tử với cơ quan thuế (không làm thủ tục qua phương tiện điện tử).
- Không có hạ tầng công nghệ thông tin.
- Không có phần mềm kế toán.
- Không có phần mềm lập hóa đơn điện tử, nên không thể lập và truyền dữ liệu hóa đơn điện tử cho người mua và cơ quan thuế.
- Thời hạn mua: tối đa 12 tháng. Hết giai đoạn này, cơ quan thuế sẽ có giải pháp hỗ trợ/chuyển đổi dần để doanh nghiệp chuyển sang hóa đơn điện tử theo quy định.
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khi hệ thống cấp mã hóa đơn của cơ quan thuế bị sự cố
Nếu doanh nghiệp đang sử dụng hóa đơn điện tử mà hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin cấp mã hóa đơn của cơ quan thuế gặp sự cố theo quy định thì trong thời gian sự cố, doanh nghiệp thuộc nhóm có thể được mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in để đảm bảo hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ không bị gián đoạn.
3. Hướng dẫn cách mua hóa đơn đỏ hợp pháp của Cơ quan thuế
Bước 1: Chuẩn bị giấy tờ, hồ sơ mua hóa đơn GTGT của Cơ quan thuế
Bước đầu tiên, các cá nhân kinh doanh cần chuẩn bị 02 bộ hồ sơ gồm đầy đủ giấy tờ theo Công văn 2025/TCT-TVQT quy định về hồ sơ mua hóa đơn của cơ quan thuế:
- Đơn đề nghị mua hóa đơn theo mẫu của cơ quan thuế (mẫu đơn được trình bày ở dưới);
- Giấy phép đăng ký kinh doanh;
- Chứng minh thư nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân của người đại diện trong đề nghị mua hóa đơn;
- Văn bản cam kết về địa chỉ sản xuất kinh doanh hiện tại trùng khớp với giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của cá nhân, trùng khớp với thông tin trên giấy phép đầu tư hoặc quyết định cấp phép kinh doanh của cơ quan có thẩm quyền.
- Hợp đồng cung cấp sản phẩm dịch vụ hoặc giấy mua bán hàng hóa (02 bản trong đó có ít nhất 01 bản chính);
- Tờ khai thuế GTGT, thu nhập cá nhân (02 bản);
- Tờ khai thuế thu nhập doanh nghiệp (đối với doanh nghiệp, tổ chức – 03 bản);
- Biên lai nộp thuế (02 bản photo).
Mẫu đơn đề nghị mua hóa đơn của cơ quan thuế có dạng như sau:
Đối với doanh nghiệp đã từng mua hóa đơn đỏ tại Chi cục thuế thì cần chuẩn bị những giấy tờ:
- Giấy giới thiệu doanh nghiệp
- Tờ đăng ký mua hóa đơn GTGT tại Cơ quan thuế
- Mộc vuông
- Chứng minh nhân dân của đại diện doanh nghiệp
Bước 2: Nộp hồ sơ lên Cơ quan thuế trực thuộc
Sau bước chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ để làm hồ sơ, cá nhân kinh doanh cần gửi hồ sơ tới cơ quan thuế mà cá nhân trực thuộc.
Bước 3: Nhận hóa đơn đã đăng ký mua từ Cơ quan thuế
Sau khi hồ sơ được nộp đến cơ quan thuế, các cá nhân kinh doanh sẽ được cơ quan thuế xác nhận trực tiếp và phát hành hóa đơn GTGT đã đăng ký mua.
Các cá nhân kinh doanh phải kiểm tra và tự chịu trách nhiệm ghi hoặc là đóng dấu các thông tin sau khi nhận được hóa đơn: Tên, địa chỉ, mã số thuế được in trên liên 2 của mỗi số hóa đơn.
Lưu ý:
- Khi mua hóa đơn GTGT, người mua chỉ phải nộp tiền theo giá hóa đơn đã niêm yết, ngoài ra không cần phải nộp thêm bất kỳ khoản chi phí nào khác.
- Hóa đơn GTGT thường sẽ được cơ quan thuế phát hành theo tháng với số lượng không quá 50 số hóa đơn (tương đương với 1 quyển) với đối tượng là các cá nhân kinh doanh mua hóa đơn lần đầu. Trường hợp cá nhân đã sử dụng hết hóa đơn mua lần đầu khi chưa hết tháng, cơ quan thuế căn cứ vào thời gian và số lượng hóa đơn đã sử dụng để quyết định số lượng hóa đơn bán lần tiếp theo.
4. Nội dung cơ bản quy định trên hóa đơn GTGT
Những nội dung cơ bản cần có trên một mẫu hóa đơn GTGT bao gồm:
- Tên,
- Địa chỉ
- Mã số thuế
- Danh mục hàng hóa dịch vụ
- Ngày thực hiện giao dịch
- Tổng giá trị hàng hóa dịch vụ
- Giá trị tính thuế GTGT
- Thuế suất GTGT
- Giá trị thuế GTGT
Khi xuất hóa đơn GTGT cần lưu ý những điều sau:
- Nội dung viết không được tẩy xóa, không đè chữ lên nhau và không gạch chéo phần còn trống.
- Thông tin người mua hàng phải điền đầy đủ và chính xác
- Người viết phải kẹp 3 liên viết cùng lúc, nội dung mỗi liên đồng nhất, không tách riêng từng liên
- Thời gian ghi trên hóa đơn ghi vào thời điểm phát sinh giao dịch hoặc ngay sau khi hoàn thành nghĩa vụ cung cấp dịch vụ, hàng hóa cho bên mua.
Mẫu hóa đơn GTGT mới
- Tải ngay Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng file word TẠI ĐÂY
Vậy hộ hay cá nhân kinh doanh có thể mua hóa đơn đỏ ngoài cơ quan thuế có vi phạm pháp luật không? Hãy cùng MISA meInvoice giải đáp nhé…
4. Rủi ro khi mua hóa đơn đỏ trái quy định pháp luật
4.1. Xử phạt khi mua hóa đơn đỏ khống, không rõ nguồn gốc
Căn cứ theo khoản 1 Điều 203 Bộ luật Hình sự 2015 quy định:
Người nào in, phát hành, mua bán trái phép hóa đơn, chứng từ thu nộp ngân sách nhà nước ở dạng phôi từ 50 số đến dưới 100 số hoặc hóa đơn, chứng từ đã ghi nội dung từ 10 số đến dưới 30 số hoặc thu lợi bất chính từ 30.000.000 đồng đến dưới 100.000.000 đồng, thì bị phạt tiền từ 50.000.000 đồng đến 200.000.000 đồng, phạt cải tạo không giam giữ đến 03 năm hoặc phạt tù từ 06 tháng đến 03 năm.”
Như vậy, hành vi mua bán hóa đơn (thường gọi là hóa đơn đỏ) có dấu hiệu vi phạm pháp luật có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự về Tội mua bán trái phép hóa đơn.
Căn cứ theo Điều 2 Thông tư liên tịch 10/2013/TTLT-BTP-BCA-TANDTC-VKSNDTC-BTC, các hành vi mua bán trái phép hóa đơn, chứng từ thu nộp ngân sách nhà nước được xác định bao gồm:
- Vi phạm về nội dung: Mua, bán hóa đơn chưa ghi nội dung hoặc nội dung ghi không đầy đủ, không chính xác theo quy định.
- Vi phạm về tính thực tế của giao dịch: Mua, bán hóa đơn đã ghi đầy đủ nội dung nhưng không kèm theo hàng hóa, dịch vụ thực tế.
- Vi phạm về tính hợp pháp của hóa đơn: Mua, bán các loại hóa đơn giả, hóa đơn chưa có giá trị sử dụng, hóa đơn đã hết giá trị sử dụng, hoặc sử dụng hóa đơn của các cơ sở kinh doanh khác nhằm mục đích hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ đầu vào hoặc để cấp cho khách hàng.
- Vi phạm về tính thống nhất của giá trị: Mua, bán hoặc sử dụng hóa đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hóa, dịch vụ giữa các liên hóa đơn.
Căn cứ Điều 203 Bộ luật Hình sự năm 2015 (trong đó khoản 2 và điểm b khoản 4 được sửa đổi bởi điểm k khoản 2 Điều 2 Luật sửa đổi Bộ luật Hình sự năm 2017), mức hình phạt đối với Tội mua bán trái phép hóa đơn (hóa đơn GTGT, thường gọi là hóa đơn đỏ) được quy định như sau:
- Đối với cá nhân
| Nội dung | Quy định |
| Khung hình phạt chính | Phạt tiền từ 200.000.000 đồng đến 500.000.000 đồng hoặc phạt tù từ 01 năm đến 05 năm |
| Điều kiện áp dụng |
|
| Hình phạt bổ sung |
|
- Đối với pháp nhân thương mại
| Trường hợp | Mức xử phạt |
| Phạm tội theo khoản 1 Điều 203 | Phạt tiền từ 100.000.000 đồng đến 500.000.000 đồng |
| Phạm tội theo các điểm a, b, d, đ, e, g khoản 2 Điều 203 | Phạt tiền từ 500.000.000 đồng đến 1.000.000.000 đồng |
| Trường hợp đặc biệt (Điều 79 BLHS). Đình chỉ hoạt động vĩnh viễn | |
| Hình phạt bổ sung |
|
Trước những chế tài nghiêm khắc của pháp luật đối với hành vi mua bán hóa đơn trái phép, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình quản trị hóa đơn chuẩn mực nhằm đảm bảo tính minh bạch. Thay vì đối mặt với rủi ro bị truy thu thuế hoặc xử lý hình sự, doanh nghiệp có thể áp dụng giải pháp hóa đơn điện tử MISA meInvoice. Thông qua hệ thống cảnh báo tự động các dấu hiệu sai phạm, MISA meInvoice giúp đơn vị kiểm soát chặt chẽ tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào và đầu ra, từ đó giảm thiểu tối đa các rủi ro pháp lý không đáng có.
> Nhận ngay 50 lượt kiểm tra hóa đơn đầu vào hợp lệ miễn phí tại đây
4.2. Hệ quả về uy tín và tổn thất tài chính
- Về uy tín: Hành vi mua bán hóa đơn trái phép làm suy giảm nghiêm trọng uy tín, vị thế của doanh nghiệp/hộ kinh doanh trước các cơ quan quản lý nhà nước, đối tác và khách hàng. Việc bị ghi nhận vi phạm pháp luật về thuế có thể dẫn đến việc bị đưa vào danh sách quản lý rủi ro cao, gây khó khăn cho các hoạt động kinh doanh và huy động vốn trong tương lai.
- Về tài chính: Ngoài các khoản phạt vi phạm hành chính, người vi phạm còn phải đối mặt với các hình phạt tài chính nặng nề như:
-
- Truy thu toàn bộ số tiền thuế đã kê khai không đúng quy định.
- Nộp tiền chậm nộp thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế.
- Chịu các hình phạt tiền hoặc các chế tài tài chính khác theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc bản án của Tòa án trong trường hợp bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
4.3. Không được công nhận chi phí được trừ và khấu trừ thuế GTGT
Việc sử dụng hóa đơn không hợp pháp (hóa đơn khống, hóa đơn giả hoặc hóa đơn không kèm theo giao dịch hàng hóa, dịch vụ thực tế) sẽ dẫn đến các hệ quả sau:
- Về thuế Giá trị gia tăng (GTGT): Các khoản thuế GTGT đầu vào được kê khai dựa trên hóa đơn không hợp lệ sẽ không được khấu trừ; đồng thời, doanh nghiệp sẽ bị yêu cầu thực hiện điều chỉnh giảm số thuế GTGT đã khấu trừ trước đó.
- Về thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN): Các chi phí được ghi nhận thông qua hóa đơn trái phép sẽ không được coi là chi phí hợp lý, hợp lệ khi xác định thu nhập chịu thuế. Do đó, các khoản chi phí này sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, làm tăng nghĩa vụ thuế phải nộp của đơn vị.
Phần mềm Xử lý hóa đơn MISA meInvoice ứng dụng công nghệ AI tiên tiến – Tải hoá đơn tự động từ nhà cung cấp, kết nối dữ liệu lên phần mềm kế toán và nhanh chóng kiểm tra sai sót, kịp thời cảnh báo khi phát hiện có các rủi ro về hóa đơn như:
- Hóa đơn sai thông tin (Thông tin người mua, người bán)
- Ngày ký và ngày lập lệch nhau
- Người bán có rủi ro cao về thuế
- Tình trạng hoạt động của doanh nghiệp (Đang hoạt động hay đã ngừng hoạt động)
- Tính hợp lệ, hợp pháp của chữ ký số
Doanh nghiệp quan tâm phần mềm MISA meInvoice & có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong vui lòng ĐĂNG KÝ tại đây:
