Trong bối cảnh hoạt động kinh doanh trực tuyến ngày càng phát triển, việc tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử trên sàn thương mại điện tử trở thành yêu cầu bắt buộc đối với doanh nghiệp và cá nhân kinh doanh. Tuy nhiên, không phải đơn vị nào cũng nắm rõ cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử đúng quy định và phù hợp thực tế vận hành. Bài viết dưới đây MISA meInvoice sẽ hướng dẫn cụ thể, giúp thực hiện đúng quy trình và hạn chế rủi ro pháp lý phát sinh.
1. Bán hàng trên sàn thương mại điện tử có cần xuất hóa đơn không?
Việc bán hàng trên các sàn thương mại điện tử như Shopee, TikTok Shop, Lazada… có cần xuất hóa đơn hay không là vấn đề được nhiều cá nhân, hộ kinh doanh và doanh nghiệp quan tâm. Đây không chỉ là yêu cầu trong hoạt động kế toán mà còn liên quan trực tiếp đến nghĩa vụ thuế và tuân thủ quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ.
Căn cứ Điều 91 Luật Quản lý thuế năm 2019, các đối tượng có trách nhiệm sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế.
- Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực đặc thù (điện lực, xăng dầu, viễn thông, nước sạch, tài chính…).
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh áp dụng phương pháp kê khai hoặc có thể xác định được doanh thu bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
- Hộ kinh doanh không thuộc các trường hợp nêu trên nhưng có nhu cầu xuất hóa đơn cho khách hàng thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh; đồng thời phải thực hiện đăng ký, kê khai và nộp thuế theo từng lần phát sinh theo quy định.
Căn cứ theo khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các đối tượng phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền bao gồm:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 01 tỷ đồng/năm trở lên.
- Doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng, áp dụng đối với các lĩnh vực:
-
- Trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe động cơ khác);
- Dịch vụ ăn uống, nhà hàng, khách sạn;
- Vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ vận tải đường bộ;
- Hoạt động nghệ thuật, vui chơi, giải trí, chiếu phim;
- Các dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.
Như vậy, không phân biệt hình thức kinh doanh (trực tiếp hoặc qua sàn thương mại điện tử), doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khi thuộc đối tượng áp dụng thì bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định pháp luật hiện hành.
Đọc thêm:
- Commercial invoice là gì? Quy định về hóa đơn thương mại
- Cách đăng ký hoá đơn khởi tạo từ máy tính tiền CHUẨN NĐ 70
2. Quy định về nộp thuế & xuất hóa đơn thương mại điện tử khi kinh doanh trên sàn
2.1. Thời điểm xuất hóa đơn thương mại điện tử theo nghị định 70
Căn cứ theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP sửa đổi bởi khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định thời điểm lập hóa đơn như sau:
- Đối với hoạt động bán hàng hóa: Hóa đơn được lập tại thời điểm đơn vị vận chuyển hoàn tất việc giao hàng cho khách hàng, không phụ thuộc vào việc đã thu tiền hay chưa thu tiền.
- Đối với hoạt động xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định; tuy nhiên, chậm nhất không được quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định của pháp luật về hải quan.
- Đối với trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ với số lượng lớn, phát sinh thường xuyên và cần thời gian đối soát số liệu giữa doanh nghiệp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và khách hàng:
-
- Thời điểm lập hóa đơn được xác định là thời điểm hoàn thành việc đối soát dữ liệu giữa các bên; đồng thời, chậm nhất không được quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ, hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.
- Kỳ quy ước dùng làm căn cứ xác định lượng hàng hóa, dịch vụ cung cấp được xác lập theo thỏa thuận giữa đơn vị bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và người mua.
MISA meInvoice là phần mềm hỗ trợ triển khai hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, người mua dễ dàng kiểm soát và cơ quan Thuế quản lý dữ liệu hiệu quả hơn. Đăng ký dùng thử miễn phí ngay tại đây.
2.2. Nội dung hóa đơn thương mại điện tử
Hóa đơn thương mại điện tử phải đáp ứng quy định về nội dung theo Điều 10 và định dạng chuẩn dữ liệu theo Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Căn cứ Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), hóa đơn thương mại điện tử phải có các nội dung chủ yếu sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn.
- Tên liên hóa đơn (đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in theo hướng dẫn của Bộ Tài chính).
- Số hóa đơn.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách, hoặc số định danh cá nhân của người mua.
- Thông tin hàng hóa, dịch vụ: tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng; thuế suất, tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại; tổng tiền thuế và tổng tiền thanh toán đã có thuế.
- Chữ ký của người bán và người mua.
- Thời điểm lập hóa đơn theo Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bổ sung theo nghị định 70/2025/NĐ-CP), thể hiện theo định dạng ngày, tháng, năm dương lịch.
- Thời điểm ký số là thời điểm các bên sử dụng chữ ký số trên hóa đơn, thể hiện theo định dạng ngày, tháng, năm dương lịch. Trường hợp thời điểm ký số khác thời điểm lập hóa đơn, việc ký số và gửi cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã) hoặc chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế (đối với hóa đơn không có mã) phải thực hiện chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn (trừ trường hợp gửi theo bảng tổng hợp). Người bán khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn; người mua khai thuế theo thời điểm nhận hóa đơn hợp lệ.
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã.
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước; chiết khấu thương mại; khuyến mại (nếu có) và các nội dung liên quan khác (nếu có).
- Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn (đối với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in).
- Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.
- Các nội dung khác theo quy định.
Ngoài các nội dung nêu trên, doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh được phép bổ sung thông tin như biểu trưng (logo), nhãn hiệu hoặc các thông tin quản lý khác (hợp đồng, lệnh vận chuyển, mã khách hàng…) phù hợp với đặc điểm giao dịch và yêu cầu quản lý.
2.3. Sàn thương mại điện tử thực hiện khấu trừ & nộp thuế thay cho người bán
Đây là nội dung thay đổi trọng yếu, có tác động trực tiếp đến dòng tiền của doanh nghiệp. Theo quy định tại khoản 4 điều 7 Nghị định 117/2025/NĐ-CP, tổ chức quản lý sàn thương mại điện tử (bao gồm cả trong nước và nước ngoài) có trách nhiệm:
- Thực hiện khấu trừ thuế trên từng giao dịch phát sinh: Ngay khi giao dịch được xác nhận thanh toán thành công, sàn thực hiện khấu trừ số thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) phải nộp theo quy định.
- Thực hiện kê khai và nộp thuế thay: Sàn có trách nhiệm thay mặt người bán thực hiện kê khai và nộp số thuế đã khấu trừ vào ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật về thuế.
Theo đó, số tiền thực nhận của người bán trên sàn là doanh thu sau khi đã trừ các khoản phí dịch vụ của sàn và các khoản thuế phải nộp.
3. Cách xuất hoá đơn trên sàn thương mại điện tử
Doanh nghiệp, hộ kinh doanh kinh doanh trên sàn thương mại điện tử sử dụng phần mềm bán hàng kết nối với hóa đơn điện tử MISA meInvoice có thể thực hiện phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo cơ chế tự động.
Cụ thể, hệ thống cho phép tự động phát hành hóa đơn điện tử đối với các giao dịch bán hàng phát sinh trong ngày theo cơ chế hẹn giờ; đồng thời hỗ trợ phát hành hóa đơn đối với các đơn hàng chưa hoàn thành khi có nhu cầu.
Phần mềm bán hàng tự động tổng hợp danh sách đơn hàng từ nhiều nguồn, bao gồm: đơn tại cửa hàng, đơn bán online và đơn từ các sàn thương mại điện tử (như Shopee, Lazada, TikTok Shop…). Đối với các đơn hàng đã hoàn thành hoặc đã bàn giao cho đơn vị vận chuyển, doanh nghiệp có thể:
- Lựa chọn phát hành hóa đơn điện tử cho từng đơn hàng
- Thực hiện phát hành hóa đơn điện tử hàng loạt.
Trong trường hợp phát hành hàng loạt, hệ thống sẽ:
- Tự động lập và phát hành hóa đơn điện tử, đồng thời chuyển dữ liệu sang hệ thống MISA meInvoice để quản.
- Đồng bộ thông tin hóa đơn và hiển thị đầy đủ trên phần mềm MISA meInvoice phục vụ tra cứu, xử lý.
- In hóa đơn điện tử từ máy tính tiền với đầy đủ nội dung theo quy định của cơ quan thuế, góp phần rút ngắn thời gian chờ và thao tác cho khách hàng.
Sau khi phát hành, hóa đơn được tự động đồng bộ về MISA meInvoice. Doanh nghiệp có thể chủ động gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế hoặc thiết lập gửi tự động ngay sau khi phát hành (ví dụ sau 05 phút) hoặc theo các khung thời gian cố định.
Trường hợp phát sinh sai sót, hóa đơn điện tử được xử lý theo quy trình điều chỉnh hoặc thay thế tương tự đối với hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã trên phần mềm MISA meInvoice, bảo đảm tuân thủ quy định pháp luật hiện hành.
4. Giải đáp một số thắc mắc về hóa đơn sản thương mại điện tử
➤ Hộ kinh doanh bán hàng trên Shopee có phải xuất hóa đơn không?
Có. Hộ kinh doanh bán hàng trên sàn thương mại điện tử (Shopee) phải lập hóa đơn điện tử khi phát sinh hoạt động bán hàng nếu thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn theo quy định pháp luật về thuế và hóa đơn.
➤ Shopee có xuất hóa đơn đỏ cho người mua không?
Cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh và doanh nghiệp thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử khi phát sinh hoạt động kinh doanh trên sàn thương mại điện tử.
Bên cạnh đó, căn cứ khoản 3 Điều 4 Thông tư 32/2025/TT-BTC, cá nhân kinh doanh, hộ kinh doanh được phép ủy quyền cho sàn thương mại điện tử lập hóa đơn điện tử. Trường hợp này, đơn vị quản lý sàn thương mại điện tử có trách nhiệm thông báo với cơ quan thuế về việc nhận ủy quyền theo quy định.
Việc triển khai cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử không chỉ đòi hỏi tuân thủ đúng quy định về thời điểm và nội dung hóa đơn, mà còn cần bảo đảm tính liên tục, đồng bộ trong quá trình xử lý dữ liệu. Nhằm nâng cao hiệu quả vận hành, doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice để thực hiện lập và phát hành hóa đơn một cách thuận tiện, chính xác và phù hợp quy định pháp luật.
