Chi phí cố định là gì? Cách tính chi phí cố định & Ví dụ thực tế

Tiền thuê văn phòng, tiền lãi ngân hàng,… quen thuộc quá phải không? Đó chính là những ví dụ điển hình của chi phí cố định. Nhưng liệu doanh nghiệp đã thực sự hiểu bản chất chi phí cố định là gì, nó ảnh hưởng thế nào đến điểm hòa vốn và lợi nhuận của doanh nghiệp? Đừng chỉ ‘biết’ sơ sơ, hãy ‘hiểu sâu’ cùng MISA meInvoice qua bài phân tích chi tiết này!

1. Tổng quan về chi phí cố định

1.1 Khái niệm chi phí cố định là gì?

Chi phí cố định tiếng Anh Fixed Cost là những khoản chi phí không thay đổi theo mức độ sản xuất hoặc hoạt động kinh doanh trong một khoảng thời gian nhất định. Dù sản lượng tăng hay giảm, chi phí cố định vẫn giữ nguyên.

Chi phí cố định bao gồm:

• Tiền thuê mặt bằng: Chi phí thuê văn phòng, nhà xưởng, kho bãi.
• Khấu hao tài sản cố định: Chi phí phân bổ cho máy móc, thiết bị, nhà cửa theo thời gian.
• Lương nhân viên cố định: Tiền lương cho nhân viên quản lý hoặc nhân viên có hợp đồng cố định, không phụ thuộc vào sản lượng.
• Chi phí bảo trì định kỳ: Chi phí bảo dưỡng máy móc, thiết bị theo lịch cố định.
• Lãi vay ngân hàng: Khoản lãi phải trả cho các khoản vay dài hạn.
• Chi phí bảo hiểm: Bảo hiểm tài sản, máy móc, hoặc các loại bảo hiểm bắt buộc khác.
• Thuế cố định: Một số loại thuế không phụ thuộc vào doanh thu hoặc sản lượng, như thuế tài sản.

Những chi phí này thường mang tính chất dài hạn và cần được thanh toán đều đặn, bất kể tình hình kinh doanh của doanh nghiệp.

Ví dụ như khi một doanh nghiệp sản xuất 0 sản phẩm hay 1.000 sản phẩm, chi phí cố định như như tiền phí bảo hiểm, tiền thuê mặt bằng, tiền lãi từ ngân hàng,…mà doanh nghiệp phải trả không bị ảnh hưởng.

1.2 Đặc điểm của chi phí cố định

Chi phí được xem là chi phí cố định thường có đặc điểm sau:

• Không phụ thuộc vào sản lượng: Chi phí cố định không thay đổi theo mức độ sản xuất hoặc hoạt động kinh doanh. Dù doanh nghiệp sản xuất 0 hay 1.000 sản phẩm, chi phí này vẫn giữ nguyên trong ngắn hạn.
• Tính ổn định trong ngắn hạn: Chi phí cố định thường cố định trong một khoảng thời gian nhất định, bất kể quy mô hoạt động.
• Bắt buộc phải chi trả: Ngay cả khi doanh nghiệp tạm ngừng sản xuất hoặc không có doanh thu, chi phí cố định vẫn phải được thanh toán, như tiền thuê mặt bằng hoặc lãi vay.
• Mang tính dài hạn: Chi phí cố định thường liên quan đến các cam kết dài hạn, như hợp đồng thuê nhà xưởng, khấu hao tài sản cố định, hoặc khoản vay ngân hàng.
• Khó điều chỉnh nhanh chóng: Không giống chi phí biến đổi, chi phí cố định khó thay đổi trong ngắn hạn do liên quan đến các hợp đồng hoặc đầu tư lớn.
• Ảnh hưởng đến chi phí đơn vị: Khi sản lượng tăng, chi phí cố định bình quân trên mỗi đơn vị sản phẩm giảm, giúp cải thiện hiệu quả kinh tế (hiệu ứng kinh tế theo quy mô).

Tóm lại, chi phí cố định là khoản chi phí ổn định, bắt buộc và không thay đổi theo sản lượng, đóng vai trò quan trọng trong việc lập kế hoạch tài chính và quản lý rủi ro của doanh nghiệp.

MISA meInvoice – Phần mềm hóa đơn điện tử được tin dùng hàng đầu hiện nay. TƯ VẤN & DEMO 1:1 CÙNG CHUYÊN GIA MIỄN PHÍ!

1.3 Ý nghĩa của chi phí cố định trong hoạt động của doanh nghiệp

Chi phí cố định đóng vai trò cực kỳ quan trọng và có ý nghĩa sâu sắc trong hoạt động của một doanh nghiệp. Hiểu rõ ý nghĩa này giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác và hiệu quả hơn. Dưới đây là những ý nghĩa chính:

• Đảm bảo duy trì hoạt động cơ bản: Chi phí cố định là khoản chi cần thiết để duy trì cơ sở hạ tầng, bộ máy quản lý và khả năng vận hành của doanh nghiệp, ngay cả khi không sản xuất hoặc doanh thu thấp.
• Ảnh hưởng đến điểm hòa vốn: Chi phí cố định là yếu tố quan trọng trong việc xác định điểm hòa vốn, tức là mức sản lượng hoặc doanh thu cần thiết để bù đắp toàn bộ chi phí. Hiểu rõ chi phí cố định giúp doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất và định giá sản phẩm hiệu quả.
• Tăng hiệu quả kinh tế theo quy mô: Khi sản lượng tăng, chi phí cố định bình quân trên mỗi đơn vị sản phẩm giảm, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa lợi nhuận. Điều này khuyến khích doanh nghiệp mở rộng quy mô sản xuất để phân bổ chi phí cố định hiệu quả hơn.
• Hỗ trợ lập kế hoạch tài chính dài hạn: Do chi phí cố định thường ổn định và mang tính dài hạn, doanh nghiệp có thể dự đoán và lập ngân sách chính xác hơn, từ đó xây dựng chiến lược tài chính bền vững, quản lý dòng tiền và tránh rủi ro thiếu hụt vốn.
• Tác động đến quyết định chiến lược đầu tư kinh doanh của doanh nghiệp: Chi phí cố định cao đòi hỏi doanh nghiệp cân nhắc kỹ lưỡng trước khi đầu tư, vì đây là cam kết dài hạn. Doanh nghiệp có thể quyết định thuê ngoài một số hoạt động để giảm chi phí cố định, tăng tính linh hoạt. Điều chỉnh định giá sản phẩm khi sản lượng thấp, buộc doanh nghiệp phải định giá cao hơn để bù đắp.
• Đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp có đang hiệu quả: Phân tích chi phí cố định giúp doanh nghiệp đánh giá mức độ sử dụng tài sản cố định và tối ưu hóa nguồn lực, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động.

2. Phân loại chi phí cố định

Chi phí cố định có thể được nhìn nhận và phân loại theo nhiều góc độ khác nhau để phục vụ cho mục đích quản lý và phân tích. Dưới đây là hai cách phân loại phổ biến:

2.1 Phân loại dựa trên yếu tố quản lý:

Dựa trên mức độ bắt buộc và khả năng kiểm soát của doanh nghiệp, chi phí cố định được chia thành:

• Chi phí cố định bắt buộc Committed Fixed Costs đây là các khoản chi phí cố định mà doanh nghiệp bắt buộc phải chi trả để duy trì hoạt động cơ bản, thường liên quan đến các cam kết dài hạn và không dễ dàng cắt giảm trong ngắn hạn.
• Doanh nghiệp cần ưu tiên đảm bảo nguồn tài chính để đáp ứng các chi phí cố định bắt buộc này, vì chúng không thể trì hoãn hoặc hủy bỏ mà không ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động.
• Các loại chi phí cố định bắt buộc bao gồm:
  • Tiền thuê mặt bằng theo hợp đồng dài hạn.
  • Khấu hao tài sản cố định (máy móc, nhà xưởng).
  • Lãi vay ngân hàng cho các khoản vay dài hạn.
  • Thuế tài sản hoặc các loại thuế cố định.
• Chi phí cố định không bắt buộc là các khoản chi phí cố định mà doanh nghiệp có thể điều chỉnh, cắt giảm hoặc trì hoãn trong ngắn hạn mà không ảnh hưởng ngay lập tức đến hoạt động cốt lõi. Chúng thường liên quan đến các quyết định quản lý hoặc chiến lược ngắn hạn.
• Với các loại chi phí này doanh nghiệp có thể linh hoạt điều chỉnh các chi phí này trong giai đoạn khó khăn để giảm áp lực tài chính, nhưng cắt giảm quá mức có thể ảnh hưởng đến tăng trưởng dài hạn.
• Các khoản chi phí cố định không bắt buộc thường bao gồm: 
  • Chi phí quảng cáo, tiếp thị.
  • Chi phí đào tạo nhân viên.
  • Chi phí nghiên cứu và phát triển (R&D) trong một số trường hợp.
  • Chi phí bảo trì không khẩn cấp.

2.2 Phân loại dựa trên yếu tố phân bổ

Dựa trên cách chi phí cố định được phân bổ trong quá trình sản xuất hoặc kế toán, chi phí cố định được chia thành:

• Chi phí cố định định kỳ là các khoản chi phí cố định phát sinh đều đặn theo chu kỳ thời gian và thường không được phân bổ trực tiếp vào giá thành sản phẩm. Chi phí này liên quan đến việc duy trì hoạt động chung của doanh nghiệp.
• Chi phí cố định định kỳ thường được ghi nhận vào chi phí quản lý chung hoặc chi phí bán hàng trong báo cáo tài chính, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận kỳ kế toán.
• Các loại chi phí cố định định kỳ bao gồm:
  • Tiền thuê văn phòng, nhà xưởng.
  • Lương nhân viên quản lý, hành chính.
  • Chi phí bảo hiểm tài sản định kỳ.
  • Chi phí điện, nước cho văn phòng không liên quan trực tiếp đến sản xuất.
• Chi phí cố định có thể phân bổ là khoản chi phí cố định có thể được phân bổ trực tiếp vào giá thành sản phẩm hoặc dịch vụ trong quá trình sản xuất, thường liên quan đến tài sản hoặc phục vụ sản xuất.
• Chi phí cố định này được phân bổ vào chi phí sản xuất chung, giúp doanh nghiệp tính toán chính xác giá thành sản phẩm và đánh giá hiệu quả sử dụng tài sản cố định.
• Các loại chi phí cố định được phân bổ bao gồm:
  • Khấu hao máy móc, thiết bị sản xuất.
  • Chi phí bảo trì định kỳ cho dây chuyền sản xuất.
  • Chi phí điện, nước phục vụ trực tiếp cho quá trình sản xuất.

MISA meInvoice – Phần mềm hóa đơn điện tử được tin dùng hàng đầu hiện nay.

3. Công thức tính chi phí cố định & Ví dụ minh họa

Để xác định hoặc tính toán chi phí cố định, có 2 phương pháp, công thức cụ thể như sau:

3.1 Phương pháp trực tiếp

Phương pháp trực tiếp tính chi phí cố định bằng cách lấy tổng chi phí trừ đi chi phí biến đổi. Tổng chi phí cố định là phần còn lại không phụ thuộc vào sản lượng.

Phương pháp này được dùng khi doanh nghiệp đã xác định rõ tổng chi phí và chi phí biến đổi, thường dựa trên dữ liệu kế toán hoặc báo cáo tài chính.

Công thức tính chi phí cố định dựa trên phương pháp trực tiếp như sau:

Chi phí cố định = Tổng chi phí – Chi phí biến đổi

Ví dụ một công ty sản xuất đồ chơi có dữ liệu chi phí sản xuất trong 2 tháng như sau:

• Tháng 1 mức hoạt động thấp: Sản xuất 1.000 sản phẩm, tổng chi phí là 5.000.000 VND.
• Tháng 2 mức hoạt động cao: Sản xuất 2.000 sản phẩm, tổng chi phí là 7.000.000 VND.

Tính chi phí cố định bằng phương pháp cố định:

Tháng 1:

• Tổng chi phí = 5.000.000 VND.
• Chi phí biến đổi = Chi phí biến đổi đơn vị × Số lượng sản phẩm = 1.500 VND × 1.000 = 1.500.000 VND.
• Chi phí cố định = Tổng chi phí – Chi phí biến đổi = 5.000.000 – 1.500.000 = 3.500.000 VND.

Tháng 2:

• Tổng chi phí = 7.000.000 VND.
• Chi phí biến đổi = 1.500 VND × 2.000 = 3.000.000 VND.
• Chi phí cố định = 7.000.000 – 3.000.000 = 4.000.000 VN

3.2 Phương pháp dựa trên mức hoạt động

Phương pháp tính chi phí cố định dựa trên mức độ hoạt động sử dụng dữ liệu từ hai mức hoạt động cao nhất và thấp nhất để xác định chi phí cố định. Bằng cách tính chi phí biến đổi đơn vị trước, sau đó trừ phần chi phí biến đổi khỏi tổng chi phí ở mức hoạt động cao hoặc thấp, ta thu được chi phí cố định.

Phương pháp này hữu ích khi doanh nghiệp có dữ liệu về chi phí và sản lượng ở các mức hoạt động khác nhau, đặc biệt khi cần phân tích chi phí hỗn hợp bao gồm cả cố định và biến đổi.

Công thức tính chi phí cố định dựa trên phương pháp mức độ hoạt động sản xuất như sau:

FC = Mức phí hoạt động cao nhất hoặc thấp nhất – (Chi phí biến đổi với một đơn vị x Đơn vị hoạt động cao nhất hoặc thấp nhất)

Trong đó:

• FC: Chi phí cố định
• Mức phí hoạt động cao nhất/thấp nhất: Mức chi phí cao nhất/thấp nhất mà doanh nghiệp phải chi trả trong một khoảng thời gian nhất định, bất kể mức độ hoạt động kinh doanh hay sản lượng sản xuất.
• Chi phí biến đổi với một đơn vị: Chi phí biến đổi cho một đơn vị sản phẩm hoặc dịch vụ.
• Đơn vị hoạt động cao nhất/thấp nhất: Số lượng sản phẩm hoặc dịch vụ cao nhất/thấp nhất mà doanh nghiệp sản xuất hoặc bán ra trong một khoảng thời gian nhất định.

Dựa trên thông tin ví dụ trên ta tính chi phí cố định dựa trên phương pháp mức độ hoạt động cụ thể như sau:

Bước 1: Xác định chi phí biến đổi đơn vị:

• Chênh lệch chi phí = Tổng chi phí cao nhất – Tổng chi phí thấp nhất = 7.000.000 – 5.000.000 = 2.000.000 VND.
• Chênh lệch sản lượng = Sản lượng cao nhất – Sản lượng thấp nhất = 2.000 – 1.000 = 1.000 sản phẩm.
• Chi phí biến đổi đơn vị = Chênh lệch chi phí ÷ Chênh lệch sản lượng = 2.000.000 ÷ 1.000 = 2.000 VND/sản phẩm.

Bước 2: Tính chi phí cố định:

Áp dụng công thức Mức phí hoạt động cao nhất hoặc thấp nhất – (Chi phí biến đổi với một đơn vị x Đơn vị hoạt động cao nhất hoặc thấp nhất) = 7.000.000 – (2.000 x 2.000) = 3.000.000 VNĐ.

4. Phương pháp tối ưu chi phí cố định trong doanh nghiệp

Tối ưu chi phí cố định là một chiến lược quan trọng giúp doanh nghiệp giảm áp lực tài chính, tăng hiệu quả hoạt động và nâng cao khả năng cạnh tranh. Dưới đây là các phương pháp tối ưu chi phí cố định trong doanh nghiệp:

• Đánh giá và tái cơ cấu chi phí cố định: Phân tích chi tiết các khoản chi phí cố định để xác định những khoản nào có thể giảm, điều chỉnh hoặc loại bỏ mà không ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động cốt lõi. Doanh nghiệp cần lập danh sách tất cả chi phí cố định, phân loại chi phí cố định thành bắt buộc và không bắt buộc. Sau đó cắt giảm hoặc trì hoãn các chi phí cố định không bắt buộc trong ngắn hạn, như chi phí quảng cáo hoặc đào tạo không khẩn cấp.
• Đàm phán lại các hợp đồng dài hạn: Doanh nghiệp cần làm việc với các nhà cung cấp, đối tác hoặc chủ sở hữu tài sản để điều chỉnh các điều khoản hợp đồng liên quan đến chi phí cố định, như tiền thuê mặt bằng hoặc lãi vay.
• Tối ưu hóa tài sản cố định: Tăng cường hiệu quả sử dụng các tài sản cố định máy móc, nhà xưởng, văn phòng để phân bổ chi phí cố định trên sản lượng lớn hơn, từ đó giảm chi phí cố định bình quân trên mỗi đơn vị sản phẩm. Doanh nghiệp có thể tăng ca sản xuất hoặc sử dụng nhà xưởng liên tục để tối đa hóa công suất.Cho thuê một phần tài sản cố định không sử dụng. Bán các tài sản cố định không còn cần thiết để giảm chi phí khấu hao và bảo trì.
• Chuyển đổi chi phí cố định thành chi phí biến đổi: Tái cấu trúc mô hình kinh doanh để biến một phần chi phí cố định thành chi phí biến đổi, phụ thuộc vào sản lượng hoặc doanh thu. Doanh nghiệp có thể thực hiện chuyển từ nhân sự cố định sang nhân sự thời vụ hoặc trả lương theo sản lượng, thuê máy móc hoặc dịch vụ theo nhu cầu thay vì mua hoặc ký hợp đồng dài hạn.
• Tăng doanh thu để phân bổ chi phí cố định: Tăng sản lượng hoặc doanh thu để phân bổ chi phí cố định trên số lượng sản phẩm/dịch vụ lớn hơn, từ đó giảm chi phí cố định bình quân trên mỗi đơn vị.

Qua những phân tích trên của MISA meInvoice, có thể thấy chi phí cố định giữ vai trò nền tảng trong cấu trúc tài chính doanh nghiệp. Nắm vững, các loại chi phí cố định, cách tính, phương pháp tối và cách quản lý loại chi phí này không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền mà còn là chìa khóa để tối ưu hóa lợi nhuận và phát triển bền vững.