Home Kiến thức Nhầm lẫn về ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử...

Nhầm lẫn về ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử kế toán thường gặp

25511

Ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử có phải là một không? Những lưu ý kế toán cần chú ý với ngày lập và ngày ký khác nhau trên hóa đơn điện tử khi kê khai thuế? Các cách tra cứu ngày ký trên hóa đơn điện tử nhanh và chính xác nhất?

>> Phần mềm hóa đơn điện tử

1. Ngày lập và ngày ký trên hóa đơn điện tử có phải là một?

Trên thực tế nhiều kế toán cho rằng ngày lập và ngày ký trên hóa đơn điện tử là một ngày. Tuy nhiên thực tế có đúng như vậy? Hãy theo dõi những định nghĩa dưới đây.

1.1. Ngày lập hóa đơn điện tử

Tại điều 15 công văn số 14875/CTHN-TTHT ngày 10/05/2021 quy định về sử dụng hóa đơn điện tử :

Ngày lập hóa đơn là ngày người bán và người mua làm thủ tục ghi nhận hàng hóa, dịch vụ đã được chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng. Các trường hợp pháp luật quy định chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng có hiệu lực kể từ thời điểm đăng ký; thì ngày lập hóa đơn là ngày bàn giao hàng hóa.

1.2 Ngày ký duyệt hóa đơn điện tử

Ngày ký trên hóa đơn là ngày xác định giao dịch, hợp đồng mua bán hàng hóa giữa hai bên bắt đầu có hiệu lực. Ngày lập hóa đơn và ngày ký hóa đơn thông thường sẽ là một.

2. Quy định về ngày ký trên hóa đơn điện tử trong thông tư 32

Quy định về ngày ký trên hóa đơn điện tử trong thông tư 32

Theo quy định tại Điều 6 Thông tư 32/2011/TT-BTC vào ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính hướng dẫn về khởi tạo – phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có nêu rõ: “chữ ký điện tử của người bán, ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn là những nội dung bắt buộc phải có trong hóa đơn điện tử”

Tại Điều 8 Thông tư số 32/2011/TT- BTC quy định hình thức lập hóa đơn điện tử như sau:

  • Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) thực hiện lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của người bán;
  • Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử để khởi tạo và lập hóa đơn điện tử.”

Về tiêu thức “Ngày tháng năm” lập hóa đơn, tại Khoản 2, Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn:

Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Ngày lập và ký hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

3. Những điều cần lưu ý về ngày ký hóa đơn điện tử khi kê khai thuế

Những điều cần lưu ý về ngày ký hóa đơn điện tử khi kê khai thuế

Khi kê khai thuế, kế toán cần khai ngày lập hóa đơn tử bởi đây là tiêu chí bắt buộc để xác định tính pháp lý của hóa đơn khi kê khai thuế. Thông thường ngày lập và ngày ký sẽ trùng nhau do đó kế toán cần quan tâm đến ngày lập hóa đơn để kê khai thuế.

Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt, ngày ký trên hóa đơn điện tử khác với ngày lập hóa đơn. Khi đó kế toán cần phải căn cứ vào ngày lập hóa đơn điện tử theo quy định tại Điểm a Khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC để xác định nghĩa vụ kê khai thuế và hạch toán thuế theo quy định.

>>> Tham khảo phần mềm chữ ký số MISA eSign TẠI ĐÂY

4. Hướng dẫn các cách tra cứu ngày ký hóa đơn điện tử

Có 3 cách tra cứu hóa đơn điện tử với đầy đủ thông tin: ngày ký, thông tin đơn hàng, thông tin doanh nghiệp, chữ ký số,…dưới đây:

4.1 Tra cứu qua trang Tổng cục Thuế

Bước 1: Truy cập

Truy cập vào website tra cứu hóa đơn của Tổng cục thuế theo đường link sau:

http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html

Bước 2: Chọn hình thức tra cứu

  • Chọn hình thức tra cứu “Tra cứu một hóa đơn” hoặc “Tra cứu nhiều hóa đơn”

*Lưu ý: Nếu Kế toán chọn “Tra cứu nhiều hóa đơn” thì hãy chuẩn bị một file excel thông tin hóa đơn cần tra cứu.

Bước 3: Điền thông tin

Điền đầy đủ thông tin như bắt buộc như:

  • Mã số thuế
  • Ký hiệu hóa đơn
  • Mẫu số
  • Số hóa đơn
  • Mã xác thực
  • Sau đó Click “Tìm kiếm”

4.2 Tra cứu qua website MISA meInvoice

Bước 1: Truy cập vào Website MISA meInvoice: https://www.meinvoice.vn/

Bước 2: Chọn “Tra cứu” trên trang

Bước 3: Điền thông tin

Bước 4: Kiểm tra kết quả

Như vậy, chỉ với 4 bước người dùng có thể nhanh chóng tra cứu ngày ký trên hóa đơn và các thông tin khác trên hóa đơn. Tuy nhiên cách này sẽ bị giới hạn về số lượng tra cứu cho mỗi trình duyệt. Để tra cứu đầy đủ tính năng và không giới hạn số lượng người dùng có thể tham khảo cách thứ ba sau đây.

4.3 Tra cứu trên phần mềm MISA meInvoice

hoa don dien tu MISA meInvoice

Bước 1: Vào phần mềm xử lý hóa đơn đầu vào MISA meInvoice

Bước 2: Chọn “Thêm hóa đơn”

Bước 3: Tải hóa đơn lên và xem kết quả

Kết quả kiểm tra kết quả ngày ký trên hóa đơn điện tử trong phần mềm MISA meInvoice

Lưu ý: Phần mềm có thể kiểm tra chi tiết tính hợp lệ, hợp pháp hóa đơn cũng như tình trạng rủi ro về thuế của đơn vị.

Kiểm tra hóa đơn hợp lệ, hợp pháp trên phần mềm

Doanh nghiệp nhận ưu đãi & dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại đây:

Dùng thử hóa đơn điện tử>>> Đón đọc nội dung liên quan:

  1. Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử đầu vào hiệu quả nhất dành cho Kế toán
  2. Phần mềm hóa đơn điện tử đầu vào MISA meInvoice – quản lý dễ dàng nâng cao năng suất
  3. Hướng dẫn phân quyền sử dụng trên phần mềm hóa đơn đầu vào MISA Meinvoice
  4. 5 Cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào Kế toán sử dụng nhiều nhất
  5. 4 Tính năng vượt trội của phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào MISA meInvoice