Bệnh Viện nhất định phải sử dụng hóa đơn điện tử

Với số lượng Hóa đơn rất lớn mỗi ngày, nhân viên của bệnh viện cần xử lý một cách liên tục, nhanh chóng và chính xác nhằm tránh tình trạng để bệnh nhân phải chờ đợi lâu. Hóa đơn điện tử ngày càng được bệnh viện sử dụng, là giải pháp tối ưu đáp ứng các yêu cầu của bệnh viện và người bệnh.

>> Kế toán “xử lý” gọn lẹ báo cáo nhờ áp dụng Hóa đơn điện tử
>> Hướng dẫn thông báo phát hành Hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng
>> Quy định: Doanh nghiệp nhỏ và vừa được cấp hóa đơn điện tử miễn phí

1. Bất cập sử dụng hóa đơn giấy tại các Bệnh viện

• Nhân viên của Bệnh viện dù cẩn thận nhưng vẫn không thể tránh khỏi sai sót trong quá trình viết hóa đơn, xử lý các giấy tờ thanh toán cho bệnh nhân.
• Tốn thời gian và công sức để xử lý khối lượng Hóa đơn, chứng từ rất lớn mỗi ngày.
• Tốn kém chi phí in hóa đơn, các chứng từ bệnh viện và Chi phí lưu trữ, bảo quản Hóa đơn.
• Công tác lưu trữ và bảo quản Hóa đơn kém hiệu quả và tốn kém chi phí cho Bệnh viện. Bên cạnh đó, bảo quản hóa đơn giấy số lượng lớn vô cùng phức tạp, khả năng thất lạc hóa đơn cao.
• Bệnh nhân và Người nhà bệnh nhân phải chờ đợi lâu để nhận Hóa đơn. Đặc biệt, những bệnh nhân có Bảo hiểm y tế thường phải chờ đợi Hóa đơn thanh toán viện phí tốn thời gian cả ngày.

Theo Công văn số 8418/BTC-TCT của Bộ Tài chính ban hành ngày 23/06/2015 về việc hóa đơn, chứng từ khi thanh toán chi phí KCB BHYT và Công văn số 2580/BHXH-TCKT của Bảo hiểm xã hội Việt Nam ban hành ngày 14/7/2015 về việc sử dụng hóa đơn, biên lai, phiếu thu quyết toán kinh phí KCB BHYT; từ ngày 01/01/2016, Bộ Y tế, Bảo hiểm xã hội Việt Nam cùng Bộ Tài chính đã phối hợp để hướng dẫn các cơ sở khám chữa bệnh của Nhà nước thực hiện việc áp dụng hóa đơn, chứng từ đối với hoạt động khám chữa bệnh.

Do vậy, việc tự động hóa quá trình xuất hóa đơn tại bệnh viện là yêu cầu cấp thiết. Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ đã quy định các cơ sở y tế nếu đáp ứng điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử thì được khuyến khích sử dụng hình thức hóa đơn này. Công văn 3991/BHXH-TCKT cũng hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử trong thanh toán chi phí KCB BHYT, giải đáp thắc mắc cho nhiều đơn vị thiếu kinh nghiệm áp dụng hóa đơn điện tử vào công tác khám chữa bệnh.

Đã có rất nhiều bệnh viện áp dụng Hóa đơn điện tử và nhận được những lợi ích to lớn. Giải quyết dễ dàng bài toán về Hóa đơn thay vì việc sử dụng Hóa đơn giấy trước kia.

>> 7 Tiêu chí lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp cho Doanh nghiệp

2. Lợi ích lớn của việc sử dụng hóa đơn điện tử cho Bệnh viện

Sử dụng Hóa đơn điện tử trong hoạt động khám chữa bệnh tại bệnh viện là giải pháp giúp giảm thiểu chứng từ đối với hoạt động khám chữa bệnh, khắc phục được những khó khăn phát sinh trong quá trình lập và sử dụng hóa đơn giấy.

2.1. Tiết kiệm thời gian và chi phí nhờ sử dụng hóa đơn điện tử

Thay vì các thao tác, thủ tục viết thủ công trên Hóa đơn, Chứng từ giấy như trước, khi áp dụng Hóa đơn điện tử: Mọi quy trình xử lý nhanh chóng, không tốn kém thời gian và công sức ngồi viết tay. Chi phí sai sót khi viết tay Hóa đơn giấy cũng giảm đáng kể.

Với số lượng Hóa đơn và Chứng từ giấy xuất ra mỗi ngày lớn, tốn kém chi phí in ấn, chi phí lưu trữ, chuyển phát hóa đơn,… Nhưng với Hóa đơn điện tử mọi  quy trình được xử lý nhanh chóng ngay trên phần mềm. Bệnh viện đơn giản hóa quy trình tạo lập và bảo quản hóa đơn, tiết kiệm các chi phí phát sinh như Hóa đơn giấy.

Quy trình tạo lập Hóa đơn điện tử chỉ bằng các thao tác đơn giản, lưu trữ ngay trên phần mềm. Việc này tạo sự thoải mái cho Bệnh nhân và Người nhà bệnh nhân vì  không phải tốn thời gian chờ đợi, Nhân viên bệnh viện cắt giảm các công việc về Hóa đơn, tăng hiệu quả Công việc.

2.2. Quản lý, lưu trữ và tìm kiếm dễ dàng, nhanh chóng

Tại bệnh viện, trung bình mỗi ngày số lượng Hóa đơn, chứng từ xuất ra lớn, do vậy công tác quản lý, lưu trữ Hóa đơn cũng cần phải thực hiện chính xác, cẩn trọng. Những giấy tờ hóa đơn, chứng từ xuất ra trong ngày đều phải trải qua thêm bước nhập liệu toàn bộ thông tin trong bản giấy vào máy tính để kiểm soát thông tin, hồ sơ bệnh nhân cẩn thận nhất.

Khi Bệnh viện sử dụng Hóa đơn điện tử, tất cả các thông tin về Hóa đơn, chứng từ xuất ra đều được lưu trữ ngay trên hệ thống giúp thuận tiện, nhanh chóng trong việc quản lý, tìm kiếm, tra cứu Hóa đơn khi cần thiết đồng thời tránh được các rủi ro mất, cháy, hỏng Hóa đơn.

2.3. Giảm thiểu thủ tục liên quan đến hóa đơn, chứng từ

Các thủ tục, quy trình như: Báo cáo tình hình sử dụng Hóa đơn, thanh toán, đối chiếu, kê khai Thuế, Nộp Thuế, Thủ tục xuất hóa đơn đối với bệnh nhân thuộc trường hợp đặc biệt, Bệnh nhân có bảo hiểm y tế,…  dễ dàng xử lý khi bệnh viện áp dụng Hóa đơn điện tử. Bởi Bệnh viện có thể dễ dàng tìm và xử lý nhanh chóng, chính xác các dữ liệu chỉ bằng vài thao tác đơn giản trên phần mềm Hóa đơn điện tử đang sử dụng. Đây chính là ưu việt của Hóa đơn điện tử so với Hóa đơn giấy trước đây.

2.4. Giao dịch nhanh chóng, thuận lợi

Bệnh nhân và Người nhà bệnh nhân không phải chờ đợi lâu để nhận Hóa đơn. Đặc biệt, những bệnh nhân có Bảo hiểm y tế thủ tục về Hóa đơn thanh toán viện phí, giao dịch nhanh chóng và thuận lợi. Bệnh viện sử dụng bảo hiểm y tế chính là giải pháp tối ưu giúp Người bệnh được công khai, minh bạch trong việc thanh toán bảo hiểm y tế.

Thay vì việc phải chờ đợi cả ngày để nhận bản Hóa đơn giấy từ bệnh viện, giờ đây Bệnh nhân có thể truy cập, tra cứu cũng như tải và nhận hóa đơn điện tử ở bất cứ nơi đâu tại bất cứ thời điểm nào. Hóa đơn điện tử cho phép bệnh viện thông báo cho bệnh nhân và gia đình nhận hóa đơn trên website, tin nhắn SMS, email… đúng ngày phát sinh thanh toán hay kể cả sau ngày phát sinh nghiệp vụ thanh toán với bệnh viện.

2.5. Đảm bảo hóa đơn an toàn

Số lượng Hóa đơn xuất ra mỗi ngày quá lớn, việc lưu trữ Hóa đơn giấy, thất lạc Hóa đơn khi vận chuyển,.. cũng kém an toàn hơn so với Hóa đơn điện tử. Hóa đơn không còn bị rách, hỏng, không sợ mất cắp, đảm bảo tính an toàn, bảo mật và đa dạng trong phương thức gửi nhận hóa đơn.

3. Giải pháp hóa đơn điện tử tốt nhất dành cho Bệnh viện

Hóa đơn điện tử MISA meInvoice của Công ty Cổ Phần MISA – Đơn vị tiên phong trong lĩnh vực Công nghệ thông tin Việt Nam với việc ứng dụng công nghệ tiên tiến vào các sản phẩm, đáp ứng tốt nhất các nghiệp vụ về Hóa đơn cho các Bệnh viện.

Được phát triển bởi MISA – thương hiệu có 25 năm kinh nghiệm triển khai các phần mềm quản lý tài chính, kê khai thuế cho hơn 200,000 tổ chức, MISA meInvoice là giải pháp hóa đơn điện tử đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam được ứng dụng công nghệ Blockchain của cuộc CMCN 4.0 giúp gia tăng độ an toàn, bảo mật và minh bạch của hóa đơn.

Ông Nguyễn Văn Phụng – Vụ trưởng vụ quản lý thuế doanh nghiệp lớn Tổng Cục thuế đánh giá cao phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA