Trang chủ Tin tức Các câu hỏi thường gặp khi sử dụng phần mềm hóa đơn...

Các câu hỏi thường gặp khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử MeInvoice.vn (Phần 1)

297 Lượt đọc

Phần mềm hóa điện tử MeInvoice.vn được Tổng Cục Thuế khuyến khích sử dụng. Hàng nghìn Doanh nghiệp lớn nhỏ hài lòng khi sử dụng MeInvoice.vn bởi tính tiện lợi, an toàn và tiết kiệm.

>> 8 Lý do khiến Hóa đơn điện tử ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn

Nhằm hỗ trợ các Doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử MeInvoice.vn, bài viết dưới đây tổng hợp lại các câu hỏi, vấn đề liên quan đến phần mềm để Doanh nghiệp hiểu rõ nhất.

1. Doanh nghiệp tôi đã thiết lập email gửi hóa đơn thành công nhưng khi gửi email hóa đơn, khách hàng vẫn không nhận được?


Trường hợp doanh nghiệp sử dụng nhà cung cấp gửi email là Gmail hoặc Yahoo thì phải thiết lập việc xác minh 2 bước và đăng nhập bằng thiết bị kém an toàn.

Lưu ý: Chức năng này chỉ có thể thực hiện được khi có kết nối Internet.

Bước 1: Vào phân hệ Hóa đơn điện tử, chọn tab Bắt đầu sử dụng và nhấn Thiết lập ngay.

thiết lập email gửi hóa đơn cho khách hàng

Bước 2: Khai báo các thông tin về cấu hình.

  • Lựa chọn Nhà cung cấp có sẵn trong danh sách, chương trình sẽ hiển thị Máy chủ Mail, Cổng và Phương thức bảo mật của nhà cung cấp đó.

  • Lưu ý: Nếu là máy chủ mail của riêng công ty thì Kế toán liên hệ với Quản trị mạng của công ty để được cung cấp thông tin.

thiết lập email gửi hóa đơn cho khách hàng

  • Tên người gửi và Email gửi: các thông tin này sẽ được sử dụng để người nhận email biết được thông tin người gửi.

  • Tên đăng nhập và Mật khẩu: nhập thông tin tài khoản đăng nhập vào hệ thống email của người gửi.

  • Nhấn Kiểm tra thiết lập để xem thông tin về cấu hình email có đúng hay không => Nếu chưa đúng thì thực hiện thiết lập lại (tham khảo tại mục 4. Các trường hợp thiết lập Email không thành công).

thiết lập email gửi hóa đơn cho khách hàng

Bước 3: Khai báo tên công ty hiển thị trên tiêu đề email.

thiết lập email gửi hóa đơn cho khách hàng

Bước 4. Nhấn Đồng ý.

2. Doanh nghiệp tôi đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử MeInvoice.vn, nếu ngừng sử dụng dịch vụ thì các hóa đơn đã phát hành có bị xóa không?


Trường hợp doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử MeInvoice.vn, nếu ngừng sử dụng dịch vụ thì sẽ không tiếp tục phát hành được hóa đơn mới nhưng vẫn xem được các báo cáo, tra cứu được các hóa đơn cũ đã phát hành. Hóa đơn điện tử đã phát hành sẽ được lưu trữ trong 10 năm kể từ ngày phát hành hóa đơn.

3. Doanh nghiệp tôi muốn thông báo phát hành mẫu hóa đơn mới cho năm tài chính tiếp theo nhưng vẫn sử dụng nốt các hóa đơn theo mẫu cũ có được không?


Trường hợp doanh nghiệp phát hành mẫu hóa đơn mới (vẫn dựa trên Mẫu số hóa đơn và Ký hiệu hóa đơn cũ) thì khi phát hành sẽ là mẫu hóa đơn mới. Vì vậy doanh nghiệp nên sử dụng hết các hóa đơn theo mẫu cũ rồi sau đó mới thông báo phát hành mẫu hóa đơn mới.

4. Khi doanh nghiệp tôi thay đổi máy tính làm việc thì có cần thiết lập lại thông tin kết nối hóa đơn điện tử hay không?


Với mỗi dữ liệu kế toán và trên một máy tính làm việc, việc thiết lập thông tin kết nối dịch vụ hóa đơn điện tử chỉ cần thực hiện một lần. Khi làm việc trên 1 máy tính khác hoặc với dữ liệu kế toán khác thì doanh nghiệp phải thực hiện thiết lập lại kết nối.

Phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất

5. Doanh nghiệp tôi sử dụng Chữ ký số nào để phát hành hóa đơn điện tử


Doanh nghiệp sử dụng Chữ ký số đang kê khai thuế hoặc bất kỳ Chữ ký số nào của doanh nghiệp (cùng thông tin Mã số thuế) còn hạn sử dụng và không bị thu hồi để phát hành hóa đơn điện tử.

6. Để xem được hóa đơn điện tử doanh nghiệp tôi phải cài đặt những phầm mềm gì?


Để xem được hóa đơn điện tử, máy tính của doanh nghiệp phải cài đặt những phần mềm sau:
  • Phần mềm giải nén Winrar hoặc 7-Zip để giải nén file .zip

  • Phần mềm đọc file PDF như Foxit Reader, Adobe Reder,… để xem hóa đơn điện tử file PDF

  • 7. Dữ liệu hóa đơn được lưu trữ trên hệ thống máy chủ của MISA có bảo mật và an toàn không?


MISA đang áp dụng ISO 27000, trong đó quy định rất rõ về bảo mật dữ liệu Khách hàng nên Khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm khi lưu trữ dữ liệu hóa đơn trên hệ thống máy chủ của MISA.

Doanh nghiệp tôi có phải cung cấp Private Key (Khóa bí mật) trong Token cho MISA hay không?

Doanh nghiệp không cần cung cấp Private Key.

8. Các vấn đề khi MeInvoice.vn được tích hợp trên MISA SME.NET 2017


Dữ liệu hóa đơn trên phần mềm MISA SME.NET 2017 có được cập nhật toàn bộ lên hệ thống MeInvoice.vn hay không?

Chỉ những hóa đơn điện tử được phát hành hóa đơn điện tử thì mới được đẩy lên hệ thống HĐĐT MeInvoice.vn của MISA. Mọi dữ liệu khác vẫn nằm trên máy chủ của Khách hàng.

MISA dùng giao thức nào để truyền dữ liệu từ MISA SME.NET 2017 nằm tại máy chủ của công ty đến máy chủ của MISA?

Khi chuyển dữ liệu hóa đơn từ máy tính của Khách hàng lên hệ thống dịch vụ HĐĐT MeInvoice.vn, MISA sử dụng giao thức HTTPS

Việc sử dụng MeInvoice.vn có ảnh hưởng gì đến quá trình cập nhật dữ liệu để làm báo cáo về kế toán của Công ty hay không?

Việc sử dụng MeInvoice.vn không những giúp khách hàng lập được các báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mà còn hoàn toàn không ảnh hưởng đến quá trình cập nhật dữ liệu để làm báo cáo về kế toán của Công ty.

Hóa đơn điện tử

MISA SME.NET 2017 có chức năng tự động sao lưu dữ liệu trên máy chủ của MISA về máy chủ riêng của Công ty hay không?

Phần mềm MISA SME.NET 2017 là phần mềm offline nên khách hàng có thể chủ động sao lưu và lưu trữ ở công ty. Các hóa đơn điện tử được lưu trữ trên trung tâm dữ liệu của MISA đảm bảo an toàn, bảo mật và hiện nay chưa có chức năng để sao lưu về máy chủ của công ty.

Có những khách hàng vẫn yêu cầu Công ty chúng tôi xuất hóa đơn giấy ngay tại quầy thu tiền, vậy chúng tôi vẫn có quyền lựa chọn xuất hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử được không?

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể lựa chọn hình thức xuất hóa đơn là hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử cho khách hàng.

9. Hướng dẫn khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử theo mẫu hóa đơn đặt in/ tự in đã thiết kế trên phần mềm hóa đơn điện tử MeInvoice.vn


Cho phép thực hiện lập mẫu hóa đơn điện tử, quyết định áp dụng và thông báo phát hành hóa đơn điện tử trên phần mềm. Để có thể in ra và nộp hồ sơ thông báo phát hành cho Cơ quan Thuế, sau đó có thể sử dụng mẫu hóa đơn điện tử này để phát hành. 
Xem hướng dẫn chi tiết tại video dưới đây:

Hướng dẫn khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử theo mẫu hóa đơn đặt in/tự in đã thiết kế trên 
phần mềm Hóa đơn điện tử MeInvoice.vn

10. Làm thế nào để chỉnh sửa mẫu hóa đơn điện tử trực tiếp trên phần mềm hóa đơn điện tử MeInvoice.vn?


Giả sử trên Hóa đơn GTGT (Mẫu tự in -3 liên) đơn vị muốn sửa mẫu hóa đơn có thêm hoặc bớt các thông tin trên mẫu mặc định của chương trình thì thực hiện như sau:

Bước 1: Hướng dẫn cách sửa text, sửa công thức cho cột

  • Ví dụ: Đơn vị muốn sửa cột Số lượng thành số lượng theo đơn vị chính thì thực hiện các bước sau:

chỉnh sửa mẫu hóa đơn điện tử

chỉnh sửa mẫu hóa đơn điện tử

chỉnh sửa mẫu hóa đơn điện tử

Bước 2: Hướng dẫn cách bổ sung thêm cột và thêm trường

  • Trên Hóa đơn GTGT (Mẫu tự in – 3 liên) đơn vị muốn bổ sung thêm cột Thuế trên hóa đơn thì thực hiện các bước sau:

  • Trên hóa đơn in ra chọn chức năng sửa mẫu, sau đó thực hiện bổ sung thêm textbox trên hóa đơn như sau:

chỉnh sửa mẫu hóa đơn điện tử

  • Sau khi bổ sung thêm textbox thì thiết lập format cho textbox bổ sung

chỉnh sửa mẫu hóa đơn điện tử

  • Sau khi thiết lập textbox cho cột bổ sung thì thực hiện lấy công thức cho cột bổ sung

chỉnh sửa mẫu hóa đơn điện tử

Bước 3: Hướng dẫn thêm logo cho hóa đơn

  • Để thêm logo cho Hóa đơn GTGT (Mẫu tự in – 3 liên) đơn vị cần thực hiện thao tác sau:

  • Trên hóa đơn in ra chọn chức năng Sửa mẫu, khi đó chương trình hiển thị như sau:

chỉnh sửa mẫu hóa đơn điện tử

  • Sau khi kéo trường hình ảnh vào vị trí chèn logo cần thực hiện thao tác sau:

chỉnh sửa mẫu hóa đơn điện tử

  • Sau khi nhấn Open chương trình sẽ hiển thị như sau:

chỉnh sửa mẫu hóa đơn điện tử

  • Sau khi nhấn OK, để LOGO dàn đều trường ảnh vừa kéo thì chọn thuộc tính sau:

chỉnh sửa mẫu hóa đơn điện tử

  • Sau khi lưu lại thông tin chương trình sẽ hiển thị như sau:

chỉnh sửa mẫu hóa đơn điện tử

Bước 4: Hướng dẫn cách bớt cột vừa thêm trên chương trình

  • Ví dụ: Để bỏ cột Thuế vừa thêm trên hóa đơn, người dùng vào Sửa mẫu, chọn cột muốn xóa xong nhấn delete, hoặc menu chuột phải chọn chức năng delete

chỉnh sửa mẫu hóa đơn điện tử

Lưu ý: Để xóa một cột trên mẫu thì phải thực hiện xóa toàn bộ các cột tính toán liên quan đến

Bước 5: Hướng dẫn cách Thêm hình nền và chỉnh sửa hình nền trên chứng từ

Để thêm hình nền cho Hóa đơn GTGT (Mẫu tự in – 3 liên) đơn vị cần thực hiện thao tác sau:

     – Trên hóa đơn in ra chọn chức năng Thêm hình nền, khi đó chương trình hiển thị như sau:

       chỉnh sửa mẫu hóa đơn điện tử

   – Nhấn vào icon Chọn để chọn hình nền và thực hiện sửa kích thước hình nền

       chỉnh sửa mẫu hóa đơn điện tử

    – Nhấn Cất, chương trình hiển thị hình nền trên chứng từ

       chỉnh sửa mẫu hóa đơn điện tử


11. Tại sao một số trường thông tin trên hóa đơn điện tử lại không hiển thị dữ liệu?


Hiện tại mẫu hóa đơn điện tử của phần mềm chỉ đáp ứng những thông tin cơ bản theo mẫu hóa đơn điện tử mà Tổng cục Thuế gợi ý sử dụng. Do đó nếu kế toán sửa mẫu hoặc sử dụng mẫu đặc thù của doanh nghiệp, có lấy các thông tin khác thông tin cơ bản mà Tổng cục Thuế gợi ý thì khi phát hành hóa đơn, các thông tin này sẽ không hiển thị trên hóa đơn điện tử gửi cho người mua.

Các thông tin cơ bản hiển thị trên mẫu hóa đơn điện tử mà Tổng cục Thuế gợi ý vui lòng xem chi tiết tại đây.

Tôi có sửa mẫu hóa đơn để bổ sung một số trường thông tin về mã khách hàng, địa điểm giao hàng, trường mở rộng chung… nhưng khi xem hóa đơn đã phát hành thì không thấy hiển thị những thông tin này.

Khi đơn vị mình xem hóa đơn thì phần mềm sẽ lấy các thông tin tại thời điểm phát hành hóa đơn đó, vì vậy những thông tin được thêm hoặc sửa sau thời điểm sẽ không thể hiện khi xem để đảm bảo tính đúng đắn của hóa đơn đã phát hành.

Nếu đơn vị muốn hiển thị những thông tin này thì phải xóa hóa đơn cũ và lập hóa đơn mới, sau đó thực hiện phát hành. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
Phần mềm hóa đơn điện tử

12. Tại sao khi tra cứu hóa đơn điện tử trên website https://meinvoice.vn, mẫu hóa đơn không giống với mẫu hóa đơn đã khởi tạo?  


Từ ngày 02/02/2018, khách hàng đã có thể tra cứu hóa đơn điện tử trên website https://meinvoice.vn đúng với mẫu hóa đơn đã khởi tạo trên phần mềm MISA SME.NET 2017. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, mẫu hóa đơn được chọn khi khởi tạo không được đẩy lên Cloud, dẫn đến khi khách hàng tra cứu vẫn hiển thị mẫu mặc định mang đi của chương trình.

Một số nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên và cách khắc phục cho từng vấn đề như sau:

Trường hợp 1:

Nguyên nhân:  Khách hàng đang sử dụng phiên bản MISA SME.NET 2017 thấp hơn R30.

Cách khắc phục:

  • Nâng cấp phần mềm MISA SME.NET 2017 lên phiên bản từ R30 trở lên.

  • Vào Nghiệp vụ\Quản lý hóa đơn\Mẫu hóa đơn.

  • Mở mẫu hóa đơn đã khởi tạo và nhấn Cất.

Trường hợp 2:  

Nguyên nhân:  Khách hàng sử dụng MISA SME.NET 2017 phiên bản từ R30 trở lên, nhưng các mẫu hóa đơn đã được khởi tạo từ trước phiên bản R30.

Cách khắc phục: Vào Nghiệp vụ\Quản lý hóa đơn\Mẫu hóa đơn, mở mẫu hóa đơn đã khởi tạo và nhấn Cất.

Trường hợp 3:  

Nguyên nhân:  Khách hàng khởi tạo mẫu từ phiên bản R30 trở lên, tuy nhiên thiết lập kết nối từ MISA SME.NET 2017 đến dịch vụ hóa đơn điện tử MeInvoice.vn gặp lỗi (Có thể do sau khi thiết lập kết nối đến dịch vụ hóa đơn điện tử, khách hàng thực hiện đổi tên đăng nhập hoặc mật khẩu), dẫn đến không đẩy được mẫu hóa đơn khi khởi tạo lên Cloud.

Cách khắc phục:

  • Thực hiện thiết lập lại kết nối đến dịch vụ hóa đơn điện tử MeInvoice.vn bằng cách vào Nghiệp vụ\Hóa đơn điện tử\Thiết lập kết nối đến dịch vụ HDĐT nhập các thông tin để đăng nhập

  • Vào Nghiệp vụ\Quản lý hóa đơn\Mẫu hóa đơn, mở mẫu hóa đơn đã khởi tạo và nhấn Cất

Phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất

Mọi chi tiết về phần mềm MEINVOICE.VN cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:
Trung tâm tư vấn và hỗ trợ MEINVOICE:
Điện thoại: 090 488 5833
Đăng ký    : TẠI ĐÂY
Website    : http://www.meinvoice.vn/