Trang chủ Tin tức 5 Lưu ý quan trọng khi Doanh nghiệp sử dụng Hóa đơn...

5 Lưu ý quan trọng khi Doanh nghiệp sử dụng Hóa đơn điện tử

330 Lượt đọc
Hóa đơn điện tử là giải pháp “vàng” cho Doanh Nghiệp trong thời đại 4.0 giúp Doanh Nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian, cắt giảm các chi phí phát sinh không đáng có và tăng năng suất lao động. Việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử là xu hướng tất yếu, Tuy nhiên, nhiều Doanh Nghiệp vẫn gặp nhiều trở ngại trong quá trình sử dụng Hóa đơn điện tử. Để việc sử dụng hóa đơn hiệu quả nhất, Misa xin chia sẻ về “5 Lưu ý quan trọng khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử”.
>> Chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, doanh nghiệp được gì và cần phải làm gì?
>> Tôi hài lòng khi chuyển từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử

1. Hóa đơn điện tử là gì?


Hóa đơn điện tử là một trong những loại hóa đơn được cấp mã xác thực hay còn gọi là chuỗi ký tự được mã hóa, được cung cấp bởi hệ thống xác thực của Tổng cục Thuế dựa trên những thông tin hóa đơn của doanh nghiệp. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn giá trị gia tăng; hóa đơn bán hàng; hoá đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: xác định được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.
Hóa đơn điện tử
Lưu ý: Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không phải là hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn đồng thời các điều kiện sau:
a) Có sự đảm bảo đủ tin cậy về tính toàn vẹn của thông tin chứa trong hóa đơn điện tử từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là hóa đơn điện tử.
Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
b) Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

2. Điều kiện phát hành hóa đơn điện tử của doanh nghiệp

Người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:
a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử.
c) Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định.
d) Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
đ) Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
– Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
– Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
Hóa đơn điện tử

3. Cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử


Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử trước khi khởi tạo hoá đơn điện tử phải ra quyết định áp dụng hoá đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này (theo Mẫu số 1 Phụ lục Thông tư số 32/2011/TT-BTC).
Sau đó, Doanh nghiệp tạo hóa đơn điện tử mẫu, gửi lên cơ quan thuế và Phát hành hóa đơn điện tử. Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử phải lập Thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử (theo  Mẫu số 2 Phụ lục của Thông tư 32) gồm các nội dung: tên đơn vị phát hành hoá đơn điện tử, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại, các loại hoá đơn phát hành (tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành (từ số… đến số…)), ngày lập Thông báo phát hành; tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của đơn vị (trường hợp gửi Thông báo phát hành tới cơ quan thuế bằng giấy); hoặc chữ ký điện tử của tổ chức phát hành (trường hợp gửi đến cơ quan thuế bằng đường điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế).
Mẫu số 1 Phụ lục Thông tư số 32/2011/TT-BTC
Mẫu số 2 Phụ lục của Thông tư 32
Sau khi đăng kí hóa đơn điện tử thành công để xuất hóa đơn điện tử bạn cần phải sử dụng một phần mềm hóa đơn điện tử. Đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử sẽ hỗ trợ bạn cài đặt, thiết lập dữ liệu hàng hóa, dịch vụ, cập nhật danh mục khách hàng của doanh nghiệp bạn. Bạn cần có chữ ký số nữa để đăng ký và xuất hóa đơn điện tử là xong.

4. Cách chuyển từ Hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một 1 lần. Đồng thời, được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế tóan theo quy định của Luật Kế tóan. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa, phục vụ lưu trữ chứng từ kế tóan phải đáp ứng các quy định:
a) Phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc;
b) Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy;
c) Có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.
Ký hiệu riêng trên hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử sang hoá đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”): Họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi; thời gian thực hiện chuyển đổi.
Cách chuyển từ Hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy

5. Lựa chọn nhà cung cấp nào phù hợp với Doanh Nghiệp?

Phần mềm hóa đơn điện tử MeInvoice.vn là phần mềm đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ tạo lập, xuất hóa đơn và kết nối trực tiếp với cơ quan thuế và có thể tích hợp các giải pháp quản lý có sẵn của doanh nghiệp. Đặc biệt, Meinvoice.vn cũng là phần mềm hóa đơn điện tử duy nhất ở Việt nam ứng dụng công nghệ Blockchain chống giả mạo hóa đơn, tránh tình trạng gian lận trong quá trình sử dụng, phát hành hóa đơn.
Hóa đơn điện tử MeInvoice.vn

Mọi chi tiết về phần mềm MEINVOICE.VN cũng như tư vấn triển khai xin vui lòng liên hệ:
Trung tâm tư vấn và hỗ trợ MEINVOICE:
Điện thoại: 1900 8677
Website: http://www.meinvoice.vn/

Rate this post