Lưu trữ hóa đơn là một trong những nghiệp vụ quan trọng của kế toán. Tuy nhiên thực trạng lưu trữ hóa đơn giấy tại nhiều doanh nghiệp hiện nay rất lộn xộn và thiếu khoa học. Hãy cùng MISA tìm hiểu về cách lưu trữ hóa đơn điện tử để xem có gì khác biệt và cải tiến hơn so với hóa đơn giấy.
1.Lưu trữ hóa đơn giấy
Cách lưu trữ hóa đơn giấy
Hóa đơn được trả bằng tiền mặt thi đi kèm với phiếu chi. Nếu trả bằng tiền gửi ngân hàng thì đi kèm ủy nhiệm chi, sắp xếp theo thứ tự số phiếu chi và nên xếp theo từng tháng.
Hóa đơn đầu ra, đầu vào thường được xếp theo thứ tự đã khai trên tờ khai hàng tháng để sau này Thuế kiểm tra được nhanh, mà trước khi Thuế kiểm tra, kế toán phải tự kiểm đếm lại xem có sai sót tờ nào không.
Nơi lưu trữ hóa đơn giấy
Về quy định, hóa đơn đỏ được doanh nghiệp lưu giữ tại kho. Kho này phải đầy đủ thiết bị bảo quản và điều kiện bảo quản bảo đảm an toàn trong quá trình lưu trữ. Trường hợp không tổ chức bộ phận hoặc kho lưu trữ tại doanh nghiệp thì phải thuê tổ chức, cơ quan lưu trữ tài liệu kế toán trên cơ sở ký kết hợp đồng lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Bất cập của việc lưu trữ hóa đơn giấy
Theo thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 thì hóa đơn được xem là chứng từ kế toán, có thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm, không phân biệt hóa đơn giấy hay hóa đơn điện tử.
Với cách thức và nơi lưu trữ như trên, hầu hết các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy đang gặp vô số những bất cập và khó khăn:
- Cách thức lưu trữ thủ công, mất thời gian
- Chi phí cho thiết bị, thuê không gian lưu trữ lớn
- Không gian lưu trữ hạn chế, khó đảm bảo tính toàn vẹn hóa đơn trong thời gian dài
- Khó khăn trong việc tra cứu, tìm kiếm lại những hóa đơn cũ
- Dễ bị đánh cắp, tráo đổi hóa đơn
2. Lưu trữ hóa đơn điện tử
Kể từ ngày 1/11/2018, Nghị định 119/2018/NĐ-CP đã quy định về việc 100% doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kinh doanh cần hoàn thành chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử trước ngày 1/11/2020.
>> Giải pháp lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào AN TOÀN và HIỆU QUẢ
Hóa đơn điện tử không chỉ thay đổi hoàn toàn cách thức phát hành, quản lý và báo cáo hóa đơn mà còn giúp doanh nghiệp thay đổi cách thức lưu trữ hóa đơn.
Cách lưu trữ hóa đơn điện tử
Theo quy định pháp luật, hóa đơn điện tử được lưu trữ như sau:
Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.
Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin.
(Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử.
Nơi lưu trữ hóa đơn điện tử
Lưu trữ HĐĐT vừa được lưu trữ trực tuyến trên hệ thống của nhà cung cấp phần mềm, vừa có thể xuất nhập khẩu vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD,… Tuy nhiên, để tránh tình trạng mất dữ liệu hóa đơn do nhiễm virus máy tính hoặc sự cố kỹ thuật ngoài ý muốn, các doanh nghiệp nên hợp tác với đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín thông qua các chứng chỉ về an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu.
Doanh nghiệp tải tài liệu quy định, thông tin, hướng dẫn,… MỚI nhất về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY nhé!
Ưu điểm của việc lưu trữ hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy
So với hóa đơn giấy, thì việc lưu trữ HĐĐT có những ưu điểm vượt trội hơn rất nhiều:
- Lưu trữ tự động trên hệ thống của nhà cung cấp phần mềm, doanh nghiệp muốn tự lưu trữ thì thao tác cũng rất nhanh chóng
- Không tốn chi phí mua thiết bị hoặc thuê không gian lưu trữ
- Đảm bảo tính toàn vẹn của hóa đơn lên tới 10 năm
- Dễ dàng tra cứu mọi hóa đơn
- Không thể bị đánh cắp, tráo đổi
3. Phần mềm hóa đơn điện tử nào đáp ứng nhu cầu lưu trữ an toàn, bảo mật của doanh nghiệp?
Phần mềm hóa đơn điện tử có khả năng lưu trữ an toàn, bảo mật phải đáp ứng được 4 tiêu chí cốt lõi sau:
- Hệ thống sao lưu trực tuyến đủ lớn đáp ứng theo quy định về lưu trữ hóa đơn của Luật kế toán);
- Công nghệ bảo mật đạt các tiêu chuẩn do tổ chức uy tin kiểm chứng;
- Có biện pháp dự phòng khắc phục sự cố, khôi phục dữ liệu;
- Có kinh nghiệm triển khai hệ thống kết nối, trao đổi dữ liệu điện tử giữa các phần mềm với nhau hoặc giữa các doanh nghiệp, tổ chức với nhau.
Là phần mềm hóa đơn điện tử được phát triển bởi MISA, MISA meInvoice đang từng bước chiếm lĩnh thị trường hóa đơn điện tử và chiếm trọn lòng tin của khách hàng cũng như báo chí chuyên môn với ấn tượng là phần mềm HĐĐT an toàn nhất, dễ sử dụng nhất.
Tính an toàn, bảo mật trong lưu trữ HĐĐT của MISA meInvoice được chứng minh qua những công nghệ độc quyền và chứng nhận mang tầm quốc tế:
- MISA có hạ tầng công nghệ thông tin quy mô về cả số lượng và chất lượng. Điều này đảm bảo cho sự liên tục trong vận hành hệ thống ngay cả khi số lượng khách hàng sử dụng lên đến hàng trăm nghìn doanh nghiệp trên cả nước.
- Phương án dự phòng luôn được MISA chuẩn bị kỹ lượng bằng việc đặt các máy chủ dự phòng ở nhiều vị trí khác nhau nhằm hạn chế tối đa rủi ro về mất dữ liệu của khách hàng.
- Trung tâm dữ liệu đạt tiêu chuẩn quốc tế Tier3, có khả năng lưu trữ dữ liệu hóa đơn lên tới 10 năm theo quy định luật Kế toán. Khách hàng có thể hoàn yên tâm khi lưu trữ trực tuyến trên hệ thống của MISA meInvoice mà không lo mất, hỏng, thất lạc hóa đơn.
- Là phần mềm duy nhất có đầy đủ chứng chỉ, quy trình về bảo mật thông tin theo tiêu chuẩn ISO 27.000 và CSA Star
- Là phần mềm tiên phong và cũng là duy nhất hiện nay áp dụng thành công công nghệ Blockchain chống giả mạo, mất cắp hóa đơn điện tử và đảm bảo tính minh bạch cho doanh nghiệp.
- MISA là thương hiệu uy tín với 25 năm kinh nghiệm triển khai hệ thống cung cấp giải pháp công nghệ thông tin. Các sản phẩm của MISA mang tính đồng nhất cao nên khi kết nối với nhau luôn đảm bảo sự chính xác, an toàn thông tin cho đơn vị sử dụng.
Hi vọng với bài viết trên, doanh nghiệp đã thấy được những tiện ích khi lưu trữ HĐĐT so với hóa đơn giấy. Từ đó, lựa chọn được nhà cung cấp hóa đơn điện tử phù hợp đáp ứng được nhu cầu lưu trữ an toàn, bảo mật của doanh nghiệp.
Khách hàng có nhu cầu được hỗ trợ về quy định hóa đơn điện tử hoặc dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc đăng ký:
>> Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đảm bảo an toàn nhất
>> 15 Điều Doanh nghiệp cần biết ngay về hóa đơn điện tử
>> Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là 1/11/2020 chứ không phải 1/7/2022 như doanh nghiệp lầm tưởng
>> Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng
024 3795 9595
https://www.misa.vn/
