Mua ngay
Hotline 090 488 5833

Chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử, doanh nghiệp được gì và cần phải làm gì?

Ngày đăng: 07/06/2018 - Số lần đọc: 1945
Để doanh nghiệp thuận tiện hơn trong việc sử dụng, quản lý hóa đơn, tiết kiệm chi phí và tránh tình trạng mất mát hóa đơn, Chính phủ đã ra nghị quyết đổi mới đó là sử dụng hóa đơn điện tử từ tháng 1/2018. Tổng cục thuế cũng đã áp dụng và ngày càng đẩy mạnh triển khai hóa đơn điện tử trên phạm vi cả nước. Vậy để chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, các doanh nghiệp cần phải làm những gì?

Bộ Tài chính đặt mục tiêu đến năm 2020, khoảng 90% doanh nghiệp hay 90% hàng hóa lưu thông trên thị trường được áp dụng hóa đơn điện tử. Điều cần làm với các doanh nghiệp vẫn đang dùng hóa đơn giấy là phải chuẩn bị ngay để tránh rơi vào thế bị động khi có văn bản mới quy định việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử với doanh nghiệp mình.

1. Doanh nghiệp được gì khi sử dụng hóa đơn điện tử?


Chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử doanh nghiệp khắc phục được rất nhiều những nhược điểm của hóa đơn giấy. Khi sử dụng hóa đơn giấy doanh nghiệp mất rất nhiều thời gian trong việc quản lý, bảo quản hóa đơn, tốn kém chi phí về in ấn… nhưng khi chuyển sang sử dụng hóa đơn giấy thì doanh nghiệp có được rất nhiều những lợi ích như:

- Doanh nghiệp tiết kiệm thời gian về thủ tục hành chính thuế.

- Không mất thời gian chờ 5 ngày sau khi đăng ký phát hành.

- Giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, vận chuyển, bảo quản, lưu trữ hoá đơn.

- Tránh được tình trạng hoá đơn của doanh nghiệp có thể bị làm giả.

- Không phải báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế.

- Người mua hàng hóa, dịch vụ của doanh nghiệp không bị rủi ro mất, cháy hỏng hóa đơn.

- Cơ quan thuế và các cơ quan có liên quan thực hiện việc tiếp nhận thông tin hóa đơn dưới dạng tệp dữ liệu điện tử do doanh nghiệp cung cấp, không yêu cầu doanh nghiệp phải in hóa đơn đã xác thực ra giấy.

- Mọi khách hàng là người mua hàng hóa của doanh nghiệp, nếu có nghi ngờ về hóa đơn giả hay không, có thể tra cứu tại website của Tổng cục thuế. Do đó người mua hàng của doanh nghiệp yên tâm hơn vào hóa đơn do doanh nghiệp phát hành ra, giúp nâng cao uy tín của doanh nghiệp đối với người mua hàng.

Lợi ích hóa đơn điện tử

2. Những yêu cầu cần chuẩn bị để sử dụng hóa đơn điện tử


Chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử sẽ theo một quy trình đơn giản.
Căn cứ Điều 6 Quyết định 1209/QĐ-BTC ngày 23/6/2015, doanh nghiệp muốn chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử cần đáp ứng những điều kiện sau:

- Có hạ tầng về công nghệ thông tin để lưu trữ và sử dụng chứng từ điện tử. Đây là một điều kiện rất đơn giản để thực hiện vì hầu như văn phòng của doanh nghiệp nào cũng có hạ tầng về công nghệ thông tin như máy tính, mạng internet,…

- Doanh nghiệp có thể tự xây dựng phần mềm hóa đơn điện tử hoặc sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử do tổ chức trung gian cung cấp.

Tiếp theo đó doanh nghiệp cần phải:

- Tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử. Trước khi khởi tạo hóa đơn điện tử doanh nghiệp phải Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử gửi thông qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế và chịu trách nhiệm về quyết định này. (theo Mẫu số 1 Phụ lục của Thông tư 32)

- Phát hành hóa đơn điện tử: trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải Lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư này)

- Ký số vào hóa đơn điện tử mẫu và gửi hóa đơn điện tử mẫu (theo đúng định dạng gửi cho người mua) đến cơ quan thuế theo đường điện tử.

- Đăng ký chứng thư số để ký điện tử trên hóa đơn và giao dịch với cơ quan thuế. Doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng một hoặc nhiều chứng thư số.

Tuy nhiên, để thuận tiện cho việc sử dụng hóa đơn điện tử thì 3 giấy tờ trên doanh nghiệp lập cùng 1 lúc và gửi cho cơ quan thuế 1 lần.

Trong thời hạn ba ngày làm việc kể từ khi nhận được đăng ký của doanh nghiệp, cơ quan thuế gửi Thông báo tới địa chỉ thư điện tử của doanh nghiệp về việc chấp nhận hay không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế:

- Trường hợp chấp nhận, cơ quan thuế thông báo thông tin về tài khoản (tài khoản cấp 1) và mật khẩu của doanh nghiệp.

- Trường hợp không chấp nhận, cơ quan thuế thông báo lý do không chấp thuận cho doanh nghiệp.

Sau khi nhận được thông báo chấp nhận về việc đăng ký sử dụng hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế, doanh nghiệp truy cập phần mềm Xử lý hóa đơn của Tổng cục Thuế (VAN) thực hiện đăng nhập và đăng ký phát hành cho hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế. Sau khi đăng ký phát hành thành công, doanh nghiệp có thể phát hành ngay hóa đơn có mã xác thực của cơ quan thuế.

Như vậy, doanh nghiệp chỉ cần xem xét điều kiện thực tế của mình về hạ tầng công nghệ thông tin, trình độ sử dụng công nghệ thông tin; việc lưu trữ, sử dụng chứng từ điện tử; chữ ký số; khả năng chấp nhận sử dụng hoá đơn điện tử của khách hàng… là có thể triển khai phát hành hoá đơn điện tử thay cho hóa đơn giấy.

hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử Meinvcoie.vn là phần mềm hóa đơn điện tử duy nhất tại Việt Nam được tích hợp cùng phần mềm kế toán MISA SME.2017 giúp khách hàng không phải thao tác dữ liệu và xuất trực tiếp hóa đơn trên phần mềm kế toán. Đặc biệt, việc ứng dụng công nghệ Blockchain giúp nâng cao tính bảo mật của dữ liệu, chống làm giả hóa đơn. Để đăng kí sử dụng hóa đơn điện tử MeInvoice.vn, các doanh nghiệp có thể đăng kí TẠI ĐÂY

Hóa đơn điện tử MeInvoice.vn