6 Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử cho Doanh nghiệp MỚI NHẤT

Hóa đơn điện tử sẽ được áp dụng với 100% doanh nghiệp kể từ ngày 01/11/2020. Đây cũng là hình thức hóa đơn điện tử phù hợp để triển khai ở nhiều mô hình kinh doanh khác nhau: từ doanh nghiệp lớn đến doanh nghiệp siêu nhỏ, từ tổ chức đến các cá nhân kinh doanh. Do đó, việc đáp ứng các điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử không hề khó như nhiều kế toán và doanh nghiệp nghĩ.

>> Thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử

>> Tổng hợp các mẫu hóa đơn điện tử theo từng lĩnh vực ngành nghề

>> Danh sách phần mềm hóa đơn điện tử phổ biến nhất 2021

>> Bảng giá hóa đơn điện tử meInvoice mới nhất

>> Cách tra cứu hóa đơn điện tử nhanh và chính xác nhất

Điều kiện để Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định

Theo khoản 2 điều 4 thông tư 32/2011/TT-BTC thì người bán hàng hóa, dịch vụ (sau gọi chung là người bán) khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng 6 điều kiện sau:

• Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
• Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
• Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
• Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
• Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn.
• Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:

– Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu

– Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Từ ngày 01/11/2020 áp dụng theo Quy định tại Điều 6, Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Điều 6, Thông tư 68/2019/TT-BTC của Bộ Tài Chính. 

Như vậy về cơ bản, hầu hết các doanh nghiệp đang hoạt động đều đáp ứng được các điều kiện để khởi tạo hóa đơn điện tử.

Riêng với điều kiện về kết nối, tích hợp với phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị và điều kiện về hệ thống lưu trữ, các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử có thể hỗ trợ doanh nghiệp để việc sử dụng hóa đơn điện tử được thuận lợi và đạt kết quả cao nhất.

>> 10 Điểm lưu ý về hóa đơn điện tử theo Nghị Định 119/2018/NĐ-CP áp dụng từ ngày 01/11/2018
>> Quy định về hoá đơn điện tử mới nhất theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP
>> MISA hỗ trợ tối đa cho các doanh nghiệp chuyển đổi sang hóa đơn điện tử

3 Bước triển khai hóa đơn điện tử hiệu quả

Sau khi đã đáp ứng đầy đủ các điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần nhanh chóng triển khai hóa đơn điện tử. Sau đây là 3 bước cơ bản để doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử một cách hiệu quả:

1 Đánh giá nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp

Trước khi lựa chọn đơn vị cung cấp, doanh nghiệp cần lên danh sách và đánh giá tương đối về nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp như: Lượng hóa đơn trung bình phát hành mỗi tháng? Số lượng máy tính và các điểm, chi nhanh sẽ thực hiện xuất hóa đơn? Các phần mềm hệ thống mà doanh nghiệp muốn tích hợp với hóa đơn điện tử?….

Từ những tiêu chí này, doanh nghiệp có thể đưa ra những yêu cầu để nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử đánh giá mức độ đáp ứng. Thông qua đó, doanh nghiệp sẽ có cơ sở để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.

2 Lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín

Doanh nghiệp có rất nhiều lựa chọn khi muốn sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử của các đơn vị trung gian. Tuy nhiên, để việc sử dụng hóa đơn điện tử thực sự hiệu quả và mang lại lợi ích tối đa, doanh nghiệp cần lưu ý lựa chọn nhà cung cấp được Tổng cục thuế chứng thực và khuyến khích sử dụng.
Ngoài ra, doanh nghiệp nên dựa trên một số tiêu chí khi lựa chọn nhà cung cấp hóa đơn điện tử như:

• Có giá trị pháp lý
• Ổn định, chất lượng
• Mang lại nhiều tiện ích
• Có các công nghệ, tiêu chuẩn, chứng chỉ về an toàn bảo mật
• Chi phí tương xứng chất lượng
• Được nhiều doanh nghiệp sử dụng
• Dễ dàng sử dụng

Để tăng tốc độ triển khai hóa đơn điện tử và giúp doanh nghiệp dễ dàng trong việc lựa chọn nhà cung cấp uy tín, Cục thuế Hà Nội và Hồ Chí Minh đã tiến hành thẩm định sàng lọc ra những nhà cung cấp đạt tiêu chuẩn:

• Cục Thuế Hồ Chí Minh đã thẩm định và công bố 26 nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đáp ứng được những điều kiện, quy định quản lý, sử dụng hóa đơn online (trực tuyến). Xem danh sách cụ thể tại đây
• Cục Thuế Hà Nội cũng đã công bố danh sách 16 nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử được lựa chọn phối hợp. Xem danh sách cụ thể tại đây

3 Lập hồ sơ thông báo phát hành với cơ quan thuế

Hồ sơ cần chuẩn bị thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng bao gồm:

• Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử ( Theo Mẫu số 1 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
• Thông báo phát hành hoá đơn điện tử theo Mẫu. (theo Mẫu số 2 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT-BTC)
• Mẫu hóa đơn

Hiện nay, việc lập hồ sơ thông báo phát hành với cơ quan thuế được thực hiện hoàn toàn qua mạng thông qua phần mềm hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp có thể tự khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử chỉ với vài thao tác đơn giản.

Ngoài ra, hầu hết các phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay đều tích hợp sẵn mẫu quyết định sử dụng và thông báo phát hành hóa đơn điện tử để tiện cho doanh nghiệp khai báo thông tin.

Để nộp bộ hồ sơ thông báo phát hành, doanh nghiệp cần chuẩn bị: Chữ ký số, thông báo phát hành hóa đơn bản mềm (XML), hóa đơn mẫu và quyết định sử dụng hóa đơn bản Scan sau đó đính kèm vào một file Word và nộp cho cơ quan thuế tại: nhantokhai.gdt.gov.vn

Như vậy là bạn đã phát hành hoá đơn điện tử lần đầu qua mạng thành công. Để chắc chắn thông tin của bạn đã được cơ quan thuế chấp thuận, sau 2 ngày doanh nghiệp kiểm tra thông tin trên trang cổng thông tin điện tử http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html

MISA hỗ trợ tối đa cho doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử sớm

Đồng hành cùng cơ quan thuế trong việc đẩy mạnh triển khai hóa đơn điện tử đồng thời mong muốn hỗ trợ tối đa cho doanh nghiệp trong việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, MISA có chương trình ưu đãi miễn phí 100% chi phí thiết kế mẫu hóa đơn cơ bản.

Bênh cạnh đó, MISA hỗ trợ Doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử như sau:

• MIỄN 100% phí thuê bao hàng năm.
• MIỄN 100% phí thiết kế mẫu hóa đơn cơ bản.
• MIỄN 100% phí tích hợp với các phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị khác nhau.
• MIỄN 100% phí tư vấn thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với Cơ quan Thuế.
• MIỄN 100% phí lưu trữ, tra cứu hóa đơn 10 năm.