Trang chủ Tin tức Hóa đơn điện tử giúp rút ngắn thủ tục hành chính trong...

Hóa đơn điện tử giúp rút ngắn thủ tục hành chính trong doanh nghiệp như thế nào?

245 Lượt đọc
Happy and successful businesspeople, jumping in the air, business concept in teamwork and corporation.

Quy trình phát hành, tra cứu hóa đơn giấy rườm rà, tốn nhiều thời gian là một trong những bất cập điểm hình của hóa đơn giấy. Việc sử dụng hóa đơn điện tử liệu có giúp doanh nghiệp giải quyết những bất cập của hóa đơn giấy và đơn giản hóa thủ tục hành chính? Hãy củng meInvoice.vn tìm hiểu về vấn đề này.

>> 15 Điều Doanh nghiệp cần biết ngay về hoá đơn điện tử
>> Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng
>> Tính năng ưu việt của phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice.vn
>> Dùng thử hóa đơn điện tử meInvoice.vn

1.Thực trạng thủ tục hành chính khi sử dụng hóa đơn giấy

Sử dụng hóa đơn giấy kéo theo rất nhiều thủ tục hành chính cho doanh nghiệp:

  • Để hóa đơn giấy đến được tay khách hàng, kế toán doanh nghiệp thường phải thực hiện các bước cơ bản như:

Nhập hoặc viết tay thông tin lên hóa đơn giấy -> Trình ký -> Đóng dấu -> Gửi chuyển phát nhanh hóa đơn cho khách.

Như vậy, quy trình để xuất một hóa đơn giấy mất khá nhiều thời gian và công đoạn. Đó còn chưa kể các thủ tục trên rất dễ bị gián đoạn hoặc kéo dài do các yếu tố khách quan lẫn chủ quan như: kế toán viết sai sót thông tin trên hóa đơn, sếp không có mặt tại công ty để ký, chuyển phát nhanh chậm chễ,… Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến sự hài lòng và tiến độ thanh toán của khách hàng.

thủ tục hành chính trong doanh nghiệp

  • Thủ tục tra cứu và lưu trữ hóa đơn cũng không hề đơn giản hơn.

Với nhiều doanh nghiệp có kho lưu trữ hóa đơn riêng, việc tra cứu hóa đơn giấy phải được sự cho phép từ cấp quản lý. Hơn nữa, quá trình tra cứu cũng mất rất nhiều thời gian và đòi hỏi sự cẩn thận từ người thực hiện bởi nếu sơ suất sẽ rất dễ xảy ra tình trạng thất lạc hoặc làm hỏng hóa đơn.

Việc lưu trữ hóa đơn giấy cũng cần sự giám sát chặt chẽ và ghi chép chính xác, tỉ mỉ từ người thực hiện. Với các doanh nghiệp lớn mỗi năm xuất đến hàng trăm nghìn hóa đơn thì đây quả là một thách thức không hề nhỏ.

Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có hiệu lực từ ngày 01/11/2018 đã đem lại hi vọng cho các doanh nghiệp về việc có thể tiết kiệm chi phí, thời gian và góp phần đơn giản hóa thủ tục hành chính. Vậy trên thực tế, hóa đơn điện tử đã giải quyết những bất cập này ra sao?

2. Hóa đơn điện tử giúp rút ngắn thủ tục hành chính trong doanh nghiệp

Với việc sử dụng hóa đơn điện tử, những bất cập về quy trình của hóa đơn giấy sẽ được xóa bỏ hoặc cải thiện đáng kể:

  • Lập hóa đơn nhanh chóng, chính xác với danh mục khách hàng và danh mục sản phẩm, dịch vụ có sẵn
  • Không cần lo lắng mỗi khi sếp vắng mặt tại công ty vì đã có chữ ký số để ký điện tử mọi lúc mọi nơi
  • Chuyển phát nhanh hóa đơn điện điện tử tới khách hàng tức thời qua email và SMS

Tất cả các công đoạn trên chỉ mất từ 3-5 phút để hóa đơn có thể đến được tay khách hàng thay vì 3 -5 ngày như sử dụng hóa đơn giấy. Điều này cũng góp phần tạo hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng và thúc đẩy nhanh quá trình thanh toán của họ.

Không chỉ giảm thủ tục và thời gian phát hành hóa đơn, sử dụng hóa đơn điện tử còn đem đến sự tiện lợi trong tra cứu và lưu trữ hóa đơn.

hóa đơn điện tử giúp đơn giản thủ tục hành chính

Thay vì phải tra cứu một cách thủ công trên các hóa đơn và chứng từ gốc, kế toán hoàn toàn có thể đối chiếu mọi thông tin trên hóa đơn đó ngay lập tức chỉ với một vài thông tin cơ bản như: số hóa đơn, ngày xuất, trạng thái,… Kế toán càng không phải lo lắng quá trình tra cứu sẽ làm đảo lộn hoặc thất lạc các hóa đơn khác.

Thủ tục lưu trữ hóa đơn cũng được đơn giản hóa đi rất nhiều khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử. Bên bán và bên mua đều có thể lưu trữ, sao chép toàn bộ các dữ liệu hoá đơn bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD,…. Chỉ cần xây dựng quy trình lưu trữ một cách khoa học và có hệ thống thì việc quản lý hóa đơn điện tử sẽ vô cùng dễ dàng và thuận tiện. Hơn nữa, dữ liệu hóa đơn luôn được các nhà cung cấp hóa đơn điện tử lưu trữ trực tuyến, do đó, doanh nghiệp không cần quá lo lắng về vấn đề thất lạc hay mất hỏng hóa đơn.

3. Tính ưu việt của phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice.vn là chìa khóa rút ngắn thủ tục hành chính trong doanh nghiệp

meInvoice.vn là phần mềm hóa đơn điện tử của Công ty Cổ Phần MISA – Đơn vị hàng đầu với 25 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính kế toán, hóa đơn điện tử, kê khai thuế,.. cho hơn 200.000 tổ chức và hàng triệu các nhân.

điểm ưu việt của phần mềm meinvoice.vn

meInvoice.vn không chỉ đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ về hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật như mà còn tập trung phát triển những tính năng giúp rút ngắn thủ tục hành chính trong doanh nghiệp. Những tính năng ưu việt này của meInvoice.vn luôn đi đầu và được khách hàng đón nhận tích cực:

  • Tích hợp dễ dàng với mọi phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị mà doanh nghiệp đang sử dụng nhằm tiết kiệm thời gian nhập liệu cho kế toán.
  • Tính năng thanh toán trực tuyến trên phần mềm cho phép người mua thanh toán đơn hàng ngay khi nhận được hóa đơn điện tử từ người bán.
  • Đa nền tảng với 3 phiên bản sử dụng trên desktop, website và mobile giúp kế toán các cấp quản lý có thể thực hiện các nghiệp vụ hóa đơn ở bất kỳ đâu và bất cứ lúc nào và nắm được tình hình sử dụng hóa đơn điện tử tức thời mà không cần đến quy trình báo cáo của cấp dưới.

Khách hàng có nhu cầu nhận tư vấn thêm về các tính năng này hoặc các nghiệp vụ khác về hóa đơn điện tử bằng cách ĐĂNG KÝ tư vấn, dùng thử miễn phí hoặc liên hệ Hotline: 090 488 5833

Bạn cũng có thể đăng ký để nhận miễn phí nhiều tài liệu hữu ích và thông tin mới nhất về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY

>> 15 Điều Doanh nghiệp cần biết ngay về hoá đơn điện tử
>> Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng
>> Tính năng ưu việt của phần mềm hóa đơn điện tử meInvoice.vn
>> Dùng thử hóa đơn điện tử meInvoice.vn