Hướng dẫn doanh nghiệp quản lý tình hình sử dụng hóa đơn điện tử

Bên cạnh chức năng phát hành và gửi hóa đơn điện tử thuận tiện giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và thời gian thì chức năng quản lý tình hình sử dụng hóa đơn điện tử cũng rất giúp ích rất nhiều cho kế toán và doanh nghiệp nắm bắt tức thời những thông tin cần thiết và kịp thời. Tuy nhiên, nhiều kế toán và doanh nghiệp chưa hiểu và sử dụng hết được tính năng này. MISA meInvoice sẽ dành bài viết dưới đây để hướng dẫn chi tiết về vấn đề này.

>> Tính năng ưu việt của phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice
>> Tổng quan các tính năng của phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice

Để quản lý tình hình sử dụng hóa đơn điện tử được tốt nhất, kế toán và doanh nghiệp cần sử dụng thành thạo các chức năng như: Tra cứu, tìm kiếm hóa đơn điện tử, xem báo cáo hóa đơn điện tử, xem tổng quan tình hình sử dụng hóa đơn và quản lý tài nguyên sử dụng hóa đơn điện tử.

1. Tra cứu , tìm kiếm hóa đơn điện tử

Chức năng này cho phép kế toán tra cứu, tìm kiếm các hóa đơn điện tử theo các tiêu chí trạng thái được thiết lập sẵn trên hệ thống phần mềm. Qua đó, kế toán hoàn toàn có thể tra cứu và nắm bắt được thông tin hóa đơn đã phát hành chưa, đã gửi cho khách chưa, khách đã nhận được chưa, là hóa đơn gốc, hóa đơn thay thế hay hóa đơn xóa bỏ….

Trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice, người sử dụng có thể tra cứu, tìm kiếm hóa đơn điện tử theo các bước sau:

• Bước 1: Vào mục Hóa đơn bán hàng.
• Bước 2: Xem danh sách hóa đơn theo tiêu chí lập sẵn như: Hóa đơn chưa phát hành, đang phát hành, phát hành lỗi, đã phát hành…

Hoặc có thể chọn tiêu chí tìm kiếm hóa đơn điện tử theo ngày hóa đơn và theo trạng thái hóa đơn:

• Bước 3: Nhập từ khóa tìm kiếm hóa đơn theo: Số hóa đơn, Tên khách hàng hoặc Mã số thuế, sau đó nhấn biểu tượng tìm kiếm.

2. Xem báo cáo hóa đơn điện tử

Có 3 loại báo cáo thông dụng mà kế toán có thể xem và in các báo cáo này để phục vụ cho hoạt động quản lý Hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp:

Bảng kê hóa đơn đã sử dụng: Báo cáo thống kê hóa đơn điện tử đã phát hành tại đơn vị bán hàng giúp kế toán biết được hàng năm đã phát hành những hóa đơn nào và có thể xem lại được hóa đơn điện tử đã phát hành của các năm trước (hóa đơn lưu trữ 10 năm)

Thống kê số lượng hóa đơn đã phát hành: Báo cáo chi tiết về số lượng hóa đơn điện tử đã sử dụng, xóa bỏ trong kỳ của doanh nghiệp

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Báo cáo chi tiết về số lượng hóa đơn mua/phát sinh; đã sử dụng, xóa bỏ, mất, hủy trong kỳ của doanh nghiệp. (Ngoài các hóa đơn điện tử chương trình tự động lấy lên báo cáo, Kế toán có thể nhập thêm thông tin về tình hình sử dụng hóa đơn giấy của Doanh nghiệp)

Doanh nghiệp dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn điện tử MISA trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:

Trong đó, kế toán thường quan tâm nhất đến báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Do đó, MISA meInvoice sẽ hướng dẫn chi tiết cách xem và xuất khẩu báo cáo này phục vụ cho công tác báo cáo với cơ quan thuế:

• Bước 1: Vào mục Báo cáo, chọn Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Nhấn Thêm mới:

• Bước 2: Chọn kỳ báo cáo. Nhấn Đồng ý.

• Bước 3: Chương trình tự động lấy dữ liệu lên báo cáo như hình mô tả bên dưới:

Ngoai ra, kế toán có thể khai báo thêm thông tin về tình hình sử dụng hóa đơn giấy hoặc các hóa đơn điện tử không theo dõi trên phần mềm MISA meInvoice (nếu có) bằng cách nhập trực tiếp thông tin lên báo cáo sau đó nhấn Lưu.

Có thể xuất khẩu Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ra định dạng .xml để nộp cho cơ quan thuế bằng cách chọn XML khi xuất khẩu hóa đơn.

3. Xem tổng quan tình hình sử dụng hóa đơn

• Bước 1: Vào mục Bàn làm việc.
• Bước 2: Sau khi phát hành hóa đơn, chương trình hiển thị các thông tin thể hiện tình hình sử dụng hóa đơn tại doanh nghiệp bao gồm:

Số liệu hóa đơn đã sử dụng trong năm/Biểu đồ tình hình sử dụng hóa đơn trong năm: Giúp quản lý được thông tin Số lượng/Giá trị hóa đơn đã phát hành trong năm và kiểm soát được số lượng hóa đơn còn được sử dụng, thời hạn sử dụng để kịp thời mua thêm hóa đơn/gia hạn sử dụng, tránh làm gián đoạn công việc.

Biểu đồ tình hình sử dụng hóa đơn theo thời gian: Cho phép xem được số lượng hóa đơn đã phát hành theo thời gian tùy chọn.

Giá trị hóa đơn theo người mua: Cho phép xem được tổng giá trị hóa đơn đã phát hành theo từng người mua.

Các trạng thái hóa đơn hiển thị: hóa đơn chưa phát hành, hóa đơn đang phát hành, hóa đơn phát hành lỗi, hóa đơn gửi lỗi.

Lưu ý: Nhấn Xem chi tiết để xem chi tiết danh sách hóa đơn theo từng trạng thái.

Có thể sắp xếp lại vị trí hiển thị của các ô thông tin, biểu đồ/báo cáo bằng cách: Nhấn và giữ chuột vào thông tin muốn thay đổi, kéo và thả vào vị trí mới.

4. Quản lý tài nguyên sử dụng hóa đơn điện tử

Chức năng này cho phép người sử dụng kiểm tra thời hạn còn được sử dụng, số lượng hóa đơn còn được sử dụng và lịch sử các lần cấp phát tài nguyên của doanh nghiệp.

Để thực hiện chức năng nay, kế toán vào mục Hệ thống\Thông tin tài nguyên.

Kiểm tra các thông tin liên quan đến tài nguyên của đơn vị như: thông tin thuê bao, thông tin hóa đơn trong năm, thông tin hóa đơn lũy kế, lịch sử cấp phát tài nguyên và danh sách đơn hàng để có những cập nhật và điều chỉnh kịp thời cho doanh nghiệp.

Hi vọng bài viết trên đã giúp kế toán quản lý tình hình sử dụng hóa đơn điện tử dễ dàng và khoa học hơn với phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice – một trợ thủ đắc lực dành riêng cho kế toán và doanh nghiệp.