Hủy hóa đơn điện tử, lập lại, điều chỉnh hóa đơn điện tử đã xuất

Khi có sai sót về nội dung trên hóa đơn điện tử đã xuất, tùy từng trường hợp mà kế toán buộc phải thực hiện lập biên bản hủy hóa đơn điện tử, lập lại, điều chỉnh hóa đơn điện tử đó. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn kế toán từ A – Z cách hủy hóa đơn điện tử đúng quy định, lập lại hoặc điều chỉnh hóa đơn. 

>> Xem thêm: Hóa đơn điện tử

1. Hủy hóa đơn điện tử và những điều cần phải biết

1.1 Hủy hóa đơn điện tử là gì? 

Căn cứ vào khoản 3 điều 11, Thông tư 32/2011/TT-BTC hủy hóa hóa đơn điện tử là khiến hóa đơn điện tử không còn giá trị sử dụng. Tiêu hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin mà nó chứa.

1.2 Khi nào lập biên bản hủy hóa đơn?

Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót sau khi đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Hoặc trường hợp đã lập hóa đơn điện tử và gửi cho người mua nhưng người bán và người mua chưa kê khai thuế thì xử lý theo các bước như sau:

1. Hủy hóa đơn điện tử khi đã có sự đồng ý và xác nhận của cả 2 bên bán và mua và có hiệu lực theo đúng thời hạn 2 bên bán và mua thỏa thuận. Hóa đơn điện tử đã hủy nhưng vẫn phải lưu trữ theo thời gian quy định.
2. Bên bán lập hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định để gửi cho bên mua. Trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số…, ký hiệu, gửi ngày tháng năm”.

1.3 Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử đã phát hành

Kế toán cần xem xét các trường hợp sai sót để tiến hành điều chỉnh hoặc hủy bỏ – lập lại hóa đơn điện tử đã xuất như sau:

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử có sai sót đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ; hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người  mua chưa kê khai thuế thì xử lý như sau:

• Hủy hóa đơn điện tử khi đã có sự đồng ý và xác nhận của cả 2 bên bán và mua.
• Bên bán lập hóa đơn điện tử mới theo đúng quy định để gửi cho bên mua.

Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Người bán và người mua đã kê khai thuế thì bên bán xử lý như sau:

•  Lập biên bản điều chỉnh (BBĐC) hóa đơn có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót.
•  Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.

 (*) Lưu ý:

Trường hợp sai thông tin khách hàng (tên, địa chỉ người mua) nhưng đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản điều chỉnh giấy/điện tử không phải lập hóa đơn điều chỉnh. (Căn cứ khoản 7 điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 Sửa đổi, bổ sung Thông tư số 119/2014/TT-BTC)

Trường hợp sai các thông tin: sai thông tin về mặt hàng, dịch vụ, kỳ cước và số tiền ghi trên hóa đơn mà hoá đơn đã lập, gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế thì tiến hành lập hóa đơn điều chỉnh.

1.4 Thông báo hủy hóa đơn điện tử không sử dụng

Tại Điều 29 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ tài chính quy định về thủ tục hủy hóa đơn GTGT nêu rõ trường hợp hủy hóa đơn điện tử không sử dụng nữa như sau:

Tổ chức, hộ, cá nhân có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy hóa đơn. Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.

Xem chi tiết: Hướng dẫn hủy hóa đơn tự in đã thông báo phát hành nhưng không tiếp tục sử dụng nữa.

1.4 Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử

MISA meInvoce sẽ hướng dẫn các bạn hủy các hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành với cơ quan thuế (chưa phát hành cho người mua) nhưng không tiếp tục sử dụng.

Xem video hướng dẫn:

Hướng dẫn hủy hóa đơn điện tử trên phần mềm

1. Vào phân hệ Đăng ký phát hành\tab Thông báo hủy hóa đơn, nhấn Thêm.

2. Khai báo thông tin của Thông báo hủy hóa đơn.

Lưu ý:

– Bạn có thể đính kèm Quyết định hủy hóa đơn/Biên bản hủy hóa đơn lên phần mềm để tiện tra cứu khi cần, bằng cách nhấn biểu tượng …
– Trường hợp đơn vị chưa lập biên bản hủy hóa đơn, có thể lập trực tiếp trên phần mềm. Xem hướng dẫn chi tiết tại đây.

3. Nhấn Cất.

Lưu ý: Trường hợp đơn vị muốn xuất khẩu Thông báo hủy hóa đơn dưới dạng XML để nộp hồ sơ online cho cơ quan thuế hoặc nhập khẩu vào phần mềm HTKK thực hiện như sau:

Nhấn In.
Chọn Xuất khẩu XML để nộp báo cáo hoặc NK vào HTKK.

Lưu file Thông báo hủy hóa đơn điện tử.

4. Sau khi nộp bộ hồ sơ thông báo hủy hóa đơn cho cơ quan thuế, chuyển trạng thái trên thông báo thành Đã nộp cho cơ quan thuế để dễ dàng kiểm soát tình trạng nộp thông báo, đảm bảo tuân thủ đúng quy định của Nhà nước.

2. Biên bản hủy hóa đơn điện tử 2021

2.1 Mẫu biên bản hủy hóa đơn điện tử 2021

Dưới đây là mẫu biên bản huỷ hóa đơn điện tử mới nhất năm 2021. Kế toán có thể dễ dàng tải ngay mẫu biên bản hủy hóa đơn tại đây hoặc xem chi tiết hướng dẫn Tải biên bản hủy hóa đơn GTGT mới nhất theo Thông tư 39/2014/TT-BTC

>> Biết cách sử dụng chữ ký số sẽ giúp doanh nghiệp ký mọi tài liệu online hiệu quả nhất.

2.2 Cách lập biên bản hủy hóa đơn

Thay vì phải lập biên bản huỷ hóa đơn và gửi biên bản thủ công,  kế toán có thể lập và gửi biên bản hủy này ngay trên phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice.

Phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice đã có sẵn biển mẫu biên bản hủy hóa đơn mới nhất 2021 mới nhất theo Thông tư 39/2014/TT-BTC.

Doanh nghiệp chỉ cần chọn và điền thông tin cần thiết, MISA meInvoice sẽ tự động lập biên bản, cho phép người bán:

• Ký số và gửi biên bản này tới khách hàng.
• Khách hoàn thành nốt thủ tục xác nhận và ký số.

3. Từ A – Z thủ tục điều chỉnh hóa đơn điện tử

3.1 Thủ tục điều chỉnh hóa đơn điện tử thực hiện như thế nào?

Thủ tục điều chỉnh hóa đơn điện tử thực hiện như sau:

• Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh lại cho đúng (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán).
• Thực hiện chức năng lập hóa đơn điện tử điều chỉnh (trên hóa đơn điện tử điều chỉnh phải ghi rõ “Điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, số tiền, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số … ký hiệu… ngày tháng năm”. Ký điện tử và gửi lại hóa đơn điện tử điều chỉnh cho bên mua.

Đối với hoá đơn đã lập, gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua chưa kê khai thuế: Nếu phát hiện hóa đơn ghi sai các thông tin về mặt hàng, dịch vụ, kỳ cước và số tiền ghi trên hóa đơn, … thì thực hiện thủ tục lập hóa đơn điện tử thay thế.

3.2 Biên bản điều chỉnh hóa đơn sai nội dung

Có nhiều trường hợp thắc mắc, đối với hóa đơn sai nội dung như sai tên, sai thông tin tên loại hàng hóa, sai địa chỉ bên mua, đơn vị tính, số tiền bằng chữ,… nhưng mã số thuế hoặc số tiền đúng và đã kê khai thuế thì xử lý như thế nào?

Kế toán có thể lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai nội dung theo từng trường hợp:

• Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn khi nội dung tên, địa chỉ người mua.
• Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn khi sai tên nội dung hàng hóa, đơn vị tính.

Các trường hợp sai nội dung như trên đây, kế toán đều phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn sai nội dung, lập biên bản thỏa thuận và xuất lại hóa đơn điều chỉnh mới.

3.3 Biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số tiền

Một trong những sai sót thường gặp của kế toán trong quá trình sử dụng hóa đơn là hóa đơn viết sai số tiền. Theo thông tư 68/2019/TT-BTC của bộ tài chính, nếu có sai sót về hóa đơn điện tử viết sai số tiền, kế toán cần dùng đến 2 mẫu văn bản là:

• Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử sai số tiền.
• Mẫu thông báo hủy hóa đơn điện tử.

4. Thủ tục lập hóa đơn điện tử thay thế

Thủ tục lập hóa đơn điện tử thay thế thực hiện như sau:

• Lập biên bản thỏa thuận về việc lập hóa đơn thay thế (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán).
• Thực hiện chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế và trên hóa đơn điện tử mới phải ghi rõ “Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…ký hiệu … ngày tháng năm”. Ký điện tử và gửi lại hóa đơn điện tử mới cho bên mua.

Trường hợp nếu phát hiện hóa đơn sai sót mà khách hàng yêu cầu hủy bỏ – lập lại hóa đơn thì thực hiện thủ tục hủy bỏ – lập lại hóa đơn.

Doanh nghiệp dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:

5. Thủ tục hủy hóa đơn – lập hóa đơn điện tử

Thủ tục hủy bỏ – lập hóa đơn điện tử thực hiện như sau:

• Lập biên bản hủy bỏ – lập lại hóa đơn, ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh lại cho đúng (có chữ ký, đóng dấu của bên mua và bên bán).
• Thực hiện chức năng hủy hóa đơn điện tử đã lập.
• Thực hiện chức năng lập hóa đơn điện tử thay thế (trên hóa đơn điện tử mới phải có dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số …. Ký hiệu…., ngày tháng năm”).

Lưu ý: Khi bên mua không phải là Doanh nghiệp nên không có chữ ký số. Nên việc yêu cầu phải đủ chữ ký điện tử của hai bên trong văn bản thỏa thuận rất khó thực hiện. Có thể sử dụng văn bản thỏa thuận là bản giấy, hai bên cùng ký tên, bên bán đóng dấu vào văn bản.

Trong trường hợp doanh nghiệp đã lập hóa đơn (đã ký phát hành thành công hóa đơn điện tử) và phát hiện sai sót thì kế toán cần xem xét các trường hợp sai sót để tiến hành điều chỉnh hoặc hủy bỏ – lập lại hóa đơn điện tử đã xuất theo như hướng dẫn bên trên.

6. Lập biên bản điều chỉnh, biên bản hủy bỏ hóa đơn điện tử dễ dàng hơn

Phần mềm hóa đơn điện tử của MISA được chứng nhận kết nối thành công với Cơ quan thuế và đáp ứng đầy đủ toàn bộ nghiệp vụ theo yêu cầu về hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC và Thông tư 68/2019/TT-BTC.

Phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất  – MISA meInvoice, kế toán có thể dễ dàng tạo lập biên bản điều chỉnh hóa đơn điện tử bằng biểu mẫu có sẵn trên hệ thông và gửi tới khách hàng tức thời.

Bên cạnh đó, kế toán còn có thể đính kèm biên bản điều chỉnh, biên bản hủy bỏ hóa đơn được tạo từ bên ngoài vào phần mềm để làm chứng từ đối chiếu với hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế.

Phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay

Hơn 100,000 Doanh nghiệp đang sử dụng như: Karofi Việt Nam, Ausdoor, Gucci Việt Nam, Toyota, Tập đoàn Tân Hoàng Minh,… và Cơ quan Thuế trên khắp cả nước đánh giá cao về chất lượng, hỗ trợ nhiệt tình và tính ưu việt của phần mềm đem lại:

• Dễ dàng xuất hàng loạt hóa đơn mọi lúc mọi nơi qua mobile, website, desktop.
• Tiết kiệm hơn 80% thời gian nhập liệu nhờ kết nối dễ dàng với hơn 60 phần mềm kế toán, bán hàng, quản trị phổ biến.
• Đáp ứng đầy đủ mẫu hóa đơn điện tử theo nhu cầu quản trị của doanh nghiệp thuộc mọi ngành nghề & đầy đủ thông tin theo quy định của CQT.
• Báo cáo, tra cứu và thanh toán trực tuyến dễ dàng, nhanh chóng…

Ông Nguyễn Văn Phụng – Vụ trưởng vụ quản lý thuế doanh nghiệp lớn Tổng Cục thuế đánh giá cao phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA

Với 25 năm kinh nghiệm chuyên về lĩnh vực tài chính kế toán, hóa đơn điện tử, kê khai Thuế (T-VAN),… Cho hơn 250.000 Doanh nghiệp và đội ngũ chuyên viên tư vấn đông đảo, nắm rõ chuyên môn nghiệp vụ về hóa đơn và luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng 24/7. Doanh nghiệp yên tâm lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA – Đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất hiện nay.

Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, MISA hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử. Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại: