Hóa đơn điện tử có mấy liên và có gì khác so với liên của hóa đơn giấy?

Liên hóa đơn là khái niệm quen thuộc đối với cả bên bán và bên mua. Tuy nhiên, hóa đơn điện tử có mấy liên và có gì khác biệt so với hóa đơn giấy thì vẫn là băn khoăn của nhiều kế toán và doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ giúp kế toán trả lời câu hỏi này.

1. Quy định pháp luật về liên hóa đơn

Về khái niệm, liên hóa đơn được hiểu là các tờ có cùng một số ký hiệu hóa đơn (căn cứ theo điểm c Khoản 1 Điều 4 Thông tư 39/2014/TT-BTC)

Mỗi số hóa đơn có từ 2 cho đến 9 liên. Theo quy định, liên 1 thường phục vụ cho mục đích lưu trữ, liên 2 giao cho khách hàng và các liên còn lại để quản lý nội bộ. 2 Liên đầu của hóa đơn giấy khá quan trọng vi nó xác nhận việc giao dịch bán hàng, dịch vụ của doanh nghiệp đối với khách hàng.

Tuy nhiên trong quá trình lưu trữ, việc mất hỏng các liên của hóa đơn giấy là khó tránh khỏi do các tác động tiêu cực của môi trường hoặc do lỗi của các bên chủ thể trong quá trình nhận – gửi, lưu trữ hóa đơn.

2.Hóa đơn điện tử có liên không? Liên của hóa đơn điện tử khác gì so với hóa đơn giấy?

Trước hết, cần hiểu hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Hóa đơn điện tử gồm ít nhất 2 bản để sử dụng khi lập và lưu trữ: 1 bản thể hiện của hóa đơn điện tử dưới dạng file PDF và file dữ liệu hóa đơn có định dạng XML – file này có giá trị pháp lý được quy định rõ ràng theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.

Như vậy, thay vì có có từ 2 liên như hóa đơn giấy thì hóa đơn điện tử chỉ có duy nhất một bản được lưu trên hệ thống máy tính. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và cơ quan thuế sẽ cùng khai thác dữ liệu trên một bản hóa đơn duy nhất đó.

Hướng dẫn doanh nghiệp về liên hóa đơn điện tử, Công văn số 1721/TCT-DNL ngày 14/05/2014 của Tổng cục Thuế về việc áp dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 32/2011/TT-BTC cũng có đề cập: khi ký hiệu mẫu số hóa đơn, doanh nghiệp phải sử dụng ký tự “0” để thể hiện số liên hóa đơn.

Ví dụ: Hóa đơn điện tử có mẫu số: 01GTKT0/001 thì 01: thể hiện loại hóa đơn, GTGT: tên hóa đơn (Giá trị gia tăng), 0: số liên hóa đơn, 001: mẫu thứ nhất.

Tổng cục Thuế cũng đề nghị Cục thuế các tỉnh, thành khố không yêu cầu doanh nghiệp ghi số liên khác “0” khi thực hiện kê khai thuế và báo cáo sử dụng hóa đơn điện tử Tại Công văn số 1721/TCT-DNL.

Như vậy, một trong những khác biệt lớn của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy đó là hóa đơn điện tử không có khái niệm liên. Kế toán cần hết sức lưu ý điều này để không vướng mắc trong quá trình sử dụng, đồng thời dễ dàng giải thích cho khách hàng khi cần thiết.

Khách hàng có nhu cầu được hỗ trợ về quy định hóa đơn điện tử hoặc dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc đăng ký:

Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, MISA cung cấp thêm nhiều tài liệu giúp khách hàng am hiểu về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY

>> 5 điều cần biết khi kê khai thuế bằng hóa đơn điện tử
>> 15 Điều Doanh nghiệp cần biết ngay về hóa đơn điện tử
>> Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là 1/11/2020 chứ không phải 1/7/2022 như doanh nghiệp lầm tưởng
>> Hướng dẫn thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng
>> Chính thức ban hành Thông tư 68/2019/TT-BTC hướng dẫn Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử