Có bắt buộc in hóa đơn điện tử ra giấy để lưu trữ không?

Một trong những điểm ưu việt của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy là khả năng  lưu trữ và bảo quản dưới dạng dữ liệu điện tử. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng nhiều doanh nghiệp còn khá bối rối về cách lưu trữ hóa đơn điện tử để tiện tra cứu và đúng theo quy định pháp luật. Có bắt buộc in hóa đơn điện tử để lưu trữ không là câu hỏi được nhiều kế toán quan tâm.

Tại bài viết này, MISA meInvoice sẽ làm rõ cách và hướng dẫn cách lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn và đúng pháp luật.

>> Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào mới nhất 2021 cho kế toán

1. Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử

Theo quy định của cơ quan thuế, hoá đơn sau khi được khởi tạo cần phải được lưu trữ theo thời hạn quy định của Luật Kế toán, thông thường là 10 năm.

Tại Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC  quy định việc lưu trữ hóa đơn điện tử được tiến hành như sau:

“Người bán, người mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên.

Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin. Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến”

Để tránh tình trạng mất dữ liệu hóa đơn do nhiễm virus máy tính hoặc sự cố kỹ thuật ngoài ý muốn, các doanh nghiệp nên hợp tác với đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín thông qua các chứng chỉ về an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu.

2. Khi nào cần in hóa đơn điện tử để lưu trữ?

Theo quy định thông tư 32/2011/TT-BTC thì trong một số trường hợp nhất đinh, người bán và người mua được phép in chuyển đổi hóa đơn, cụ thể:

• Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần.
• Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 thông tư 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
• Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều này.

Trường hợp làm mất hóa đơn chuyển đổi do thất lạc, vận chuyển hoặc do các yếu tố khách quan khác, doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn điện tử bằng file thay thế để cung cấp cho cơ quan chức năng (bao gồm ứng dụng đọc file) và không phải chịu phạt từ cơ quan thuế.

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice, kế toán dễ dàng chuyển đổi hóa đơn điện tử bằng 2 cách:  Chuyển từng hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy hoặc chuyển hàng loạt hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy.

Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử được xuất từ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice

3. Hướng dẫn kế toán lưu trữ hóa đơn an toàn, khoa học

 3.1 Với hóa đơn mua vào

• Tạo một email riêng để lưu hóa đơn và thông báo email này tới tất cả bên bán. Đồng thời email này sẽ được cài đặt để chuyển tiếp về email cấp quản lý.
• Lập thư mục Google Drive với chính email lưu nhận hóa đơn đó.
• Khi nhận được email kế toán tải xuống lưu trữ tại thư mục trên máy tính (như lưu 1 file Excel), Đổi tên file hóa đơn đó tương ứng với Mst, tên người bán, số hóa đơn.
• Sau đó mở hóa đơn ra kiểm tra sơ bộ và cập nhật một số thông tin trên tờ hóa đơn vào 1 file Excel như: mã số thuế người bán, mã tra cứu hóa đơn và chèn link trỏ tới hóa đơn đó để tiện tra cứu khi cần.
• Đồng bộ thư mục máy tính chứa hóa đơn lên Google Drive

3.2 Với hóa đơn điện tử bán ra

• Khi lập phiếu trước khi ký nên bật chế độ xem trước để kiểm tra các thông tin trên hóa đơn như: tên khách hàng và các chỉ tiêu hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền, VAT, số tiền bằng chữ…
• Sau khi ký hóa đơn xong thì xem lại lần nữa trước khi gửi cho khách hàng để tránh sai sót.
• Thực hiện lưu trữ hóa đơn vào một thư mục trên máy tính: Cập nhật một số nội dung trên hóa đơn điện tử đó vào 1 file excel như: Tên khách hàng, mã số thuế, Số tiền trước VAT, Sau VAT, mã tra cứu. Đồng thời, kế toán nên chèn link trỏ tới hóa đơn này để tiện tra cứu khi cần
• Thư mục chứa file excel này cũng nên được đồng bộ với Google Drive để đảm bảo an toàn dữ liệu.

4. Tạm kết

Như vậy, hóa đơn điện tử có thể được lưu trữ an toàn và bảo mật thông qua hệ thống lưu trữ của đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử hoặc do doanh nghiệp tự lưu trữ bằng nhiều cách thức khác nhau.

Chỉ trong một số trường hợp được pháp luật quy định cụ thể, doanh nghiệp có thể in chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy để lưu trữ. Hóa đơn sau khi được chuyển đổi có tính pháp lý khi hóa đơn chuyển đổi đó đảm bảo các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn gốc.

Để doanh nghiệp dễ dàng sử dụng, MISA hỗ trợ tối đa chi phí triển khai hóa đơn điện tử. Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại: