Những trường hợp nào được tiêu hủy và hủy hóa đơn?

Khi sử dụng hóa đơn nói chung, sẽ có một số trường hợp doanh nghiệp bắt buộc phải hủy hóa đơn. Tuy nhiên, không phải kế toán nào cũng nắm rõ quy định của pháp luật về vấn đề này, nhất là quy định đối với hóa đơn điện tử. Bài viết dưới đây sẽ giúp kế toán hiểu hơn về vấn đề này.

>> Tải biên bản hủy hóa đơn mới nhất năm 2020 theo Thông tư 39/2014/TT-BTC
>> Cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Thông tư 68/2019/TT-BTC

1. Chớ nhầm lẫn hủy hóa đơn và tiêu hủy hóa đơn điện tử

Tiêu hủy hóa đơn điện tử là làm cho hóa đơn điện tử không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong nó. Khi hóa đơn điện tử của doanh nghiệp đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán và không có quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì doanh nghiệp được phép tiêu hủy (theo quy định tại Khoản 4 Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP). Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các hóa đơn điện tử chưa tiêu hủy và phải đảm bảo sự hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.

Huỷ hoá đơn điện tử là hình thức xóa dữ liệu hoá đơn trên các thiết bị điện tử hay sao lưu trực tuyến, để không thể truy xem hoá đơn theo mọi hình thức. Việc hủy hóa đơn điện tử sẽ làm cho hóa đơn đó không có giá trị sử dụng nữa.

2. Quy định pháp luật về các trường hợp được phép hủy hóa đơn

2.1 Trường hợp hủy hóa đơn giấy để chuyển sang hóa đơn điện tử

Khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo lộ trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử của Chính phủ tại nghị định 119/2018/NĐ-CP:

Từ ngày 01/11/2018, doanh nghiệp muốn chuyển sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế phải hủy toàn bộ hóa đơn giấy còn tồn

Sau 31/10/2020, các doanh nghiệp còn tồn hóa đơn giấy cũng phải hủy toàn bộ để sử dụng hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế

Bạn cũng có thể đăng ký để nhận miễn phí nhiều tài liệu hữu ích và thông tin mới nhất về hóa đơn điện tử TẠI ĐÂY

2.2 Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử

• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử nhưng không sử dụng: Nếu đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử nhưng không tiếp tục sử dụng số hóa đơn đó thì doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh phải thực hiện hủy hóa đơn chậm nhất trong 30 ngày, kể từ thời điểm không còn sử dụng (Theo quy định tại Khoản 3 Điều 27 Nghị định 51/2010/NĐ-CP)
• Trong quá trình lập hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, người bán đã gửi hóa đơn cho người mua nhưng phát hiện có sai sót thì 2 bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót. Đồng thời, người bán thông báo tới cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn điện tử đã lập và tạo hóa đơn mới thay thế.
• Với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, nếu phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót chưa được gửi cho người mua thì người bán cũng thông báo hủy hóa đơn điện tử tới cơ quan thuế. Sau đó người mua lập hóa đơn mới, ký số và gửi cơ quan thuế để được cấp mã và thay thế hóa đơn điện tử đã bị hủy.

Phần mềm hóa đơn điện tử MISA meInvoice của MISA cho phép kế toán dễ dàng thực hiện thao tác hủy hóa đơn khi phát hiện sai sót. Sau khi thực hiện khai báo thông tin sai sót trên hệ thống, kế toán chỉ cần cắm chữ ký số vào máy tính và thực hiện ký số để nộp bộ thông báo hủy hóa đơn điện tử lên Cơ quan thuế.

>> Cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Thông tư 68/2019/TT-BTC

3. Những lưu ý cần thiết khi thực hiện hủy hóa đơn

Thủ tục tiêu hủy hóa đơn điện tử được thực hiện như thủ tục hủy hóa đơn quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Với những hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng trong các vụ án thì không hủy mà xử lý theo quy định của pháp luật.

Hóa đơn hết giá trị sử dụng phải được hủy trong vòng 30 ngày kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.

Trường hợp cơ quan thuế thông báo hóa đơn không còn giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện cưỡng chế nợ thuế) thì tổ chức, đơn vị, cá nhân phải hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày từ ngày cơ quan thuế thông báo hoặc tìm lại được hóa đơn đã mất.