Home Kiến thức Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào hiệu quả dành...

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào hiệu quả dành cho Kế toán

148

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào hiện tại của bạn đã thật sự tối ưu? Hiện nay trên thị trường có những cách lưu trữ – quản lý nào? Kinh nghiệm lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào trong bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tiết kiệm 80% thời gian và chi phí trong công việc.

Hóa đơn điện tử là một trong những chứng từ gắn liền với công việc hàng ngày của kế toán. Trong đó việc quản lý – lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào đóng vai trò quan trọng làm căn cứ hạch toán khoản phát sinh được khấu trừ thuế GTGT của doanh nghiệp. Vậy kế toán có đang lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào hiệu quả, tiết kiệm thời gian nhập tay, tra cứu dễ dàng, quản lý trên một đầu mối duy nhất. Theo dõi ngay bài viết dưới đây để biết kinh nghiệm lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào hiệu quả. 

cach-luu-tru-hoa-don-dien-tu-dau-vao

Hóa đơn điện tử đầu vào là gì?

Hóa đơn điện tử đầu vào là một hình thái của hóa đơn đầu vào. Theo quy định của tổng cục thuế ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP tất cả doanh nghiệp buộc phải chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử trước ngày 1/7/2022. Điều đó đồng nghĩa với việc hóa đơn đầu vào cũng được chuyển đổi dưới dạng điện tử.

Lý do doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn điện tử

Theo quy định của Luật giao dịch điện tử và Luật Kế toán đã nêu: việc lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử cần thực hiện trong 10 năm tương tự như khi doanh nghiệp lưu trữ hóa đơn giấy. Khi thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử sẽ giúp bên mua chủ động hơn, không bị phụ thuộc vào dữ liệu trực tuyến.

Cần lưu trữ song song 2 file XML và PDF, trong đó:

  • File XML là bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử: bao gồm đầy đủ dữ liệu hóa đơn và có giá trị pháp lý khi chưa bị chỉnh sửa.
  • File PDF là bản thể hiện của hóa đơn điện tử: tương tự như một tờ hóa đơn thông thường và không có giá trị pháp lý do chỉ là bản thể hiện của file XML.

kinh-nghiem-luu-tru-hoa-don-dien-tu-dau-vao

Quy định về cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

Thông tư về lưu trữ hóa đơn điện tử:

Tại Điều 11, Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định việc lưu trữ hóa đơn điện tử cần tuân thủ các quy định sau:

  • Hóa đơn điện tử phải được bảo quản, lưu trữ bằng phương tiện điện tử.
  • Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được quyền lựa chọn, áp dụng hình thức bảo quản, lưu trữ HĐĐT phù hợp với đặc thù kinh doanh và khả năng công nghệ của mình.
  • Việc lưu trữ hóa đơn điện tử đáp ứng tối thiểu 3 yêu cầu sau:
  • Tính an toàn bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ. Thông tin hóa đơn tuyệt đối không bị thay đổi, sai lệch trong suốt thời gian lưu trữ;
  • Lưu trữ HĐĐT theo đúng và đủ thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán;
  • HĐĐT được in ra giấy hoặc tra cứu được khi có yêu cầu.
  • HĐĐT đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định, nếu không có quy định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy.

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đối với bên bán và bên mua

Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, bên bán hay bên mua cần phải lưu trữ dữ liệu về hóa đơn điện tử khi giao dịch có sử dụng hóa đơn điện tử. Cụ thể cách lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử đối với bên mua và bên bán như sau:

Đối với bên bán Đối với bên mua
– Bên bán phải lưu trữ hóa đơn điện tử trong 10 năm.

– Bên bán không cần lưu trữ hóa đơn điện tử ở dạng giấy mà có thể lưu ở dạng điện tử (định dạng XML) khi sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử.

– Ngay khi tạo lập hóa đơn trên phần mềm, các dữ liệu đã được lưu trên hệ thống. Để tránh trường hợp rủi ro khi lưu trữ online, nên export dữ liệu và nến lại dưới dạng .zip lưu vào trong ổ cứng.

– Sử dụng các vật như ổ cứng di động, USB, máy tính để lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào (vì hóa đơn điện tử có định dạng XML).

– Bên mua cũng có thể lưu trữ  hóa đơn điện tử bằng 2 dạng là DPF và XML.

– Cần lưu ý là bản PDF chỉ là bản thể hiện nên không có giá trị pháp lý.

Kinh nghiệm lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào hiệu quả nhất hiện nay

Cách 1: Tạo email mới chỉ dùng để lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

Không ít kế toán sử dụng các tạo một email riêng để nhận hóa đơn điện tử đầu vào khi có phát sinh mua hàng để tránh bị trôi thông tin khi sử dụng email chung của công ty. Cách này có những ưu, nhược điểm như thế nào?

kinh-nghiem-luu-tru-hoa-don-dien-tu-dau-vao-1

Cách 2: Nhận hóa đơn điện tử đầu vào qua email sau đó in giấy để lưu trữ

Hầu hết kế toán đã quen với mô hình làm việc thủ công với hóa đơn giấy khi tiếp cận với hóa đơn đầu vào điện tử sẽ chọn cách in giấy chứng từ để lưu trữ thủ công như thói quen.

kinh-nghiem-luu-tru-hoa-don-dien-tu-dau-vao-2

Cách 3:  Lưu hóa đơn điện tử đầu vào trên một Folder trên máy tính hoặc Drive

Cách lưu trữ thủ công nhưng có thể tiết kiệm chi phí in ấn, chi phí lưu trữ đó là lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào trên một Folder trên máy tính hoặc tạo Folder trên Google Drive. Vậy cách lưu trữ này có những ưu, nhược điểm như thế nào?

kinh-nghiem-luu-tru-hoa-don-dien-tu-dau-vao-3

Cách 4: Lưu trữ hóa đơn đầu vào trên bảng kê excel

Một cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào kế toán thường dùng đó là quản lý bằng bảng tính excel. Sau khi nhận hóa đơn đầu vào qua email kế toán thực hiện nhập liệu thủ công lên bảng tính excel để theo dõi và gắn đường link mã tra cứu đến hòm thư.

kinh-nghiem-luu-tru-hoa-don-dien-tu-dau-vao-4

Cách 5: Sử dụng phần mềm quản lý – lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào

Cách cuối cùng cũng là cách hiệu quả nhất đó là sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào. Với cách này, người dùng có thể dễ dàng quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào. Cụ thể:

  • Khởi tạo Email để nhận hóa đơn điện tử đầu vào trên phần mềm
  • Tự động kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn đầu vào nhận được
  • Tự động cập nhật thông tin lên phần mềm kế toán 

kinh-nghiem-luu-tru-hoa-don-dien-tu-dau-vao-5

Qua đó, kế toán có thể tiết kiệm 80% thời gian nhập liệu thủ công và tra cứu thủ công. Tuy nhiên, với cách này kế toán cần lựa chọn phần mềm phù hợp để mang lại hiệu quả cao nhất.

Giới thiệu phần mềm xử lý hóa đơn điện tử đầu vào MISA meInvoice: Lưu trữ tự động – Quản lý tập trung trên một hệ thống

Với nền tảng tài chính – kế toán dày dặn kinh nghiệp, MISA meInvoice đã giúp hàng ngàn doanh nghiệp giải quyết những vấn đề về chuyển đổi hóa đơn điện tử và quản lý hóa đơn điện tử đầu vào khoa học, tiết kiệm thời gian. Theo dõi ngay 4 tính năng vượt trội của phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào MISA meInvoice dưới đây:

1. Phần mềm cung cấp hòm mail tiếp nhận hóa đơn điện tử đầu vào tập trung – lưu trữ dữ liệu nhất quán

kinh-nghiem-luu-tru-hoa-don-dien-tu-dau-vao-6

>>> CLICK vào đây để xem Hướng dẫn cách sử dụng hóa đơn đầu vào điện tử MISA Meinvoice

2. Dễ dàng tra cứu hóa đơn trên phần mềm khi cần để làm báo cáo

Kế toán có thể dễ dàng tra cứu hóa đơn đầu vào trên phần mềm bất cứ khi nào và ở đâu. Tính năng này giúp kế toán dễ dàng tạo báo cáo tuần/tháng/quý/năm nhanh chóng, chính xác giúp. Từ đó doanh nghiệp có thể kiểm soát chính xác tình hình tài chính, mua – bán hàng hóa, nhập kho – xuất kho, hàng tồn kho, tình hình công nợ của công ty.

3. Tự động kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn điện tử đầu vào

Phần mềm tự động rà soát tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn như sau:

  • Kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn dựa trên thông tin từ hệ thống của cơ quan thuế:
    • Tình trạng hoạt động của người bán.
    • Người bán có thuộc đối tượng rủi ro về thuế hay không.
    • Hóa đơn đã được thông báo phát hành hay chưa…
  • Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn: thông tin người bán, người mua (mã số thuế, địa chỉ, tên người mua, tên người bán…)

kinh-nghiem-luu-tru-hoa-don-dien-tu-dau-vao-7

4. Tự động cập nhật dữ liệu lên phần mềm kế toán

Phần mềm xử lý hóa đơn đầu vào MISA meInvoice giúp Kế toán không cần nhập liệu thủ công số liệu lên phần mềm kế toán. Dữ liệu trong hóa đơn đầu vào sẽ được tự động cập nhật lên phần mềm kế toán tiết kiệm thời gian làm việc thủ công, nâng cao năng suất làm việc của bộ phận kế toán.

5. Lưu trữ dữ liệu tập trung – nhất quán trên một phần mềm duy nhất

Cách lưu trữ hóa đơn đầu vào bằng phần mềm giúp kế toán quản lý toàn bộ dữ liệu dù công ty hoạt động một năm, hai năm, mười năm hay nhiều hơn đều được lưu trữ tập trung, thống nhất.

Doanh nghiệp nhận ưu đãi & dùng thử MIỄN PHÍ đầy đủ tính năng hóa đơn đầu vào MISA Meinvoice trong 7 ngày, vui lòng liên hệ Hotline: 090 488 5833 hoặc ĐĂNG KÝ tại:

>>> Xem thêm nội dung hữu ích:

  1. Hướng dẫn cách xử lý hóa đơn điện tử đầu vào hiệu quả nhất dành cho Kế toán
  2. Phần mềm hóa đơn điện tử đầu vào MISA meInvoice – quản lý dễ dàng nâng cao năng suất
  3. Hướng dẫn phân quyền sử dụng trên phần mềm hóa đơn đầu vào MISA Meinvoice
  4. Vai trò phần mềm hóa đơn đầu vào trong công tác quản lý doanh nghiệp
  5. 5 Cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào Kế toán sử dụng nhiều nhất
EBOOK: Giải đáp 20 vướng mắc về hóa đơn điện tử từ Tổng cục Thuế